Электронный документооборот - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота
Электронный документооборот (ЭДО) -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства" [3].
Основные принципы электронного документооборота:
- - Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. - Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения - Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). - Единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. - Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем. - Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.
В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование.
Если до недавнего времени в деловой литеретуре было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.
В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.
Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).
Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.
Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.
Современный документооборот организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы
Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток -- перемещение документов внутри предприятия.
К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов [3]. Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.
Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:
Входящие документы -- это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи [3].
Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:
Исходящие документы -- это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).
Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:
Похожие статьи
-
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами...
-
Введение - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота
Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией....
-
Движение документов и дел Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в...
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий....
-
Общие понятия документооборота компании Прежде всего, необходимо определиться с понятием документооборота компании. Документооборот - движение документов...
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
Описание системы "Дело" Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее...
-
Процесс документооборота в органах внутренних дел. - Документооборот в ОВД
В деятельности любого ОВД возникает, обычно, большое число документации, которая циркулирует по службам и подразделениям, образуя документооборот. В...
-
Осуществляемые в стране экономические реформы существенно изменили статус предприятия как основного звена народного хозяйства. Появились предприятия,...
-
Компания "Инок", образованная в 1991 году, является разработчиком компьютерной справочной правовой системы КонсультантПлюссамой распространенной СПС (по...
-
Организация электронного документооборота - Информационные технологии в менеджменте
Электронный документооборот позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде. Это повышает организацию контроля...
-
Когда организация заняла уже определенное положение на рынке, то уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями управления, а...
-
Организация внутреннего аудита системы качества Аудит качества - систематическая независимая проверка, позволяющая определить соответствие...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
С 22.06.2015 по 19.07.2015 была пройдена производственная практика в ООО "Инок" г. Калининград, занимающейся поставкой и информационным обслуживанием...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Для перемещения...
-
Организационно-экономическая характеристика деятельности организации АНО "Исследователь" В пятидесятые годы ХХ века в Краснодарском крае работала Краевая...
-
Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность,...
-
ООО "Росгосстрах" имеет кадровую службу, которая выполняет следующие функции: - Административная деятельность. Применение на практике основных...
-
Роль оценки персонала организации в процессе найма и отбора персонала Оценка персонала является неотъемлемой частью всей системы управления в...
-
В условиях высококонкурентного рынка от компании требуется адаптивность, что означает возникновение повышенных требований к системе управления...
-
Несмотря на возросшую эффективность оборота внутренних документов, как уже ранее упоминалось, в аутсорсинговых и консалтинговых компаниях большое...
-
Эффективная система качества должна быть спроектирована и функционировать так, чтобы удовлетворять запросы и ожидания как внешних покупателей (в...
-
Насколько бы динамична ни была система управления персоналом компании в обычных условиях, в условиях кризиса гибкость и динамичность - главные требования...
-
Введение - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"
Проблема качества является важным фактором повышения уровня жизни, экономической, социальной и экологической безопасности. Качество - комплексное...
-
Аннотация: Проводится анализ существующей системы управления персоналом территориальных генерирующих компаний Ростовской области, на примере ООО...
-
Анализ работы "Осиповичского завода автомобильных агрегатов" показал, что в целом организация работает хорошо, но для эффективной работы можно предложить...
-
ОТЧЕТ О проделанной работе главного специалиста по кадрам и делопроизводству за2002 год. - зарегистрировано исходящей корреспонденции - 5983 документа -...
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
Введение - Анализ системы оплаты труда в ООО "ВЕСТА"
Хозяйственная деятельность включает хозяйственные процессы, которые содержат множество хозяйственных операций. Для осуществления своей деятельности...
-
Заключение - Анализ системы управления персоналом в ООО "Акбар"
В ходе работы можно сделаны следующие выводы: 1) Современная концепция менеджмента рассматривает управление как процесс, состоящий из нескольких...
-
- регистрация документов; - работа с файлами (электронными документами); - работа с поручениями; - кабинеты; - работа с проектами документов; - прием и...
-
Введение - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота
Уже на протяжении многих веков экономическая составляющая занимает лидирующие позиции в нашей жизни. Один индивид работает по найму, другой открывает...
-
В электронном документообороте используется электронная цифровая подпись. Согласно п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ электронная цифровая является...
-
Общая характеристика организации Туристическая фирма "Вояж" предоставляет туристическое и экскурсионное обслуживание. Фирма уделяет особое внимание тому,...
-
В результате прохождения преддипломной практики в компании ООО "Инок" были выполнены все поставленные цели и задачи. В ходе практики: - исследована...
-
Оценка кадрового потенциала предприятия - Анализ системы оплаты труда в ООО "ВЕСТА"
Необходимость получить стоимостную оценку кадрового потенциала вытекает из того очевидного факта, что люди, из которых, собственно, и состоит любая...
Электронный документооборот - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота