Системы электронного документооборота - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) и EMC (Enterprise Content Management) - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

В настоящее время существует огромное количество систем электронного документооборота. При этом надо различать термины "документооборот" и "делопроизводство". Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Классификация систем электронного документооборота:

    1. Универсальные "коробочные" СЭДО:
      O стандартный набор функций; O невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации; O низкие временные затраты на приобретение и установку; O относительно низкая стоимость; O необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
    2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
      O максимально персонифицированная система; O большие временные затраты; O высокая стоимость разработки; O сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
    3. Комбинированные СЭДО:
      O базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули; O полное соответствие нуждам предприятия; O небольшие временные затраты на разработку и внедрение; O стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа; O передача заказчику прав на продукт; O простота освоения и использования; O полная русификация; O удобный интерфейс; O взаимодействие с существующими офисными приложениями.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

    - Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д. - Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы. - Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

    - Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах. - Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

    - обеспечивать надежное хранение документов и их описаний; - обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве); - допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них; - поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа; - осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста; - обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации; - поддерживать технологию HSM; - протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования; - поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

    - кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы; - территориально распределенные организации; - алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных; - цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

    - наличие выделенного сервера приложений; - наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера. - многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

    - интеграция со средствами потокового ввода документов; - интеграция с офисными приложениями; - интеграция с электронной почтой; - наличие развитого программного интерфейса (API); - интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы; - возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи; - возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Создание компонентов систем электронного документооборота

Компонентная архитектура системы электронного документооборота представлена на Рисунок 1. Основными элементами архитектуры являются:

Клиентское рабочее место - компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления. Сервер приложений - серверные компоненты выполнения бизнес-логики системы. Сервер базы Данных - компоненты хранения и доступа к данным.

Компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с другими системами через программный интерфейс взаимодействия СЭД, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного документооборота через программный интерфейс СЭД.

компонентная архитектура системы электронного документооборота

Рисунок 1. Компонентная архитектура системы электронного документооборота

В этой главе были рассмотрены основные понятия, виды и способы организации документооборота, а также электронный документооборот, классификация и принципы. Общие сведения о системах электронного документооборота, классификация и требования. Теперь переходим к обзору и выбору систем электронного документооборота.

Глава 2. Обзор ключевых систем электронного документооборота

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. Далее представлен обзор некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а исходя из исследования компании "DSS Consulting" выпустившая аналитический отчет по развитию российского рынка СЭД и ECM - систем в 2010 г.

Отраслевое распределение по количеству внедрений

В данном разделе будет рассмотрено отраслевое распределение проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России в 2009-2010 гг.

Диаграмма 1. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов по отраслям на территории России по итогам 2010 года

По итогам 2010 года наибольшее количество проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов было зафиксировано в государственном секторе - 28% внедрений.

Второе место по количеству успешно завершенных проектов внедрения занимает финансовый сектор экономики, рост доли внедрений которого составил (1%), достигнув по итогам 2010 года показателя (9%).

Кроме этого тиражные СЭД/ECM-продукты востребованы со стороны предприятий нефтегазовой и химической промышленности (8% внедрений), строительстве (7%) и в сфере науки и образования (7%). При этом следует отметить, что статистику внедрений в научно-образовательном сегменте составляли также учебные проекты внедрения.

Далее рассмотрим распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

Диаграмма 2. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

Из диаграммы следует что, по количеству внедрений на территории России СЭД "Directum" занимает (25% рынка), "DocsVision" (15% рынка), "1С-Документооборот 8" (9% рынка) и другие СЭД (51% рынка).

Таким образом, принимая во внимание все вышеперечисленные диаграммы мы выбираем наиболее популярные СЭД:

    1. "Directum" , Директум; 2. "DocsVision", ДоксВижн; 3. "1С: Документооборот 8", 1С;

Обзор типовых решений СЭД

DIRECTUM

Directum -- система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Краткое описание системы

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решаемые задачи

В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи:

    - работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП; - высшее руководство работает с документами из системы; - контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы; - в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников; - создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Основной функционал системы определяется следующими возможностями:

    - Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты. - Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов. - Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами. - Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты. - Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM. - Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов. - Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера) - Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще. - Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов. - Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации. - Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Похожие статьи




Системы электронного документооборота - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

Предыдущая | Следующая