Анализ систем управления документами в РИЦ "КонсультантПлюс" - Анализ практики работы системы документооборота на примере организации ООО "Инок"

Когда организация заняла уже определенное положение на рынке, то уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями управления, а менеджмент качества как составляющая этих технологий предоставляет отличную возможность получить дополнительные конкурентные преимущества на рынке.

Система менеджмента качества (СМК) основана на процессном управлении организацией. И в первую очередь необходимо описать ключевые бизнес-процессы, т. е. управление которыми руководство считает наиболее важным для СМК.

Серия стандартов ISO 9000 требует обязательного внедрения процессного подхода и, как следствие, документирования выделенных процессов, в чем существенную помощь оказывают системы электронного документооборота (СЭД). В большинстве случаев средние и тем более крупные предприятия уже используют в своей деятельности подобные системы. Становится логичным стремление реализовать с помощью СЭД структурную поддержку СМК.

Деятельность регионального информационного центра "КонсультантПлюс" в Калининграде направлена на удовлетворение потребностей предприятий и граждан области в получении систематизированной и актуальной справочно-правовой информации. Основными целями регионального центра являются:

    - профессионально продвигать бренд "КонсультантПлюс" на рынке правовых услуг, подтверждая клиентам его качественное превосходство; - ориентироваться на растущие потребности пользователей в правовой информации и стремиться к их качественному удовлетворению; - регулярно расширять клиентскую базу, увеличивать показатели, обеспечить стабильный рост и развитие компании, сохраняя лидирующие позиции на рынке правовых систем.

В прошлом году компания получила новый Сертификат соответствия Системы Менеджмента Качества. Сертификат подтверждает соответствие требованиям данного стандарта процессов, которые выполняются на этапах производства справочно-правовой системы КонсультантПлюс и оказания услуг гражданам. Это говорит о способности организации поддерживать стабильность качества и улучшать результаты своей работы.

Надежности своей программной технологии региональный информационный центр КонсультантПлюс "Консультант" уделяет большое внимание. Система динамично развивается и постоянно пополняется новыми возможностями, которые позволяют работать с правовой информацией еще эффективнее. При разработке новшеств используются самые современные программные технологии. Каждому пользователю КонсультантПлюс гарантирована персональная сервисная поддержка.

В таблице 2.2 представлены новые технологии, которые использует справочная правовая система "КонсультантПлюс".

Таблица 2.2 Технологии, применяемые в ООО "Инок"

Названия

Краткая характеристика

Удобный интерфейс

Современный интерфейс, который включает множество удобных инструментов, помогающие экономить время на поиск и анализ информации, делая работу пользователей более комфортной

Технологическая эффективность системы

Оптимальные принципы хранения огромного объема информации в базе данных позволяют минимизировать время на обновление системы, в том числе оптимизировать трафик при обновлении через интернет

Интернет-пополнение системы

Реализована функция интернет-пополнения - полноценного ежедневного обновления системы через интернет. Ежедневное обновление позволяет оперативно получать новые документы и всегда работать с актуальной информацией

Конструктор договоров

Инструмент создания проектов договоров и их экспертизы "Конструктор договоров" поможет составить договор для конкретной ситуации и оценить возможные риски

Сертификация Microsoft

Система КонсультантПлюс одной из первых в мире проходит сертификацию на соответствие требованиям всех новых операционных систем Windows. В настоящее время система сертифицирована под Windows XP и самую новую ОС Windows 8

Мобильная версия системы

Мобильная версия системы КонсультантПлюс на флэш-носителе дает возможность работать с юридически значимыми документами и на рабочем месте, и командировке, и дома

В результате анализа представленной выше таблицы справочная система КонсультантПлюс РИЦ "Консультант" отвечает всем требованиям к современному программному обеспечению и соответствует международным стандартам качества.

В последнее время, объем документации РИЦ сети "КонсультантПлюс" существенно увеличивается и это, в первую очередь, объясняется внедрением системы менеджмента качества. Применение СМК на предприятии требует создания регулярных отчетов и документов таких как: "Политика в области качества", "Руководство по качеству", перечень основных поставщиков и потребителей организации, и все документы должны соответствовать международным стандартам.

Сертификационный орган с определенной периодичностью проводит повторные проверки, которые подтверждают, что организация не только внедрила систему менеджмента качества, но и постоянно улучшает ее. Помимо этого каждые три года компания должна снова проходить проверку на Сертификат соответствия Системы менеджмента качества и весь перечень нормативной документации, который для этого необходим, передается в сертификационный орган. В результате, объем документооборота в справочной правовой системе сети "Консультант" постепенно увеличивается.

Эффективный способ поддержания действенной СМК на предприятии, это внедрение системы электронного документооборота, которая должна стать надежной основой для непрерывного улучшения системы менеджмента качества.

Однако прежде чем приступить к анализу используемой СЭД в центре сети "Инок", необходимо описать и исследовать ключевые бизнес-процессы, которые непременно документируются в организации, а затем и автоматизируются в выбранной электронной системе.

Ориентация системы менеджмента качества на бизнес-процессы позволяет пересмотреть видение и стратегию работы организации, что способствуют улучшению всех бизнес-процессов и дает возможность предприятию занять лидирующие позиции на внешнем и внутреннем рынках.

Региональный информационный центр сети КонсультантПлюс в Калининграде ООО "Инок" занимается поставкой и информационным обслуживанием справочных правовых систем. Соответственно, основными бизнес-процессами поддерживающими функционирование организации являются: заключение договора о покупке справочно-правовой системы, обучение персонала, прием на работу сотрудника, бизнес-процесс "продажи".

Похожие статьи




Анализ систем управления документами в РИЦ "КонсультантПлюс" - Анализ практики работы системы документооборота на примере организации ООО "Инок"

Предыдущая | Следующая