ТЕОРЕТИЧНО-МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ДОСЛІДЖЕННЯ ПОЧАТКОВОЇ ДИФЕРЕНЦІАЦІЇ ЗНАНЬ ПРО ДОКУМЕНТ, Історія виникнення документа, його генезис - Процес створення документу

Історія виникнення документа, його генезис

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації.

Діяльність управлінських працівників пов'язана з діловодством - створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обгрунтованих управлінських рішень [12, с. 44].

Діловодство - це діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації роботи з ними.

Основними функціями документів є інформаційна, соціальна, комунікаційна, культурна, облікова, правова, джерело історії тощо.

Рис. 1.1. Основні функції документів діловодства

Документ - це інформація, яка використовується в управлінні та обов'язково фіксується матеріальними носіями.

Документ - це матеріальний об'єкт, на якому зафіксована інформація для збереження та передавання її в часі та просторі.

Визначення загального значення поняття "документ" є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

Слово походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити), від якого походять також слова доцент (docent) і доктор (doctor). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело [20, с. 40].

Для визначення місця поняття "документ" у термінологічній системі гуманітарних наук важливе значення має порівняння того його значення, що сформувалося в документаційно-інформаційній науці, з розумінням поняття "історичне джерело" та місцем документа в класифікації історичних джерел.

Існують також різні визначення і тлумачення поняття "історичне джерело". Найширшим за обсягом поняття є визначення, яке називають "гносеологічним": "будь-яке явище, що його можна використовувати для пізнання минулого людського суспільства". Це значення може бути співвіднесено з поняттям "джерело інформації": історичне джерело - це таке джерело інформації, що може бути використане для одержання інформації про минуле людського суспільства. Як відомо, джерело, в якому інформація зафіксована на матеріальному (субстанціальному) носії, називають документальним джерелом інформації, або документом, на відміну від недокументальних джерел, де інформація передається без фіксації її на матеріальному носії. Якщо прийняти вказане визначення "історичного джерела", то всі історичні джерела можна поділити передусім на документальні (тобто документи) і недокументальні. Поняття "документ" у даному випадку застосовується в його найширшому значенні (Документ І) і виявляється вужчим за поняття "історичне джерело", оскільки існують ще недокументальні історичні джерела. З іншого боку, поняття Документ І ширше, ніж "історичне джерело", бо за змістом інформації, що передається, документи можуть містити не тільки відомості про минуле людського суспільства.

У даному значенні поняття "історичне джерело", так само, як і Документ І, охоплює, крім традиційних джерел інформації, ще й природні об'єкти (географічне середовище, представників рослинного і тваринного світу), обмежуючи їх тими, що вплинули на історію людства або відчули на собі вплив людини. Так, Л. М. Пушкарьов зазначав: "усі зміни, що зробила людина в географічному середовищі, є справжнім історичним джерелом, бо вони створені людьми, суспільством".

Ще більш розширює поняття "історичного джерела" C. О. Шмідт, який пише: "всі джерела історичної інформації можна поділити на два класи: історичні джерела, які є результатом цілеспрямованої суспільної діяльності людей; джерела, які існують незалежно від цієї діяльності". До останніх він відносить "природно-географічне середовище" [7, с. 44].

Поняття Документ І може охопити все розмаїття історичних джерел, у яких інформація зафіксована на матеріальному (субстанціальному) носієві. До них належать: природні об'єкти (ландшафт, представники тваринного і рослинного світу); об'єкти "другої природи", створені людиною (продукти її праці, предмети побуту, архітектурні пам'ятки і т. п.), які зазвичай називають речовинними (точніше - речовими) або археологічними джерелами; образотворчі й писемні джерела, кінофотодокументи і, нарешті, машиночитані документи. Загальною рисою всіх перелічених джерел є фіксованість інформації на матеріальному носії, тому всі перелічені групи джерел можна назвати "документальними", оскільки вони відповідають поняттю Документ І.

Застосування терміна "документ" у значенні "історичне джерело" мало місце в період становлення історичної науки. Зокрема, В. М. Татищев використав термін "документ" як узагальнюючий для позначення писемних джерел і протиставлення їх "легенді" - "усному переказу".

У подальшому розвитку історичної науки в Росії пропонувалися різні схеми класифікації історичних джерел, але увага приділялася передусім характеристиці й використанню в історичних дослідженнях писемних джерел, що можна прослідкувати за монографією Л. М. Пушкарьова.

