Системный подход к управлению электронными документами - Анализ использования информационных технологий в документационном обеспечении деятельности предприятия

Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются рабочие места служащих организации (и, в частности, отделов ДОУ). Наиболее часто используемыми в офисах техническими средствами являются: персональный компьютер (с принтером, сканером и модемом), телефон, факс, уничтожитель бумаг и копировальный аппарат.

В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" используется следующие понятие: средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий - программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию. Пользователь (потребитель) информации - это субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации".

Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное храпение документов, поиск необходимой информации, прием и передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.

Основу компьютера составляют системный блок, монитор, клавиатура и мышь. Дополнительно могут быть подключены различные внешние (периферийные) устройства, в зависимости от специфики работы и задач пользователя (принтер, сканер, плоттер, модем, факс-модем, устройство архивации данных, и др.).

Принтер предназначен для вывода данных на печать (на бумажный носитель) из памяти компьютера. По способу печати различают матричные, струйные и лазерные принтеры. В матричных принтерах знаки на бумаге образуются при ударе иголок по красящей ленте. Работа струйных принтеров основана на управляемом нанесении на бумагу микрокапель чернил. Наилучшее качество и скорость печати обеспечивают лазерные принтеры.

В современных офисах используются струйные и лазерные принтеры (вместо устаревших матричных). В настоящее время широко применение в офисах получили принтеры фирмы Canon, Hеwle Packard, Epson.

Сканер предназначен для ввода информации с бумажного носителя в память компьютера. По способу считывания информации различают сканеры планшетные, когда документ (как правило формат А4, либо A3) целиком укладывается на рабочую поверхность и рулонные сканеры, протягивающие лист бумаги. Наиболее используемыми являются планшетные сканеры фирм Hewlett Packard.

Плоттер предназначен для вывода графической информации на бумажный лист, либо рулон. С его помощью делают макеты рекламных плакатов, машиностроительные чертежи. Распространены плоттеры форматов А1 и АО со струйным способом нанесения рисунка.

Модем предназначен для подключения компьютера к глобальным сетям и к всемирной сети Internet посредством телефонных линий. Модем может быть внутренним устройством (в виде платы внутри системного блока), или внешним, подключаемым к компьютеру через последовательный порт.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера по телефонным линиям связи. Как и модемы, факс-модемы также могут быть внутренними и внешними. Сейчас широко применяются факс-модем фирм Zyxel и Motorola.

Стример является устройством резервного копирования. Стримеры предназначены для архивации данных на жестком диске с it мощью записи их па магнитную ленту. Объем памяти одной кассеты составляет 60 Мб.

Устройства архивации данных предназначены для храпения большого объема информации. Устройство архивации подключается к компьютеру через порт и производят запись па магнитооптические диски, диски Zip Drive (100 Мб) и Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры.

Компьютерная сеть предназначена для объединения нескольких компьютеров с целью обмена данными. Сеть дает возможность использовать общие ресурсы. Это могут быть базы данных, программы, внешние устройства. Компьютеры соединяются между собой с помощью кабеля (телефонного, коаксиального, оптоволоконного) или с помощью телефонной сети. Обычно в сети один компьютер является сервером, управляющим передачей данных и периферийными устройствами, а остальные - рабочими местами.

Различают локальные компьютерные сети (LAN), расположенные в одном офисе или здании, и глобальные компьютерные сети (WAN).

Информация может храниться в базе данных сервера, что позволяет обращаться к документам с рабочих мест пользователей. Также обмен электронными документами, как в локальных, так и в глобальных сетях, может производиться с помощью электронной почты.

Наиболее распространенным средством связи является телефон. Для передачи копии документа используют телефакс.

В качестве средств оргтехники широко используются уничтожители бумаги, переплетчики отчетов (с помощью пластиковых или металлических пружинок), ламинаторы для нанесения на документ прочной прозрачной пленки, копировальные машины (ксероксы) Кромберг, А. И. Информационное обеспечение управленческой деятельности / А. И. Кромберг // Нар. образ. - 2014..

Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набор текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных предложений (ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовительных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

В системах управления электронными документами используются текстовые редакторы Лексикон, Word и др.), художественные редакторы (Paint, Acrobat Exchange и т. и.) издательские системы (например Frame Wake;), редакторы изображений, получаемых от сканеров, и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe Publishing Collection.

Система храпения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним Вендров, А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем / А. М. Вендров. - М., 2015..

Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных - прерогатива программных продуктов, объединенных под названием "системы управления базами данных". Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Access и др.

Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями той подсистемы являются: организация работы с электронными документами; контроль исполнения документов; распечатка и тиражирование документов; электронное распространение документов.

Названные функции обеспечивают такие программные продукты, как Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль "Управление документооборотом), Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntcxt, World View и др.

Особо следует выделить универсальные интегрированные программные системы, частично или полностью реализующие перечисленные выше процедуры (Water Mark Professional, Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем система Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др Гохберг, Информационные технологии: учеб. для сред. проф. образ. / Г. С. Гохберг, А. В. Зафиевский, А. А. Короткин. - М.: Издательский центр "Академия", 2014. .

Упомянутая выше отечественная система Дело 96 является специализированной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов - текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и другими средствами. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. п.

Получила распространение мощная корпоративная система управления документами - Docs Open. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open базируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопроизводителя, архивариуса, оператора и др.

Среди других отметим интегрированную систему Team Office - это полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise.

В заключение можно предложить общие рекомендации но выбору систем управления электронными документами:

Для небольших и средних по масштабам организаций (20-100 чел.) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, табличные процессоры и системы управления базами данных.

Для средних и крупных (более 500 чел.) фирм нужны специализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, Docs Open.

Для больших организаций следует использовать индивидуально разработанные информационные системы Гохберг, Информационные технологии: учеб. для сред. проф. образ. / Г. С. Гохберг, А. В. Зафиевский, А. А. Короткин. - М.: Издательский центр "Академия", 2014..

Похожие статьи




Системный подход к управлению электронными документами - Анализ использования информационных технологий в документационном обеспечении деятельности предприятия

Предыдущая | Следующая