Жизненный цикл документа - Жизненный цикл документа
Жизненный Цикл Документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.
Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):
- -документы создаются; -рецензируются и исправляются; -формально или неформально утверждаются; -распространяются или публикуются для более широкой аудитории; -выполняют свою основную функцию и попадают в архив; -при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.
Делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:
- -прием и первичная обработка; -предварительное рассмотрение и распределение; -регистрация документов; -направление на исполнение и исполнение документов; -оформление и удостоверение документов;
Отправка.
Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов.
Документ, Документированная Информация - материальный носитель с зафиксированной на нем каким-либо способом информацией, представляющей собой текст, звукозапись, изображение и (или) их сочетание, и предназначенный для передачи информации во времени и в пространстве.
Документ, как правило, имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать. По способу представления документы делятся на электронные документы и документы на бумажных носителей.
Документы бывают:
- 1. Электронный документ 2. Входящий документ 3. Исходящий документ 4. Внутренний документ 1. Электронный документ.
Электронный Документ -- любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации и сохраненная на машинном носителе. Электронный документ в системе электронного документооборота состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки -- формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (наименование документа, автор, дата создания, корреспондент и т. д.)
Электронный Документ содержит информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel или сообщение в формате электронной почты Internet и т. д.. Файлы документов могут не содержать внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или, наоборот, быть структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML).
По сравнению со своим бумажным аналогом, электронный документ обладает рядом бесспорных преимуществ, таких как долговечность, простота редактирования и прочей работы с ним, а также возможность поиска по ключевым словам и удобство в использовании в автоматизированных системах управления предприятием.
В настоящее время существуют различные форматы электронных документов, наиболее распространенным из которых является платформнонезависимый ODF стандарта ИСО 26300.
Особый тип документов представляют собой записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как электронные формы Microsoft Exchange или документы 1С. Подобный документ, в отличие от обычного электронного документа, не представлен в виде отдельного файла, а является целостной единицей информации, которая имеет уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. К этой группе документов можно отнести отчеты, порождаемые в результате работы прикладных ИС. Такие документы динамически формируются из записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать подобный документ прекращает свое существование в информационной системе в качестве единого объекта -- он "живет" только в рамках определенного приложения, поэтому, например, для передачи в другое подразделение его следует преобразовать в документ иного типа.
2. Входящий документ.
Входящий Документ, Поступивший Документ - официальный документ, поступивший в организацию.
Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие в сроки, установленные нормативными актами, либо указанные непосредственно во входящем документе.
3. Исходящий документ.
Исходящий Документ, Отправляемый Документ - официальный документ, отправляемый из организации.
Исходящие документы чаще всего являются ответом организации на входящие документы, либо готовятся на основе внутренних документов организации. Некоторые исходящие документы могут требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).
Входящий Документ, Поступивший Документ - официальный документ, поступивший в организацию.
Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие в сроки, установленные нормативными актами, либо указанные непосредственно во входящем документе.
4. Внутренний документ.
Внутренний Документ - официальный документ, не выходящий за пределы организации, в которой он был подготовлен.
Внутренние документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Также к документам внутреннего документооборота относятся протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) и т. д.
Похожие статьи
-
Фазы проектного цикла - Жизненный цикл проекта
Обычно жизненный цикл проекта разделяют на фазы, фазы в свою очередь делят на стадии, ну а стадии - на этапы. Нужно помнить о том, что в зависимости от...
-
Документооборот - Жизненный цикл документа
Документооборот (электронный Документооборот ) - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их...
-
Жизненный цикл проекта, Понятие и сущность жизненного цикла проекта - Жизненный цикл проекта
Понятие и сущность жизненного цикла проекта Анализируя такой важный параметр проекта как период или время реализации проекта, следует отметить, что с...
-
Заключение, Список литературы - Жизненный цикл организаций, его специфика для разномасштабных фирм
В данной работе были рассмотрены концепции, этапы и методика анализа жизненного цикла организации. Был проведен исторический обзор зарубежных моделей...