Будь-який предмет, що має відношення до значення Документа ІІ, може розглядатися як історичне джерело при даному підході, оскільки "є продуктом труда, відображає суб'єктивне, притаманне людині, її потреби, її особливості, її свідомість. В історичному джерелі як продукті праці об'єкт суб'єктивований, а суб'єкт об'єктивований".

У цьому значенні історичні джерела теж можуть бути документальними (у значенні Документа ІІ) і недокументальними (етнографічні, лінгвістичні, усні і т. п.). Усі вони є результатом існування людського суспільства, тільки в недокументальних джерелах безпосереднім носієм, "передавачем" інформації, є сама людина, а не створені нею матеріальні об'єкти-документи.

Підрозділами документальних історичних джерел у цьому значенні є такі: речові джерела, образотворчі тривимірні джерела і документи із записаною інформацією. До речових історичних джерел належатимуть документи, які становлять уречевлений результат людської праці або предмет праці, що початково не призначався для передавання інформації (у тому числі історичної). При включенні до процесу історичного пізнання такий документ починає виконувати нову суспільну функцію - джерела історичного пізнання. При цьому він представляє вже не тільки і не стільки самого себе, скільки певні історичні факти, суспільні відносини, що вплинули на його створення чи застосування людиною. Як зазначав Г. М. Іванов, таке історичне джерело "представляє такий зміст, який відрізняється від його змісту як речовинного субстрату". Здатність представляти не самого себе, а певне значення, яке не збігається з матеріальним субстратом даного предмета, притаманна будь-якому знаку. Тому можна зробити висновок, що речове історичне джерело набуває якості знаковості, семіотичності, на відміну від інших речових документів, не включених до процесу історичного пізнання [16, с. 7].

Наявність семантичної інформації, закладеної в матеріальний об'єкт від початку його створення, вирізняє значення Документа ІІІ. До Документа ІІІ не належать речові об'єкти, які первісно не містили знакової, тобто семіотичної і семантичної, інформації. Якщо за документ визнавати значення Документа ІІІ, то до документальних історичних джерел належатимуть, крім документів із записаною інформацією, ще образотворчі тривимірні документи.

У концепції Б. C. Ілізарова поняття "документ" є узагальнюючим для історичних джерел у значенні Документа ІV. Таке розуміння Документа є на даний час найбільш вживаним у документаційно-інформаційній науці. Саме в такому значенні Б. C. Ілізаров використовує термін-словосполучення "документальне історичне джерело", уточнюючи лише, що "історик, через специфіку свого об'єкта дослідження, частіше за все має справу з документом, котрий уже давно втратив свої безпосередні соціальні функції. Для цілей історичного дослідження, а в більш широкому плані - для цілей пізнання минулого в усіх його аспектах, використовується документальне історичне джерело в якісно новому стані - як носій соціальної ретроспективної інформації" [23, с. 51].

Певні обмеження обсягу поняття "документ", що трактується як запис інформації, запропонував C. Г. Кулешов. Він вважає, що документ - це "запис інформації, який відповідає характеристикам певного жанру і зафіксований на матеріальному носії, основна функція якого - збереження та передавання інформації у просторі та часі". Саме такий документ, на його думку, повинен розглядатися як історичне джерело. З обсягу поняття "документ" у такому розумінні вилучаються "історичні об'єкти з написами, як монети, пряслиця, зброя, посуд та ін.", а також "немобільні епіграфічні пам'ятки (стели, написи на скелях, статуях, саркофагах, гробницях, стінах храмів і т. д.)". Одночасно була запропонована оригінальна класифікація історичних джерел за знаковою характеристикою інформації, в якій усі історичні джерела поділяються на два класи - мовні і немовні, а мовні - на аудитивні (усна мова, усна творчість), речовинно-знакові (так зване "предметне письмо"), жестові (мова жестів) і графічні. Останні поділяються на два види: писемні (піктографічне і умовно-графічне письмо) та штучно-мовні (зі знаками штучних мов - математики, хімії, картографії, нот, шахів та ін.). Немовні джерела поділяються на аудитивні (запис музики, шумів), зображувальні (скульптура, живопис, фотографії і т. п.) і знаково-символьні. Серед останніх - знаково-речовинні (предмет як знак певної події або статусу людини) і знаково-емблемні (емблеми геральдичні, військові, торговельні тощо). Документ при цьому розуміється як джерело мовної графічної інформації, а також, частково, немовної - аудитивної та зображувальної.

