Процесс документооборота в органах внутренних дел. - Документооборот в ОВД
В деятельности любого ОВД возникает, обычно, большое число документации, которая циркулирует по службам и подразделениям, образуя документооборот. В делопроизводстве документооборот рассматривается как обязательный компонент (функция) коммуникационной деятельности служб ДОУ. Документооборот обеспечивает информационный обмен в структуре аппарата управления, одновременно он служит общим целям делопроизводства - документированию управленческой деятельности, систематизации и хранения управленческой информации.
Современные нормативно-методические документы установили единство применяемых в делопроизводстве терминов и определений: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота - это правила, в соответствие с которыми происходит движение документов в учреждении.
Объем документооборота - Выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определенный период.
Таким образом, одна из важнейших задач делопроизводства - это организация документооборота и контроль за ним. Отчеты по объему документооборота в ОВД составляются ежеквартально. Подсчитывается объем на основе учтенных (зарегистрированных) входящих, исходящих и внутренних документов по всем подразделениям МВД России. Для подсчета учитывают только оригиналы документов, без учета копий и дубликатов документов. документ информационный диспропорция
Отчеты по объему документооборота содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление:
Выявлять закономерности в колебаниях объема документооборота и диспропорции между основными документопотоками и функциями отдельных структур ОВД.
Выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов.
Совершенствовать маршруты движения документов.
Совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки, структуру служб ДОУ и функции его персонала.
Рассчитывать штаты отдельных организационных структур ОВД, непосредственно обслуживающих документопотоки.
В органах внутренних дел документооборот организуется в строгом соответствии с требованиями приказа МВД России №150-99г. Большую роль так же имеет ряд документов, утверждаемых на основании данного приказа, в частности, разрабатываемые в каждом ОВД Инструкции по делопроизводству, Табель документов и Номенклатура дел.
Табель документов - это перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ОВД. В организации деятельности ОВД запрещается создавать документы, не утвержденные Табелем, кроме того, Табелем утверждаются отдельные этапы прохождения документов в ОВД.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ОВД, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы для документов ОВД, т. к. содержит исчерпывающий перечень наименований дел, в которых должен найти место любой документ ОВД.
Перечисленные нормативно-методические документы помогают организовать документооборот. Однако усложнение задач ОВД на современном этапе и повышение роли правоохранительной деятельности вызывает естественный рост объема документооборота. Крайне низкая производительность большинства документационных операций, выполняемых без средств автоматизации, ставит наиболее важной задачей служб ДОУ - сокращение объемов документооборота на строгой научной основе его организации.
В делопроизводстве выработан единый научный подход для сокращения документооборота. Его основными правилами являются:
Оперативность и прямоточность движения документов, исключающие потери времени на возвратные движения - основой выполнения является обязательная разработка схем прохождения документов в аппарате ОВД. См. п.37.7 Инструкции по делопроизводству в подразделениях МВД России, утвержденной приказом МВД России №150-99г.
Ритмичность движения документов, которое сокращает любые простои - обеспечивается в ОВД обязательным контролем этапов движения любого документа. Там же. См. раздел VII Инструкции.
Единый порядок движения однотипных документов - обеспечивается в ОВД применением Табеля документов и Номенклатуры дел. Там же. См. п.58 Инструкции.
Максимальное сокращение инстанций на маршруте движения документов - обеспечивается целым рядом положений Инструкции.
Выполнение стандартных документационных операций над всеми документационными потоками - обеспечивается строгим соответствием положений ведомственной Инструкции и Типовой инструкции для министерств и ведомств. См. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 1994.
Основные документопотоки - входящие, исходящие и внутренние документы, - имеют в ОВД, как правило, стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемы движения внутренних документов и, например, информационно-справочные, составляющие значительный объем документооборота, обычно не имеют постоянных маршрутов движения.
Похожие статьи
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Для перемещения...
-
Описание системы "Дело" Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее...
-
Обязан: 1. Знать требования основ законодательства в сфере правоохранительной деятельности и прохождения службы в органах внутренних дел, ведомственных...
-
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий....
-
Движение документов и дел Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в...
-
Общие положения создания советов наставников К наставнической работе в качестве наставников привлекаются лица начальствующего состава органов внутренних...
-
Институт наставничества в организации профессиональной подготовки сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации способствует совершенствованию...
-
Стадии и этапы документооборота - Документооборот в ОВД
Однотипность операций, производимых службами ДОУ над документами, позволяет рассматривать документооборот как последовательность этапов делопроизводства...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Заключение - Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело"
Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет...
-
Результат внедрения MS Sharepoint. Внутренний документооборот MS Sharepoint - набор программных решений, который фактически базируется на трех глобальных...
-
Наставники - профессиональное ядро органов внутренних дел. Еще со времен Александра Суворова институт наставничества существовал и развивался как одна из...
-
Наставник назначается приказом начальника органа внутренних дел по письменному рапорту непосредственного начальника сотрудника, над которым должно быть...
-
Организация наставничества Наставничество устанавливается - на срок не менее шести месяцев, над лицами рядового и начальствующего состава, впервые...
-
2.1 Необходимость автоматизированных систем документооборота Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое...
-
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных...
-
1. Планирование работы наставника по подготовке сотрудника (стажера) к самостоятельной служебной деятельности осуществляется на весь период организации...
-
Датой рождения завода Механических Трансмиссий "КОМ" является сентябрь 1990 года. За более чем два десятилетия своего существования компания прошла путь...
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система...
-
Актуальность темы заключается в том, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация...
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они...
-
- регистрация документов; - работа с файлами (электронными документами); - работа с поручениями; - кабинеты; - работа с проектами документов; - прием и...
-
Введение - Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело"
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации....
-
Осуществляемые в стране экономические реформы существенно изменили статус предприятия как основного звена народного хозяйства. Появились предприятия,...
-
Введение - Документооборот в ОВД
Организация движения документов в структуре ОВД нес Ет в себе важную функцию - осуществление информационного обмена. Участниками этого информационного...
-
Система ДЕЛО предназначена для работы со следующими СУБД: - MS SQL Server 2005 (Standard Edition, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced...
-
Таким образом, проанализировав ситуацию по автоматизации процесса обмена служебной документации в органах государственной власти и органах местного...
-
Понятие инновации В этой связи целесообразно уточнить понятия "инновация" и "инновационная деятельность". В Постановлении Правительства РФ от 24.07.98 г....
-
Поскольку преддипломная практика проходила в московском офисе, то такие данные как: структура отделов, их количество, а также предлагаемые услуги и...
-
Общие понятия документооборота компании Прежде всего, необходимо определиться с понятием документооборота компании. Документооборот - движение документов...
-
Заключение - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота
В ходе выпускной квалификационной работы был исследован документооборот консалтинговой компании "Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг", была доказана...
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Личное дело ведется в одном экземпляре. - Деятельность предприятия "Детский мир"
Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно: - вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении...
-
Аналитическая деятельность неразрывно связана с процессом интеллектуального взросления человечества. Начиная с античных времен, ею занимались лучшие и...
-
Документооборот - Жизненный цикл документа
Документооборот (электронный Документооборот ) - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их...
-
Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным...
-
Несмотря на возросшую эффективность оборота внутренних документов, как уже ранее упоминалось, в аутсорсинговых и консалтинговых компаниях большое...
Процесс документооборота в органах внутренних дел. - Документооборот в ОВД