Электронный документооборот - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства" [3].

Основные принципы электронного документооборота:

    - Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. - Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения - Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). - Единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. - Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем. - Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование.

Если до недавнего времени в деловой литеретуре было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток -- перемещение документов внутри предприятия.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов [3]. Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Входящие документы -- это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи [3].

Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:

Исходящие документы -- это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:

Похожие статьи




Электронный документооборот - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

Предыдущая | Следующая