Для характеристики поняття Документа V необхідно спочатку звернутися до проблеми поділу всіх історичних джерел на "залишки" і "перекази" (або "традицію"). У методологічній історичній літературі ця проблема є однією з найскладніших.

Класифікація історичних джерел, запропонована Л. М. Пушкарьовим, в основному дістала схвалення сучасників, але поділ на документальні й оповідні джерела викликав критичні зауваження, оскільки тут була зауважена схожість із критикованим самим Пушкарьовим поділом на "залишки" факту і "перекази" про нього [1, с. 25].

Указане п'яте значення поняття "документ" - Документ V - залишилося дискусійним, не затвердженим офіційно.

При виділенні "документальних" (у цьому значенні) джерел іноді подавалися синоніми цього терміноелемента, як, наприклад, "діловодні" (зокрема, у Л. М. Пушкарьова) або "актові" (наприклад, у В. І. Стрельського). Разом з тим і діловодні, і, особливо, актові джерела розглядалися іншими авторами як самостійні категорії, за якими (і тільки за ними) слід було б, на їхню думку, закріпити термін "документ".

Зокрема, ще О. C. Лаппо-Данилевський зазначив, що поняття "документ" надалі набуває конкретизації, якщо пов'язувати його з певним змістом, особливо діловим. У такому значенні документом називається, наприклад, папір, що стосується фактичної діяльності якоїсь установи або особи. "Сюди можна віднести, наприклад, ділові листи, росписи і описи майна і тому подібні документи, які не мають засвідчення". "У менш широкому і більш визначеному значенні під документом слід розуміти історичний залишок із нормативним, зокрема правовим, змістом, причому він втілюється зазвичай у писемну форму, яка його закріплює".

Отже, бачимо тут подальшу конкретизацію і звуження значення поняття "документ" до запису, що містить відомості про юридичні факти: акти, угоди, рішення, договори, установлення влади. Це значення позначимо як Документ VІ.

Джерелами, що містять відомості про будь-який юридичний факт, характеризує М. М. Тихомиров "акти", які протиставляються "оповідним джерелам". Поняття "акти" в даному використанні збігається з шостим значенням поняття "документ".

Отже, поняття "документ" є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, слугуючих об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній сфері знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності - бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначнісь, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документон-комунікаційної сфери.

Основними видами фіксаційної основи є: паперова, фотоплівка, магнітна стрічка, диск тощо.

Класифікують документи за напрямами діяльності, походженням, призначенням, місцем складання, ступенем оригінальності, термінами зберігання, розголошенням тощо [27, с. 55].

Основними групами документів є: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Основні групи документів діловодства

Сучасний етап характеризується активізацією вивчення документа всіма науками, де він виступає головним або одним з об'єктів дослідження. У результаті це привело до формування теорії документа й документної діяльності, становленню діловодства як метанауки.

Діловодство як наукова дисципліна тісно пов'язане з книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою та ін.

Діловодство пов'язане з історичною наукою. Поява тих або інших документів, не говорячи вже про системи документації, безпосередньо пов'язане з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів і систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури й т. д. З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, у свою чергу, впливають на ті або інші сторони суспільного розвитку.

Діловодство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень і в цій своїй якості тісно примикає до джерелознавства - однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику й техніку історичних джерел. Діловодство також вивчає форму документа, структуру й властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи в джерелознавстві звичайно виділяються в самостійний розділ [60, с. 55].

Чим вище рівень узагальнення в теоретичних основах до трактування поняття "документ", тим більшим буде коло галузей знань, які входять у діловодство. Посилення зв'язків між галузями знань, які вивчають різні носії інформації, є обопільно корисним.

Особливо тісний зв'язок діловодства з бібліографо-, бібліотеко-, книго-, а також архівознавством. Сюди ж входить інформатика, особливо та її частина, що вивчає документну інформацію, створену за допомогою комп'ютерної техніки на дискретних носіях. Загальним для них є те, що ці дисципліни оперують документами як об'єктами, створеними спеціально для зберігання й передачі інформації.

Із книгознавством діловодство зближають інформаційна, соціальна сутність об'єктів дослідження - документа й книги; багато в чому однакові цілі й функції; папір як загальний матеріальний носій інформації; письмо як однаковий спосіб передачі інформації. Причому з розвитком комп'ютерних технологій відбувається подальше зближення документа й книги, які однаково можуть бути представлені в електронному варіанті.

