ВИСНОВКИ - Процес створення документу

Отже, проаналізувавши усе вищевикладене, можна зробити наступні висновки та узагальнення:

Документ - це матеріальний об'єкт, на якому зафіксована інформація для збереження та передавання її в часі та просторі.

Визначення загального значення поняття "документ" є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

Слово походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити), від якого походять також слова доцент (docent) і доктор (doctor). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

За довгий історичний період розвитку значення поняття "документ" постійно змінюється. І до нашого часу приймається визначення, то даючи йому найширшого сенсу, звужує його поняття до одного якого небуть виду документа.

Тому, користуючись поняттям документ, необхідно кожний раз уточняти, яке саме значення в нього вкладене, для рішення теоретичних та практичних задач.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

Створення документа - один з найважливіших етапів його опрацювання. Правильний підхід до виконання цього етапу полегшує створення документа та його подальше опрацювання.

Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв. В

Важливим методологічним принципом організації автоматизованої обробки інформації є машинне формування первинних даних з одночасним формуванням їх на машинному носії.

До організації процесу документування первинної облікової інформації ставляться такі вимоги: повна реєстрація всієї зібраної первинної облікової інформації; документування всієї зареєстрованої первинної облікової інформації; належне оформлення носія, який надає йому сили юридичного виправдального документа; правильність і вірогідність зареєстрованої в документі первинної інформації; можливість перевірки в установленому порядку виконання зазначених щойно вимог. З погляду цих вимог дуже важливими є подальші характеристики процесу документування первинної облікової інформації - властивості носія, використовуваного як первинний документ, умови реєстрації первинної інформації в документі, умови формування та передавання первинного документа, склад його інформації.

У комплексі автоматизованого документування та підготовки первинної інформації за допомогою програмного забезпечення досягається виконання заданої послідовності документування первинної облікової інформації, передавання інформації за маршрутом документування, забезпечення засобами контролю й збереження цілості документованої інформації, формування машиночитаних первинних документів, які передаються на обробку й зберігання, а також, у разі потреби - відображення інформації, яка документується в людиночитаній формі.

Умови передавання первинного документа мають забезпечувати незмінність (збереження) інформації в процесі її проходження за маршрутом формування, а також фізичну цілість об'єкта передавання. Об'єктом передавання є окремий документ або сукупність документів, що передаються як одне ціле. Спосіб реалізації цих умов залежить від типу носія та об'єкта передавання.

Похожие статьи




ВИСНОВКИ - Процес створення документу

Предыдущая | Следующая