Документооборот как основа деятельности органа власти - Автоматизация процесса обмена служебной документацией в органах местного самоуправления и государственной власти

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Для перемещения документов сегодня используются как традиционные средства: почта (обычная, авиа, DHL, UPS и т. п.), курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс; так и электронные: E-mail, сотовая связь, системы электронного документооборота. В. А. Еремченко Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления // Делопроизводитель. - 2003. - № 1.

Делопроизводство в органах государственной власти и органах местного самоуправления осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Документы оформляются на бланках (стандартных листах бумаги формата А4 или А5) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти. Все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения документы помещаются в дела. Каждый орган формирует собственный документальный фонд.

Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами. Термин "документооборот" на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы.

Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на "комплексный подход к автоматизации документооборота". При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины "документооборот", "делопроизводство" и т. д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти. Делопроизводство, или "документационное обеспечение управления", согласно этому же источнику, обозначает "отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами". То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Однако в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов. "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" от 27. 11.2000 г.

Похожие статьи




Документооборот как основа деятельности органа власти - Автоматизация процесса обмена служебной документацией в органах местного самоуправления и государственной власти

Предыдущая | Следующая