Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства - Диференціація управлінських документів в установі

Документознавство ставиться до розряду молодих наук, воно ще остаточно не сформувалося як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ. Ця наука виникла не відразу, - пройшла у своєму розвитку кілька етапів.

Слово походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити), від якого походять також слова доцент (docent) і доктор (doctor). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

За тлумаченням "Оксфордського словника" "документ" - це текст чи зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови "документ" - це доказ, підтвердження факту. Вперше в цьому значенні слово "документ" використали Цезар та Цицерон. У значенні письмового свідоцтва слово "документ" вживалося від середньовіччя до ХІХ століття. З латинської мови воно дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміну бельгійським вченим, основоположником документації - науки про сукупність документів у галузі практичної діяльності - Полем Отле (1864-1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається "Трактат про документацію". Він пропонував назвати науку, що вивчає документну діяльність, бібліологією або документологією, що було пов'язане з ототожненням книги і документа.

Досить глибоке дослідження походження терміна "документ" й подальшого розвитку його значень провів польський вчений Анджей Сускі. На його думку, корені цього слова слід шукати в індоєвропейській прамові, яка існувала, приблизно за дві тисячі років до н. е. Слово "dek" у цій мові означало жест протягнутих рук, пов'язаний із передаванням, прийманням або одержанням чогось.

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):

    -ДСТУ 2392-94: "Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності"; -ДСТУ 3017-95: "Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі"; -ДСТУ 2732:2004: "Документ - матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі".

У статті 27 Закону України "Про інформацію" говориться, що "Документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві".

Згодом у процесі диференціації в якості самостійних наукових дисциплін виділилися теорія класифікації документів, теорія документних потоків, теорія індексування й реферування.

Очевидно, що документ виник, майже, одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу.

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів.

В Стародавньому Єгипті інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату - фараонів усіх династій.

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н. е.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході були тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснився. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі перейшла на папір, як основний матеріал для виготовлення документів.

З удосконаленням виробництва і розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою - перфоратора.

У сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка.

Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці - протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп'ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування - у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцу.

Входять у практику діло ведення і документи - голограми. Голограма - документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об'ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Отже, документ - матеріальний об'єкт із інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення дано за ДСТУ 3017-95).

Розподіл праці в управлінні зумовлює наявність відособлених видів діяльності - функцій управління. У процесі виконання кожної з них створюють систему документації. Система документації - це взаємопов'язані і взаємозумовлені документи, які відображають результати документування, здійснюваного на основі правових норм (способів), форм в процесі реалізації функцій державних, суспільних систем управління.

Загальні функції управління: планування, організація, координація, контроль тощо - властиві всім органам управління.

Спеціальні функції: постачання, облік, фінансування - можуть бути реалізовані в органі управління повністю або частково.

Документування управлінської діяльності - це процеси створення управлінських документів.

Переважну частину управлінської інформації фіксують. Технічні засоби та новітні технології створення та опрацювння інформації, засоби телефонного й електронного зв'язку, копіювальна техніка, обладнання оперативного друку тощо виконують, по суті, значну частку робіт, пов'язаних з обробкою, передаванням, використанням і зберіганням інформаційних масивів. Документи, які забезпечують управлінські процеси, містять управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими,

Організаційно-розпорядча документація (ОРД) - це сукупність документів, які забезпечують організаційну функцію апарату управління.

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління.

За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітних органів управління система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною і унікальною системою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій.

Отже, галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної - для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповнюваність.

Кожний документ своїм видом (формою) і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв'язок з іншими управлінськими документами.

Сучасне управлінське документування стало результатом розвитку і самовдосконалення складної комунікативної системи за певний історичний період: зростання обсягу інформації про навколишнє середовище, поширення знань через неформальні канали їх передачі, фіксація необхідної інформації, виникнення писемності, створення документів, введення обмежень їх руху, організація управлінських документних масивів, створення діловодних органів, систематизація та уніфікація документації, автоматизація діловодства.

Ділове документування на сучасному етапі розвитку суспільства орієнтується на нові інформаційні технології (збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробка і передача за допомогою найновітніших технічних засобів),автоматизацію контролю виконання управлінських рішень, заміну паперового документа машинним носієм інформації. Водночас управлінський документ, незалежно від виду матеріального носія інформації, вимагає певної культури роботи над ними.

Ускладнення політичних, економічних, соціокультурних умов існування сучасного суспільства актуалізувало питання удосконалення управління, якісного оновлення його змісту, організаційної моделі, розроблення теоретичних і методичних аспектів її функціонування з урахуванням модерних особливостей буття соціуму. Важливою умовою успішного управління є встановлення, підтримка та розвиток стійких зв'язків між суб'єктами управлінської сфери соціальної діяльності, що забезпечується своєчасною, достовірною інформацією, інституційними механізмами влади. У реальній практиці - це зводиться до оперативного передавання інформації, координування її руху, аналітико-синтетичної переробки з метою ефективної реалізації управлінських завдань. До другої половини 1980-х років усвідомлюється той факт, що саме узагальнююче поняття документа найбільше адекватно відображає предмет професійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів, музеїв, книгарень і т. п. Цьому сприяло впровадження в професійну діяльність комп'ютерної техніки й машинописних носіїв інформації.

Подальший розвиток загальдокументальних підходів пов'язане з іменам Д. Ю. Теплова, А. В. Соколова, Ю. М. Столярова, ОЛ. Коршунова, у роботах яких поняття "документ" виступає як самостійна лексична одиниця.

Авторами найбільш фундаментальних робіт, присвячених аналізу поняття "документ", класифікації документів є: Ю. М. Столяров, Г. М. Швецова-Водка, З. М. Кулешов. З появою їхніх робіт у становленні й розвитку документознавства починається якісно новий етап. Проблеми документознавства здобувають міждисциплінарний характер.

На початку 1990-х років відчувається необхідність у створенні науки про документ або комплексу наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючої назви науки про документ починає використовуватися ряд назв: інформаційно-комунікаційна наука (А. В. Соколов), документаційно-інформаційна наука (Г. М. Шевцова-Водка). Ядро такого комплексу наук про документ становить бібліотеко-, бібліографо-, книго-, музеєзнавство й інформатика. Загальним для них є дослідження документа як об'єкта, створеного спеціально для передачі інформації.

Кожна із цих областей знаннь має свої спеціальні завдання, форми й методи роботи з документами, однак теорія й історія документа є загальними для них. До загальнотеоретичної проблематики ставиться насамперед функціональний аналіз документів, вивчення їхніх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованої в них інформації, питання класифікації й типологізації документів.

Отже, поняття "документ" є центральним та фундаментальним у системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Поняття "документ" широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна, або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності -- бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

Визначення загального значення поняття "документ" є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

Похожие статьи




Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства - Диференціація управлінських документів в установі

Предыдущая | Следующая