Внутренний аудит системы качества на предприятии, Организация внутреннего аудита системы качества - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"

Организация внутреннего аудита системы качества

Аудит качества - систематическая независимая проверка, позволяющая определить соответствие действительности и итогов в области качества запланированным событием, а еще эффективность реализации мероприятий и их пригодность для достижения установленных целей.

В стандартах ИСО серии 9000 аудит качества рассматривается как одна из форм проверки качества. Отличительной особенностью аудита качества является его сугубо аналитический характер. Деятельность по аудиту качества следует отличать от таких видов деятельности, как контроль качества, надзор за качеством и инспекция качества.

Аудит качества применяется в основном к системе качества, к продукции и процессам. Исходя из этого, различают аудит системы качества, аудит качества продукции и аудит качества процессов.

Аудит системы качества предназначен для оценки соотношения системы в целом или ее отдельных частей установленным требованиям и эффективности функционирования системы. Конкретным объектом аудита системы качества является деятельность подразделений предприятия, осуществляемая в системе в целом и в отдельных ее элементах. Нормативной почвой для аудита являются стандарты ИСО на системы качества и соответствующая документация фирмы. Аудит системы качества значительно информативнее аудита продукции и аудита процесса.

Аудит качества продукции предназначен для определения соответствия фактических показателей ее качества заданным. Он может осуществляться на всевозможных этапах производства продукции. Аудит качества продукции ведется для того, чтобы:

    ? объективно оценить, достигнуты ли требуемые значения показателей качества продукции; ? обеспечить сохранение достигнутых значений показателей качества продукции.

Аудит качества процесса предназначен для оценки соответствия процесса производства продукции установленным требованиям.

Аудит качества процесса ведется для того, чтобы:

    ? оценить возможности обеспечения качества в ходе процесса, в том числе и с целью его сертификации; ? обеспечить требуемые значения параметров качества процесса.

Нормативной основой аудита качества процесса служат спецификации и процедуры отдельных операций процесса, инструкции по выполнению работ и контролю.

Аудит качества может быть внешним и внутренним. Внешний аудит проводится внешними по отношению к предприятию организациями - заказчиком продукции или, к примеру, органом сертификации. В том случае, когда аудит осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом второй стороной.

Практикуются следующие формы аудита второй стороной:

    ? полный аудит на соответствие конкретному стандарту; ? частичный аудит, касающийся какого-либо аспекта деятельности предприятия; ? вспомогательный аудит, проводимый заказчиком при наличии нескольких кандидатов на заключение контракта; ? аудит соблюдения требований контракта.

Внешний аудит, проводимый независимой от фирмы и заказчика организацией, называется аудитом третьей стороной. Этот вид аудита применяется при сертификации.

Из рассмотренных видов аудита качества наибольшую степень доказательства обеспечивает аудит третьей стороной, что обуславливается его масштабностью, глубиной и более высокой квалификацией проводящих его специалистов.

Внешний аудит в отличие от внутреннего проводится только по заявке. Предприятие, выступающее в роли заказчика внешнего аудита, само определяет цели аудита и документ, на соответствие которому аудит должен проводиться. Программа внешнего аудита отличается от программы внутреннего обязательным указанием в ней языка аудита и гарантией соблюдения конфиденциальности.

Участниками аудита системы качества согласно ИСО 10011-1 считаются: заказчик, аудитируемая организация или аудитируемое подразделение, аудитор и главный аудитор.

Заказчиком может быть:

    ? организация, желающая проаудитировать собственную систему качества на соотношение конкретному стандарту; ? потребитель, желающий проаудитировать систему качества поставщика с помощью собственных специалистов или специалистов третьей стороны; ? независимая организация, уполномоченная определить. Обеспечивает ли система качества соответствующее управление предоставляемыми продукцией или услугами; ? независимая организация, аккредитованная для проведения аудита с целью внесения аудитируемой организации в официальный реестр.

Аудитор - специалист, имеющий квалификацию для аудита системы качества, способный проводить анализ и оценку таких объектов в области качества, которые не поддаются непосредственному измерению.

Внутренний аудит, или аудит первой стороной, проводится работниками фирмы или от его имени. При этом аудит осуществляют сотрудники, не несущие прямой или косвенной ответственности за работу проверяемых подразделений. Внутренний аудит системы качества предназначен для обеспечения фирмы объективной и актуальной информацией о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованиям. Ключевой целью внутреннего аудита является предотвращение снижения результативности и эффективности действующей системы качества.