-
Концепции жизненного цикла организации представляют собой один из важнейших элементов теории организации, так как именно они являются тем каркасом...
-
Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и в конце концов прекращают свое существование. Немногие из них существуют...
-
Жизненные стадии и циклы организации - Анализ функционирования организации
Согласно органическому подходу к управлению функционирование организации по шкале времени может быть представлено в терминах жизненного цикла,...
-
Фазы жизненного цикла проекта и его участники Полная совокупность различных стадий развития проекта образуют жизненный цикл проекта. Начало жизненного...
-
Введение - Жизненный цикл проекта
Проект цикл жизненный Реальное использование концепции так называемого проектного управления (управления проектами, ProjectManagement) началось около 18...
-
Заключение - Жизненный цикл проекта
Резюмируя вышеизложенное, мы можем сделать следующие выводы. Истоки управлениями проектами уходят в глубь истории. Однако зарождение управления проектами...
-
Участники проекта - Жизненный цикл проекта
Участники проекта - неотъемлемая часть проекта, без которой его реализация невозможна. Перечень участников проекта не всегда одинаков, это связано с тем,...
-
Жизненный цикл инновационного проекта - Инновационный проект. Основные понятия
Разработка инновационного проекта - длительный, дорогостоящий и очень рискованный процесс. Любой проект от возникновения идеи до полного своего...
-
Модели жизненного цикла информационных систем - Информационные технологии в менеджменте
Под моделью ЖЦ понимается структура, определяющая последовательность выполнения и взаимосвязи процессов, действий и задач, выполняемых на протяжении ЖЦ....
-
Жизненный цикл рисковой ситуации и цикл управления рисками стратегического развития ОАО "РЖД" Теория управление рисками -- область научного управления,...
-
Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным...
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
В своей концепции И. Адизес исходит из утверждения о существовании 10 стадий развития предприятия, различающихся по многим показателям, начиная от...
-
Время от времени любые организации, даже наиболее успешные, вынуждены приостанавливать свой бег, чтобы взглянуть на себя со стороны, оценить сложившуюся...
-
Движение документов и дел Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они...
-
Конфиденциальные документы, создаваемые в организации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата Л4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210...
-
В данной части рассмотрено влияние стадий ЖЦО организации на показатель ее совокупной акционерной доходности. Для того, чтобы это сопоставить определены...
-
ВИДЫ ПЛОСКОСТОПИЯ - Жизненный цикл организации
Определение плоскостопия Стопа выполняет опорную и рессорную функцию, опираясь на площадь опоры пяточной костью и головками плюсневых костей. Кости...
-
Цель и стратегия проекта - Жизненный цикл проекта
Проект обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей, составляющих иерархическую структуру. Цель каждой части проекта должна быть...
-
Сущность и основные особенности проекта - Жизненный цикл проекта
Проекты могут быть совершенно разными. Один проект может содержать 100 задач, в то время как другой - 10000 задач. Для одного проекта достаточно всего...
-
Фирмы "живут" от нескольких дней до нескольких десятков и даже сотен лет. Но следует заметить, что большая часть фирм имеет короткую продолжительность...
-
Жизненный цикл инноваций - Инновационный менеджмент предприятия
Жизненный цикл инновации представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов и стадий создания новшества. Жизненный цикл инновации определяется как...
-
Когда организация заняла уже определенное положение на рынке, то уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями управления, а...
-
Разработка бланков документов - Документирование управленческой деятельности
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его...
-
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных...
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Ценности, такие как: честность, доверие, обязательство и т. д., каждый человек воспринимает по-своему. Поэтому очень важно прояснить в коллективе единое...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Лечение плоскостопия - Жизненный цикл организации
С помощью консервативного лечения невозможно устранить уже имеющуюся деформацию стоп при плоскостопии. Полное излечение плоскостопия возможно только в...
-
Вальгусная деформация ног. - Жизненный цикл организации
О вальгусном (Х-образом) искривлении ног можно говорить тогда, когда расстояние между внутренними лодыжками при плотно сжатых и выпрямленных коленях...
Жизненный цикл документа - Жизненный цикл документа