Понятие документооборота, Виды документооборота - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами [1].
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 - документооборот -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Виды документооборота
В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота:
- - Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением; - Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т. д.), участвующей в бизнес-процессах; - Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т. д. - Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования); - Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.
Способы организации документооборота
Существуют следующие способы учета документации:
Бумажный - означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.
Электронный - подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.
Смешанный - предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.
Похожие статьи
-
Введение - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота
Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией....
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Движение документов и дел Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в...
-
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий....
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Сущность понятия мотивации При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и...
-
Общие понятия документооборота компании Прежде всего, необходимо определиться с понятием документооборота компании. Документооборот - движение документов...
-
Качество как экономическая категория и объект управления Под качеством понимается совокупность свойств продукции (конструктивных, эстетических,...
-
Компания "Инок", образованная в 1991 году, является разработчиком компьютерной справочной правовой системы КонсультантПлюссамой распространенной СПС (по...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
Осуществляемые в стране экономические реформы существенно изменили статус предприятия как основного звена народного хозяйства. Появились предприятия,...
-
В условиях высококонкурентного рынка от компании требуется адаптивность, что означает возникновение повышенных требований к системе управления...
-
Когда организация заняла уже определенное положение на рынке, то уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями управления, а...
-
- регистрация документов; - работа с файлами (электронными документами); - работа с поручениями; - кабинеты; - работа с проектами документов; - прием и...
-
Мотивация является одним из важнейших компонентов педагогической деятельности, под которым понимается совокупность внутренних и внешних движущих сил,...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация...
-
Понятие и сущность тайм-менеджмента Время - один из тех редких ресурсов, управление которыми способно дать конкурентные преимущества в условиях...
-
Описание системы "Дело" Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее...
-
Организация электронного документооборота - Информационные технологии в менеджменте
Электронный документооборот позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде. Это повышает организацию контроля...
-
1.1 Фаза завершения проекта Закрытие проекта - это процесс официального завершения всех операций проекта. При закрытии проекта менеджер рассматривает всю...
-
Характеристика ООО "Алмаз" Каждая компания имеет свой, только ей присущий организационный стиль. У каждой фирмы существуют своя философия и принципы,...
-
Понятие и структура адаптации персонала Термин "адаптация" применяется в различных областях науки. В социологии и психологии выделяют социальную и...
-
Понятие и особенности инновационного менеджмента Цели, характер и содержание инновационной деятельности определяют особенности и значительное отличие...
-
Понятие и значение оценки персонала Оценка - это информация об уровне профессиональной подготовки, ее соответствии занимаемой должности, о выраженности...
-
Насколько бы динамична ни была система управления персоналом компании в обычных условиях, в условиях кризиса гибкость и динамичность - главные требования...
-
Роль оценки персонала организации в процессе найма и отбора персонала Оценка персонала является неотъемлемой частью всей системы управления в...
-
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
-
Организационно-экономическая характеристика деятельности организации АНО "Исследователь" В пятидесятые годы ХХ века в Краснодарском крае работала Краевая...
-
Человеческий ресурс, с одной стороны, один из самых сложных для управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет значительно...
-
Анализ и оценка эффективности проектов: методы и система показателей Каждый инновационный проект должен быть подвергнут анализу и оценке эффективности....
-
В результате прохождения преддипломной практики в компании ООО "Инок" были выполнены все поставленные цели и задачи. В ходе практики: - исследована...
-
Общая характеристика организации Туристическая фирма "Вояж" предоставляет туристическое и экскурсионное обслуживание. Фирма уделяет особое внимание тому,...
-
Заключение - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"
В представленной работе проведен анализ и оценка эффективности систем качества на предприятии "ЗАО Тандер". Анализ систем качества включает в себя...
-
В магазине "Магнит" используется линейная структура управления. Для этой структуры характерно сосредоточение всех функций управления в руках директора....
-
Важное место в рамках современной системы управления качеством отводится вопросам сертификации. Под ней понимается процедура установления и официального...
-
Организация внутреннего аудита системы качества Аудит качества - систематическая независимая проверка, позволяющая определить соответствие...
-
Процессы производства, монтажа и технического обслуживания оказывают решающее влияние на качество продукции. Центральное положение среди них занимает...
-
Понятие "система качества" в концепции стандартов ИСО может рассматриваться в двух аспектах. Согласно первому - это система менеджмента качества,...
-
Эффективная система качества должна быть спроектирована и функционировать так, чтобы удовлетворять запросы и ожидания как внешних покупателей (в...
-
Итак, еще раз уточним, что эффективность инновационной системы в данной работе будет рассчитываться как сумма эффективностей инновационных проектов. Как...
Понятие документооборота, Виды документооборота - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота