Науково - методичні засади класифікації управлінських документів - Диференціація управлінських документів в установі

Система документації офіційного походження -- Це сукупність службових документів, що необхідні для вирішення управлінських та інших питань функціонування установи.

Вони містять як первинні вихідні фактичні відомості та показники, так і вторинну інформацію, яка надходить за рахунок аналітико-синтетичної переробки первинної.

Первинні документи мають переважно нові технічні відомості, які є результатом практичної, науково-дослідної, та проектно-конструкторської діяльності, які дають нове розуміння відомих ідей і фактів. До цієї групи відносяться первинно-облікові та звітно-статистичні документи.

Н. М. Кушнаренко додає, що первинний документ - це документ, який створює автор і він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора. Цей вид документа відображає результати наукової, виробничої, творчої і подібної діяльності. У ньому викладаються результати вивчення, дослідження, розробок тощо. Він призначений не для відображення інших документів, а для забезпечення суспільства первинною інформацією. Більшість документів, що функціонують у суспільстві, - первинні.

Вторинні документи -- це в більшості оглядово - аналітичні, реферативні та бібліографічні документи.

Оглядово-аналітичні Документи (дають огляд кількох первинних документів) за ознакою глибини аналізу змісту першоджерел поділяють на бібліографічні, реферативні й аналітичні огляди, об'єднуючи в одну группу інформаційних оглядів.

Є класифікації, за якими огляди поділяють на огляд літератури, як джерело бібліографічної інформації та огляд стану розробки проблеми (теми, питання). Виділяють також орієнтаційні (бібліографічні) і пізнавальні огляди та ін. Тобто, нині немає єдиної класифікації огляду.

Реферативні документи - за належністю до певної галузі знання - реферати із суспільних, гуманітарних, природничих, точних, технічних і прикладних наук, з економіки, реферати-конспекти, в яких послідовно викладають в узагальненому вигляді зміст усього первинного документа, а також проблемно-орієнтовані реферати, що акцентують увагу споживача на окремих темах або проблемах первинного документа.

Бібліографічні документи дають відомості про документи у вигляді бібліографічного опису та анотації і класифікують їх за різними ознаками:

    -за цільовим призначенням - державні, науково-допоміжні, рекомендаційні, професійно-виробничі; -за об'єктом бібліографування - універсальні, багатогалузеві, галузеві, тематичні, персональні, бібліографічні, краєзнавчі; -за часом виходу в світ - поточні, ретроспективні, перспективні; -за ознакою приналежності - видавничі, книготорговельні, бібліотечні; -за формою організації матеріалу - бібліографічний покажчик, бібліографічний список, бібліографічний огляд, бібліографічний бюлетень, бібліографічний журнал, допоміжний покажчик до видання.

Поділ документів на первинні і вторинні досить умовний.

Практично в усіх первинних документах містяться результати аналітико-синтетичної переробки раніше отриманих наукових чи практичних результатів.. У вторинних документах містяться, також, результати попередніх досліджень, аналіз і синтез їх.

С. Г. Кулешов пояснює відмінності між первинними і вторинними документами таким чином:

    -первинні документи створюються в сфері науково інформаційної діяльності (це наукова, виробнича, учбова, довідкова та науково-популярна література); -вторинні документи створюються в сфері науково-інформаційної дяльності (інформаційна література - характеристика одного чи певної сукупності (зведена характеристика) документів або (та) формулювання якихось суджень (оцінок, прогнозів) на основі аналізу їх тексту.

До первиних документів відносять: наукові монографії, наукові статті, описи винаходів тощо. Це означає, що до групи первинних документів відносять ті документи, які мають пізнавальну цінність самі по собі, а не відсилають до інших документів.

Також до системи документації офіційного походження належить великий блок інфраструктурних (функціональних) систем документації: управлінської, нормативної, інформаційної, які, як правило, протягом багатьох років, залишаючись незмінними, виконують відповідні функції. За оцінкою експертів, в управлінській сфері нині існує більше сорока функціональних систем документації.

Усі знання щодо документації офіційного походження існують у вигляді різнорідних моделей, найпростішою з яких є класифікація. На її основі будуються всі інші моделі -- розподіл документів на класи за їх найбільш істотними ознаками схожості та відмінності.

Проблеми класифікації документів уперше були висвітлені професором К. Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації була розглянута ним у тісному зв'язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів. Питаннями класифікації управлінських документів також займалися В. Д. Банасюкевич, О. М. Баркалова, М. М. Костомаров, Т. В.Кузнєцова, Н. М.Кушнаренко, М. Столяров, Л. Є.Шепєлев та інші дослідники.

Досить грунтовною стала запропонована з цього питання проф. А. М.Соковою приблизна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів. Автором запропоновано поділ систем документації на функціональні і міжфункціональні, а також проаналізовано особливості їх існування в галузевих документальних системах.

Класифікуючи управлінські документи можна побудувати дворівневі класифікації, де є групи (класи документів), які поділяють на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів, у даному разі, є номінали (акт, протокол, наказ) чи, що найчастіше -- види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання колегії, наказ про заохочення тощо). Так, існує простий поділ управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу). Вхідні документи в свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації.

Усі системи документації офіційного походження, як уважає проф. С. Г.Кулєшов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.

Базові системи -- це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (науки, економіки, освіти, виробництва тощо) спрямовані на забезпечення такого функціонування. Складові системи базової документації офіційного походження подані на (Додатку 1).

Безперечно, склад наведених систем документації не охоплює всієї різноманітності сфер соціальної діяльності, однак тут розглянуто сукупності документації з найбільш усталеними формами документів. Кожна з них має певні сукупності видів документів, а деякі містять ряд своїх систем документації. Такими є економічна система документації (Додаток 2), наукова (Додаток 3), навчальна система документації (Додаток4).

Інфраструктурі системи документації названі так через те, що функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо.

Цей блок включає управлінські (Додаток 5), нормативні (Додаток 6) та інформаційні системи документів (Додаток 7).

Дисциплінарні (галузеві) системи -- це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності й відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань.

Групування документів у межах блоку проф. С. Г.Кулєшов пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні (Додаток 8), гуманітарні (Додаток 9), природничі (Додаток10).

Можна відзначити також наявність і міждисциплінарних видів документації, у яких відображається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, у космічній чи екологічній документації можуть функціонувати документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо.

Отже, класифікація документів здійснюється по різних підставах ділення Кожен аспект аналізу вказує певний фасет (фр. facette -- грануй) класифікації, тобто перелік видів документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути множина, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Класифікувати документи -- означає проводити багатоступінчате, ієрархічне і дихотомічне ділення їх на пологи, види, підвиди, різновиди. Рід (клас) -- це сукупність (множина) документів, що мають певну загальну ознаку, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів. Класифікаційне ділення може прийняти різні ознаки, залежно від мети класифікації. Якщо хочемо розділити документи формою, це буде одна класифікація, якщо по їх змісту -- інша і т. д. В основу класу завжди кладуть найбільш важливу ознаку документа, що відповідає меті класифікації.

Основні ознаки класифікації по інформаційній складовій документа -

    -зміст документа; - ступінь узагальнення інформації; -тип знаків, використаних для записи інформації; -призначення для сприйняття інформації людиною; -канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту; -ступінь поширеності інформації; -спосіб запису інформації та інше.

Похожие статьи




Науково - методичні засади класифікації управлінських документів - Диференціація управлінських документів в установі

Предыдущая | Следующая