Процесс документооборота в органах внутренних дел. - Документооборот в ОВД

В деятельности любого ОВД возникает, обычно, большое число документации, которая циркулирует по службам и подразделениям, образуя документооборот. В делопроизводстве документооборот рассматривается как обязательный компонент (функция) коммуникационной деятельности служб ДОУ. Документооборот обеспечивает информационный обмен в структуре аппарата управления, одновременно он служит общим целям делопроизводства - документированию управленческой деятельности, систематизации и хранения управленческой информации.

Современные нормативно-методические документы установили единство применяемых в делопроизводстве терминов и определений: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота - это правила, в соответствие с которыми происходит движение документов в учреждении.

Объем документооборота - Выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определенный период.

Таким образом, одна из важнейших задач делопроизводства - это организация документооборота и контроль за ним. Отчеты по объему документооборота в ОВД составляются ежеквартально. Подсчитывается объем на основе учтенных (зарегистрированных) входящих, исходящих и внутренних документов по всем подразделениям МВД России. Для подсчета учитывают только оригиналы документов, без учета копий и дубликатов документов. документ информационный диспропорция

Отчеты по объему документооборота содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление:

Выявлять закономерности в колебаниях объема документооборота и диспропорции между основными документопотоками и функциями отдельных структур ОВД.

Выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов.

Совершенствовать маршруты движения документов.

Совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки, структуру служб ДОУ и функции его персонала.

Рассчитывать штаты отдельных организационных структур ОВД, непосредственно обслуживающих документопотоки.

В органах внутренних дел документооборот организуется в строгом соответствии с требованиями приказа МВД России №150-99г. Большую роль так же имеет ряд документов, утверждаемых на основании данного приказа, в частности, разрабатываемые в каждом ОВД Инструкции по делопроизводству, Табель документов и Номенклатура дел.

Табель документов - это перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ОВД. В организации деятельности ОВД запрещается создавать документы, не утвержденные Табелем, кроме того, Табелем утверждаются отдельные этапы прохождения документов в ОВД.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ОВД, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы для документов ОВД, т. к. содержит исчерпывающий перечень наименований дел, в которых должен найти место любой документ ОВД.

Перечисленные нормативно-методические документы помогают организовать документооборот. Однако усложнение задач ОВД на современном этапе и повышение роли правоохранительной деятельности вызывает естественный рост объема документооборота. Крайне низкая производительность большинства документационных операций, выполняемых без средств автоматизации, ставит наиболее важной задачей служб ДОУ - сокращение объемов документооборота на строгой научной основе его организации.

В делопроизводстве выработан единый научный подход для сокращения документооборота. Его основными правилами являются:

Оперативность и прямоточность движения документов, исключающие потери времени на возвратные движения - основой выполнения является обязательная разработка схем прохождения документов в аппарате ОВД. См. п.37.7 Инструкции по делопроизводству в подразделениях МВД России, утвержденной приказом МВД России №150-99г.

Ритмичность движения документов, которое сокращает любые простои - обеспечивается в ОВД обязательным контролем этапов движения любого документа. Там же. См. раздел VII Инструкции.

Единый порядок движения однотипных документов - обеспечивается в ОВД применением Табеля документов и Номенклатуры дел. Там же. См. п.58 Инструкции.

Максимальное сокращение инстанций на маршруте движения документов - обеспечивается целым рядом положений Инструкции.

Выполнение стандартных документационных операций над всеми документационными потоками - обеспечивается строгим соответствием положений ведомственной Инструкции и Типовой инструкции для министерств и ведомств. См. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 1994.

Основные документопотоки - входящие, исходящие и внутренние документы, - имеют в ОВД, как правило, стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемы движения внутренних документов и, например, информационно-справочные, составляющие значительный объем документооборота, обычно не имеют постоянных маршрутов движения.

Похожие статьи




Процесс документооборота в органах внутренних дел. - Документооборот в ОВД

Предыдущая | Следующая