Правила оформления кадровых документов - Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами.
- Ш Вначале уточняется Цель Составления документа и Вопросы, которые необходимо решить. Соответственно этому выбирается Вид документа, форма, которая предполагается определенный стиль и характер изложения текста. Ш Кроме того, Изучаются законодательные и нормативные акты, которые регулируют порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Ш Также необходимо провести Сбор имеющейся информации по существу поставленных вопросов. Для этого могут потребоваться Справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т. П.
После этого Составляется Проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и стажа работы.
После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).
К тексту служебного документа предъявляется Ряд требований, например:
- * достоверность; * объективность; * логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах; * максимальная краткость при полноте информации; * ясность изложения и однозначность понимания документа; * продуманность формулировок, тщательный подбор слов.
Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Сокращение слов и словосочетаний допускается лишь в общепонятном варианте При первичной расшифровке в скобках.
В зависимости от количества поставленных вопросов Документы бывают простые и Сложные.
Документы, содержащие лишь Один вопрос (Простые) легче в обработке и направлении на исполнение.
Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать очередность исполнения, т. к. чаще всего исполнение таких документов предполагает участие нескольких работников. Также усложняется процесс контроля исполнения документа и возникает вопрос о помещении документа в определенное дело.
Поэтому При составлении многочисленных информационно-справочных документов рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно предполагают сложную структуру, и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан лишь вид документа без раскрытия его содержания.
Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать его с Изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Также возможно Составление документа без мотивировки и обоснования, например, заявление о приеме на работу. Каждая новая мысль документа должна начинаться с нового абзаца, состоящего из Двух-трех предложений.
Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) С нумерацией арабскими цифрами.
После составления текста документа формулируется его Заголовок.
Заголовок - это обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа.
Заголовок чаще всего отвечает на Вопрос "о чем?", "о ком?", согласуется с названием вида документа и имеет вид отглагольного существительного ("О предоставлении"; "Об открытии").
В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос "кого?", "чего?" ("Правила внутреннего трудового распорядка").
В объемных документах допускается появление подзаголовков. Наличие заголовка дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию.
Если документ предполагает Наличие приложения (приложений), в его тексте должна быть Отметка об этом. В качестве приложений могут выступать любые документы (инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы и т. д.)
В правом верхнем углу документа--приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу они являются (Вид, дата и регистрационный номер основного документа).
Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением Реквизитов.
Кроме того, Могут быть использованы и бланки конкретных видов документов (приказ, акт и др.). Название службы кадров указывается обычно на внутренних документах (протоколах, докладных, объяснительных записках).
Обязательным реквизитом любого документа является Дата.
Дат может быть несколько:
Ь составления,
Ь согласования,
Ь подписания или утверждения, исполнения и др.
Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных - допускается использование словесно-цифрового способа (05 марта 2005 г.).
Рядом с датой в бланке документа обычно предусмотрено место для Регистрационного номера, представляющего из себя цифровое или буквенно-цифровое обозначение (Приказ № 8 л/с). Кроме того, регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ и т. д.
Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеют Визы согласования. Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты:
При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой "Замечания прилагаются". Такие дополнения и замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу. Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа, на внешних - ниже подписи или на левом поле последнего листа экземпляра копии, остающейся на предприятии. Работники кадровой службы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. Список таких должностных лиц составляется на усмотрение руководства, чаще всего это работники юридической службы, бухгалтерии и непосредственные руководители. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.
Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу - Подпись Компетентного должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией - членами комиссии. Реквизит "подпись" включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии. Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя Наименование предприятия. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне.
Заверяет подлинность подписи ответственного лица Печать предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных).
Некоторые документы кроме подписания требуют своего Утверждения. Это положение предусматривается в нормативных актах предприятия. Утверждение документа может происходить с помощью специально изданного документа (приказ, протокол и др.) или грифом утверждения, оформленным компетентным должностным лицом.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО "Зенит"
Подпись. А. К. Фролов.
20.04.2004
УТВЕРЖДЕН
Приказом по основной деятельности
20.04.2004 № 34
Гриф утверждения располагается в правой верхней части документа. Слово "утвержден" согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция - утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек.
На некоторых документах предусмотрено Проставление резолюции компетентного должностного лица.
Резолюция - это как бы маленький документ, закрепляющий распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция включает в себя текст, подпись и дату. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции указан исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Резолюция часто является основание взятия документа на контроль.
После исполнения документа на нем проставляется соответствующая Отметка. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается Количество изготовленных экземпляров. Если документы имеют Гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т. д.).
Большинство документов изготавливается на бумаге форматом А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля.
Похожие статьи
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Как и любое другое направление деятельности, Работа кадровой службы обязательно документируется . § Составление, оформление документов, § работа с ними и...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Функции кадровой службы предприятия - Кадровые службы и их функции
Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является документирование трудовых...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Документационное обеспечение управления персоналом
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
1. Руководитель, рассматривая документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные...
-
В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3) 01- государственный герб РФ; 02-...
-
Каждое предприятие в процессе своего создания и дальнейшей работы сталкивается с решением различных кадровых вопросов. Для этого на предприятии создается...
-
Состав реквизитов документов (ГОСТ Р 6. 30 - 2003) В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер...
-
Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства
Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости...
-
Характеристика реквизитов - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация
Все действия с документом во время его прохождения в организации сопровождаются проставлением определенных реквизитов. Делопроизводственные (служебные)...
-
Документом, в котором закреплен факт установления, изменения или прекращения обязательства и юридическим фактом, являющийся основанием для возникновения,...
-
Оформление в документах написания чисел - Исходные понятия делопроизводства
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания. При написании...
-
Оформление дел - это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными процедурами. Оформление дел начинается с момента заведения их в...
-
Нумерация страниц в документах, Способы оформления дат - Исходные понятия делопроизводства
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой,...
-
На современном этапе развития общества, практически каждое предприятие, имеет собственную кадровую службу, которая занимается подбором, обучением...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Государственная регистрация создаваемого предприятия осуществляется федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в порядке, установленном...
-
Виды кадровых документов - Кадровая документация
Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документы...
-
Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного...
-
Печати и штампы Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с...
-
Реквизит -- специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление Различают постоянные и...
-
Телефонограммой передаются несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т. п., указания от имени должностного лица....
-
Состав кадровой документации Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии: 1....
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в...
-
ДОКУМЕНТЫ, УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА НА ХРАНЕНИЕ - Деятельность предприятия "Детский мир"
Остановимся на заключении договора. Товарный склад и поклажедатель, передающий на хранение товары, заключают договор, письменная форма которого считается...
-
Сущность и основные понятия кадровой политики Под политикой организации, как правило, понимается система правил, в соответствии с которой действуют люди,...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Документооборот - Жизненный цикл документа
Документооборот (электронный Документооборот ) - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их...
-
Классификация документов в пределах архива предприятия - Архив предприятия
Определение хронологических границ фонда. Группировка дел и схемы систематизации архивного фонда. Классификация документов в пределах архива предприятия...
-
Разработка бланков документов - Документирование управленческой деятельности
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его...
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Общая характеристика организации Центр детско-юношеского творчества г. Слободзея является Муниципальным образовательным учреждением дополнительного...
-
Классификация кадровых документов - Кадровое делопроизводство
Трудовые отношения работника и работодателя регулируются ТК РФ. Для оформления (документирования) трудовых отношений предназначена кадровая документация....
-
Оформление в документах знаков препинания и символов - Исходные понятия делопроизводства
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за...
Правила оформления кадровых документов - Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база