За цілями і об'єктом вивчення діловодство тісно пов'язане з архівознавством. Їх поєднує загальне завдання - формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації. Діловодство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, тому що чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішніше буде робота архівів по зберіганню й використанню документних багатств.

Діловодство взаємозалежне із правознавством, насамперед з такими його галузями, як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У діловодстві широко використовуються досягнення правової науки: додання юридичної сили документам, правові способи введення їх у дію, класифікація правових актів і т. д. Одним з об'єктів вивчення в діловодстві є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності не можуть обійтися без знання основ діловодства, документаційного забезпечення управління. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного перекручування документованої інформації й так далі з метою розкриття й розслідування підробок.

Діловодство пов'язане з економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їхньої економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових і матеріальних ресурсів на створення й обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудозатрат і т. д. У число систем документації, досліджуваних діловодством, входять і такі спеціальні системи, що безпосередньо відбивають економічну сферу життя й діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова [64, с. 90].

Традиційно міцними є взаємозв'язок і взаємодія між діловодством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відбиття й функції управління, і його організація. У свою чергу, раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконалюванню управлінської діяльності, підвищенню її ефективності. Поява й успішний розвиток нової наукової дисципліни - інформаційного менеджменту - ще сильніше зблизило дослідження управлінських і документних проблем, тому що більша частина управлінської інформації фіксується в документах.

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування в процесі управлінських рішень. Електронне діловодство - це діловодство, при якому документи створюються з використанням комп'ютерної техніки та спеціалізованого програмного забезпечення.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.

Документ (з лат. - повчальний приклад або спосіб доказу) - це текст чи зображення, що має інформаційне значення, це зафіксована різним способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. За способом фіксування інформації розрізняють документи на паперових носіях, на фотоплівці, на магнітних та перфострічках, на дисках та дискетах, на оптичних носіях [77, с. 11].

Сукупність оформлених за певними правилами документів, що використовуються в управлінській діяльності, називається управлінською документацією.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення інформації, що в ньому міститься, до предмету чи напряму діяльності. Виділяють такі ознаки класифікацій тексту документів:

1) за походженням (застосована в цьому посібнику):

Офіційні - створюються організацією чи юридичною особою і оформляються в установленому порядку. Серед офіційних документів за призначенням виділяють наступні види документів:

    - організаційні, - розпорядчі, - колегіальних органів, - з господарської діяльності, - обліково-фінансові, - інформаційно-довідкові, 2) по особовому складу; - особисті офіційні - частина офіційних документів, що засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містить інші відомості біографічного характеру; - приватні - створюються особою поза сферою її службової діяльності та виконання суспільних обов'язків; 3) за стадіями створення:
      - чернетки - рукописні або машинописні документи, що відображають роботу автора над текстом, - оригінали - документи, в яких відомості про автора, час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа - це перший і єдиний його примірник, - копії - документи, що відтворюють інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або їх частину. В юридичному відношенні оригінал та копія рівноцінні;
    4) за формою:
      - індивідуальні - створюються в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської проблеми, - типові - відображають документування однотипних питань і складаються за однаковими зразками;
    5) за надходженням:
      - внутрішні, - зовнішні;
    6) за напрямом:
      - вхідні, - вихідні;
    7) за спеціалізацією:
      - загальні, - з адміністративних питань, - з фінансових питань, - з комерційних питань і т. д.;
    8) за секретністю:
      - несекретні, - ДСК (для службового користування), - секретні, - цілком секретні;
    9) за джерелом виникнення:
      - вторинні, - первинні;
    10) за технікою відтворення:
      - рукописні, - відтворені будь-яким механічним способом;
    11) за строком зберігання:
      - постійного зберігання, - тривалого зберігання (понад 10 р.), - тимчасового зберігання (до 10 р.);
    12) за терміном виконання:
      - звичайні безстрокові, - термінові, - дуже термінові [91, с. 43].

Діяльність зі створення документів (документування) та організація роботи з ними називається діловодством (справочинством). Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук та зберігання документів у процесі діловодства.

Похожие статьи




ТЕОРЕТИЧНО-МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ДОСЛІДЖЕННЯ ПОЧАТКОВОЇ ДИФЕРЕНЦІАЦІЇ ЗНАНЬ ПРО ДОКУМЕНТ, Історія виникнення документа, його генезис - Процес створення документу

Предыдущая | Следующая