Организация внутреннего аудита системы качества - это упорядочение работ службы внутреннего аудита и подразделений фирмы с целью поддержания функционирования системы качества в согласовании с установленными требованиями.

Принцип единообразия означает, что аудит осуществляется по процедуре, официально установленной руководством фирмы с тем, чтобы обеспечить его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.

Принцип системности подразумевает, что планирование и проведение определенных аудитов по разным элементам (функциям, работам) системы качества должны реализоваться с учетом их установленной структурной взаимосвязи.

Принцип документированности подразумевает, что проведение каждого аудита конкретным образом документируется, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии аудитируемого объекта.

Принцип предупредительности уточняет, что каждый аудит планируется и персонал аудитируемого подразделения заблаговременно уведомляется о цели, времени и методах проведения аудита, чтобы наиболее полно подготовиться и исключить вероятность уклонения персонала от предоставления всех требуемых данных.

Принцип регулярности определяет, что аудиты проводятся с конкретной периодичностью с тем, чтобы все элементы системы качества и подразделения фирмы были предметами постоянного анализа и оценивания со стороны руководства фирмы.

Принцип независимости означает, что проводящие аудит лица не обязаны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу и не должны зависеть от руководителя аудитируемого подразделения, что исключает возможность необъективности итогов аудита.

Принцип открытости предполагает, что результаты аудитов должны носить открытый характер, что гарантирует "прозрачность" системы качества для ее пользователей, покупателей и внешних аудиторов.

Во всех случаях организационный порядок проведения внутренних аудитов системы качества предусматривает следующие главные стадии:

    ? планирование аудита; ? подготовка аудита; ? осуществление аудита; ? анализ и обобщение итогов аудита; ? разработка корректирующих действий; ? контроль за выполнением корректирующих действий.

Планирование аудита. Годовой план текущих аудитов системы качества разрабатывается службой качества и утверждается руководителем фирмы. Планирование определенных аудитов может реализоваться по следующим вариантам:

    1) горизонтальный аудит, т. е. аудит запланированных событий по конкретному элементу системы качества (например, ответственность руководства) в различных подразделениях фирмы. Достоинством этого варианта является возможность оценивать взаимодействие различных подразделений при функционировании любого элемента системы качества. 2) вертикальный аудит, т. е. аудит запланированных мероприятий по всем элементам системы качества, выполняемых в определенном подразделении фирмы (например, в отделе главного технолога).

Под объектом аудита понимается одно или несколько подразделений фирмы, осуществляющих деятельность в системе качества в целом или по отдельной ее части.

Область аудита - документ или отдельный его раздел, устанавливающий требования к деятельности в системе качества в целом или в отдельной ее части.

Подготовка аудита. Данная работа включает в себя: разработку программы аудита, распределение работ в аудиторской группе, обеспечение аудиторской группы документацией и информирование аудитируемого подразделения о предстоящем аудите.

Программа каждого определенного аудита готовится главным аудитором и содержит:

    ? наименование объекта аудита; ? область аудита (обозначение и код документа, на соответствие которому ведется аудит); ? цель и задачи аудита; ? дата начала и длительность аудита; ? список аудитируемой группы; ? общий календарный график работ аудиторской группы; ? перечень документов, на соотношение которым проводится аудит; ? список должностных лиц, которым должны быть направлены копии отчета об аудите.

При подготовке к аудиту члены аудиторской группы должны быть обеспечены всеми необходимыми документами:

    ? рабочие документы системы качества (руководство по качеству, стандарт предприятия и др.), на соответствие требованиям которых ведется аудит; ? документы, облегчающие обследование объекта аудита (опросные листы, контрольные вопросники, бланки для записей в ходе наблюдений); ? формы, отражающие результаты аудита (форма для протоколирования несоответствий, форма индивидуального отчета).

Осуществление аудита. На данной стадии работ учитываются: проведение вводного совещания, обследование объекта аудита, составление заключения о итогах аудита, проведение заключительного совещания.

Независимо от вида и характера объекта обследования при его аудите основными задачами считаются:

    ? подтверждение наличия и доступности всех документов системы качества, обязательных для выполнения в данном подразделении; ? подтверждение соответствия деятельности подразделения и ее итогов запланированным в системе качества мероприятиям; ? подтверждение соответствия знаний и умений сотрудников подразделения установленным требованиям в области качества.

