Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы
Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающие движение документов в учреждении с момента их создания исполнения или отправки.
В рациональных целях организации документооборота все документы делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).
Документопоток - совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:
- 1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения. 3. Рациональное движение документов внутри организации. 4. Обработка исполненных и отправляемых документов.
Основные принципы организации документооборота:
- -- прохождение документов должно быть оперативным; -- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; -- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Таким образом, основная задача организации документооборота -- прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.
Входящие документы - поступают на предприятие от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц, например: постановления органов власти (управления), приговоры суда, письменные обращения граждан и т. п. Поступление входящих документов происходит по каналам почтовой либо электрической связи (в том числе по электронной почте, телеграфу, телефону, телефаксу и несколько реже, по телексу и радио). Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 1).
Рис. 1. Схема прохождения входящей документации
Делопроизводство документ управленческий оформление
После вскрытия корреспонденции конверт сохраняется только в следующих случаях: если на документе отсутствует дата, если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.), если адрес отправителя есть только на конверте. В остальных случаях конверты уничтожаются.
При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым. С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.
Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.
Исходящие документы - направляются от предприятия другим юридическим и физическим лицам, например: письма, справки, отчеты и пр.
Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 2).
Рис. 2. Схема прохождения исходящей документации
На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления -- согласования, визирования, подписания.
Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены. После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт. Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.
Внутренние документы - издаются предприятием, исключительно для внутреннего пользования, например: приказы, протоколы, акты и т. д.
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Некоторые документы не проходят все стадии оформления. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.
Учет объема документооборота. Объем документооборота -- это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель -- количество экземпляров копий документов. Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.
Организация доставки документов. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства -- пневмопочта, транспортеры. Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок) и т. д. Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах структурного подразделения документы доставляются секретарем.
Похожие статьи
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация...
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства
Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости...
-
Стадии и этапы документооборота - Документооборот в ОВД
Однотипность операций, производимых службами ДОУ над документами, позволяет рассматривать документооборот как последовательность этапов делопроизводства...
-
Систематизация и хранение документов в организации - Исходные понятия делопроизводства
Номенклатура дел: определение и функциональное назначение Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
Этапы делопроизводства в России - Исходные понятия делопроизводства
В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели...
-
Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным...
-
Общие понятия документооборота компании Прежде всего, необходимо определиться с понятием документооборота компании. Документооборот - движение документов...
-
Оформление инновационных проектов - Инновационный проект. Основные понятия
Каждый проект должен иметь четкое название, сопровождаться краткой аннотацией. В проекте указывается число исполнителей; сроки выполнения (год начала и...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в...
-
Характеристика - Исходные понятия делопроизводства
Характеристика -- это официальный документ, который выдает администрация учреждения (организации, предприятия) своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В...
-
Основные понятия и принципы, этапы развития менеджмента качества В условиях современной рыночной экономики большое значение приобрела проблема повышения...
-
Состав кадровой документации Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Трудовой договор - Исходные понятия делопроизводства
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по...
-
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу", "О переводе на другую работу",...
-
Оформление дел - это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными процедурами. Оформление дел начинается с момента заведения их в...
-
№ п/п Наименование темы Количество часов Лекции Практические 1. Исходные понятия делопроизводства. 2 2 2. Документирование. Документооборот. 6 4 3....
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
Процесс документооборота в органах внутренних дел. - Документооборот в ОВД
В деятельности любого ОВД возникает, обычно, большое число документации, которая циркулирует по службам и подразделениям, образуя документооборот. В...
-
Рассматриваемые ниже принципы делегирования полномочий являются основополагающими для правильного делегирования полномочий. Несоблюдение их на практике...
-
Первый эman. На основе анализа задач, функций, компетенции, направлений деятельности организации необходимо установить весь состав циркулирующей в...
-
Оформление в документах написания чисел - Исходные понятия делопроизводства
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания. При написании...
-
Сокращения слов, допускаемые в документах - Исходные понятия делопроизводства
В содержании управленческих документов применяются сокращения двух типов: лексические (так называемые аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные...
-
Контрольное тестирование - Исходные понятия делопроизводства
1. Состав документации, используемый при увольнении работника: А) заявление секретаря об увольнении, приказ об увольнении, запись в тр. книжке, запись в...
-
Контрольные вопросы - Исходные понятия делопроизводства
1. Дайте понятие делопроизводства. 2. Понятие документа. Общие и специфические функции документа. 3. Унификация, стандартизация документов. Суть...
-
Нумерация страниц в документах, Способы оформления дат - Исходные понятия делопроизводства
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой,...
-
Поскольку преддипломная практика проходила в московском офисе, то такие данные как: структура отделов, их количество, а также предлагаемые услуги и...
-
Движение документов и дел Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в...
-
Конкурентоспособность стратегический менеджмент Сущность конкурентоспособности в стратегическом управлении предприятием Изучение конкурентоспособности...
-
Пути решения вышеуказанных проблем: Составить (в письменной или печатной форме) максимально четкую структуру предприятия: цели деятельности (миссия),...
-
Концепция стратегического менеджмента возникла на основе методологии стратегического планирования, которое составляет его сущностную основу. В отличие от...
-
Характеристика основных этапов технологии принятия решений - Выбор альтернативы решения
Существует много подходов к выделению различных этапов и стадий процессов принятия решения. Большинство различий возникает по вопросу о включении в...
-
Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа. 1) Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной...
-
Сущность аттестации персонала Любая организация, существующая в современном мире, не может обойтись без различных видов оценок, которые позволяют ей...
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства