Теоретические аспекты, Движение документов и дел - Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

Движение документов и дел

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

    § прием и первичную обработку документов; § предварительное рассмотрение и распределение документов; § регистрацию; § рассмотрение документов руководством; § передачу на исполнение.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов "спускается" на следующий уровень управленческой структуры, т. е. документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в организацию.

Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данных или предварительной переписки.

Внедрение систем электронного документооборота началось в России с середины 1990-х годов, но массовое внедрение таких систем начинается только в XXI веке, причем во многих государственных и коммерческих структурах к внедрению систем электронного документооборота (СЭД) плотно приступили только в последние годы. Зачастую даже в организациях, готовящих нормативно-методические документы в этой области, отсутствует четкое понимание того, что же такое электронный документооборот. Отсутствие единого подхода к построению СЭД привело к тому, что системы СЭД в разных ведомствах несовместимы между собой и зачастую автоматизируются только отдельные делопроизводственные операции, но не весь цикл работы с документами. Прежде всего, надо определиться с терминологией. Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (в соответствии с ГОСТ Р 51141-98). Понятие электронного документа приведено в федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов, и следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Корреспонденция, поступающая в организацию любым путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (секретарем фирмы, работником канцелярии или общего отдела), но лучше - централизованной экспедицией. В нерабочее время экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в обязанности дежурного.

Электронный документооборот конфиденциальный защита

Похожие статьи




Теоретические аспекты, Движение документов и дел - Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

Предыдущая | Следующая