В ходе обследования аудиторы фиксируют обнаруженные несоответствия. Каждое из значительных несоответствий устанавливается по установленной форме отдельным протоколом. По завершению обследования главный аудитор организует и проводит заключительное совещание с целью доведения до сведения персонала результатов работы. Данные заключительного совещания протоколируются членом аудиторской группы и хранятся в деле об аудите.

Анализ и обобщение результатов аудита. По результатам обследования аудиторы готовят и представляют главному аудитору индивидуальные отчеты в форме коротких заключений. По этим материалам главный аудитор составляет итоговый отчет об аудите, который в общем случае включает:

    ? наименование аудитирумого подразделения; ? область аудита; ? ФИО главного аудитора; ? ФИО аудиторов; ? количество выявленных несоответствий; ? решение о корректирующих действиях; ? заключение (оценку степени адекватности деятельности аудитируемого подразделения требованиям документации системы качества); ? подписи и даты; ? приложения (протоколы о значимых несоответствиях).

Итоги аудита регистрируются в специальном журнале.

В журнале регистрации корректирующих действий фиксируются:

    ? дата выявления несоответствия; ? описание несоответствия; ? должность и ФИО лица, выявившего несоответствие; ? должность и ФИО лица, ответственного за устранение несоответствия; ? причины несоответствия; ? содержание корректирующего действия; ? планируемые сроки устранения несоответствия; ? отметка об устранении несоответствия; ? необходимость дальнейшего инспекционного контроля и сроки его проведения; ? отметка о закреплении достигнутого результата; ? затраты на разработку и реализацию корректирующих действий.

Материалы аудита служат основой для постоянного анализа и оценивания состояния системы качества со стороны руководства организации.

Основными методами работы аудитора являются наблюдение, опрос, доказательство и анализ.

Наблюдение - констатация факта, сделанная в ходе аудита и основанная на объективном доказательстве.

Объектами исследований в ходе аудита выступают документация, состояние рабочих мест и мест отдыха, технологическое оборудование, контрольно-измерительная аппаратура и испытательное оборудование, поведение сотрудников. Главным средством наблюдения для аудитора считается зрительное восприятие.

Опрос - метод аудита, используемый для поиска и сбора информации. Как правило, опрос ведется в форме беседы (интервью). Различают беседу двух видов, свободную и формализованную.

Для техники беседы аудитора большое значение имеет правильный выбор метода формулирования вопросов. Существуют предпочтительные типы вопросов - это открытый и разъясняющий. Не рекомендуются наводящий, альтернативный, наводящий, утверждающий и затрудняющий общение, недопустимым является персонифицирующий тип вопроса.

Доказательство - неопровержимый довод или факт, подтверждающий истинность чего-либо. Оценка доказательств является одним из наиболее сложных и важных моментов в работе аудитора.

Анализ - метод научного исследования, состоящий в расчленении целого на составные элементы. Анализ позволяет аудитору выявить строение исследуемого объекта, его структуру. Расчленение сложного явления (события) на более простые элементы дает возможность отделить существенное от несущественного, сложное свести к простому. Цель анализа - познание частей как элементов сложного целого.

В аналитической деятельности аудитора одним из главных является его умение правильно определить значимость обнаруженных несоответствий, т. е. отнести эти несоответствия к значительным или незначительным.

Значительным несоответствие в системе качества следует считать невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое оказывает отрицательное влияние на обеспечение качества продукции и должно быть устранено в кратчайший срок.

Незначительное несоответствие - невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое может оказать отрицательное влияние на обеспечение качества продукции или привести к значительному несоответствию, если оно не будет устранено.

Обследование объекта аудита. Когда это касается процесса, может проводиться по одной из схем:

    1) Прослеживаемость вперед - обследование от начала процесса до его результата. 2) Прослеживаемость назад - обследование от результата процесса к его истоку. 3) Прослеживаемость методом случайного отбора - обследование начинается с любой произвольно выбранной точки процесса.

В ходе обследования объекта аудитор пользуется проверочным листом, предназначенным для записи обнаруженных фактов и отметок для памяти.

Похожие статьи




Внутренний аудит системы качества на предприятии, Организация внутреннего аудита системы качества - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"

Предыдущая | Следующая