ЗДІЙСНЕННЯ АНАЛІЗУ ВХІДНОЇ (ЗОВНІШНЬОЇ ТА ВНУТУТРІШНЬОЇ) ТА ВИХІДНОЇ СЛУЖБОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ, ВИВЧЕННЯ ЇЇ ВИДІВ - Виконання управлінських функцій на підприємстві
Підприємство можна розглядати як інформаційний вузол, в якому сходяться зовнішні вхідні потоки інформації і циркулюють внутрішні потоки. Підприємства мають і формують свою власну внутрішню інформаційну середовище, в якому циркулюють потоки інформації. Застосування сучасних засобів обробки інформації (комп'ютерів і програмного забезпечення) дозволяє значно підвищити швидкість обробки постійно зростаючих потоків інформації. Проте слід зазначити, що головний економічний ефект застосування цих засобів полягає в підвищенні якості управління та якості основних виробничих процесів, а не прямий економії від прискорення обробки даних.
Управлінська діяльність в будь-якій організації заснована на переробці даних та підготовці вихідної інформації, що передбачає наявність технологій перетворення вихідних даних у результативну інформацію. Поява комп'ютерних технологій не просто змінило характер роботи дуже багатьох людей, якісно іншими стали виробничі відносини, підвищилися кваліфікаційні вимоги, розширилося коло вирішуваних завдань і виконуваних обов'язків. Але суть управління залишилася колишньою: керувати - значить приводити до успіху інших. Наводити до успіху з використанням нових, прогресивних технологій.
На даний момент у ПОП "Тернопільське" діє автоматизована система реєстрації документів.
Безумовно, можна працювати без розвинутої системи управління електронними документами (Суед). Такий варіант відсутній на ПОП "Тернопільське". В якості середовища поширення документів в даному випадку використовується програма Microsoft Outlook. З її допомогою пересилаються файли з документами, ця ж сама програма використовується і для пересилання необхідних зразків документів, одержуваних шляхом сканування, копіювання первинних паперових оригіналів.
" Робота в такій структурі не призводить до появи ряду проблем, пов'язаних з організацією документообігу.
- 1. Відсутність автоматизованих довідників. Огляду на те, що Microsoft Outlook застосовується тільки для пересилання електронних версій документів, відсутня можливість підключення будь-яких спеціалізованих довідників, що діють в єдиному полі організації. 2. Реєстрація документів проводитися вручну. Всі необхідні відомості про документи заносяться в будь-які таблиці або списки, оброблювані автоматизованими системами. 3. Маршрутизація документів автоматизована. Кожен документ направляється за маршрутом, вибирали чергову виконавцем.
Утруднено проведення контролю зав виконанням. Навряд чи доступною операцією ставати автоматизований контроль над своєчасним виконанням документа, якщо мова йде про пересилання документа за довільним маршрутом. Нагадати про документ у даній схемі можна тільки додатковим листом, відправленим також вручну.
На ПОП "Тернопільське" документи створюються за допомогою наступних програмних продуктів:
- - Office Microsoft; - 1С: Підприємство 7.7. Бухгалтерський облік; - Бізнес Пак; - Звіт 2002.
На підприємстві використовується операційна система Microsoft Windows 98, в даний час ця система застаріла, і не сумісна з новими програмними продуктами.
Передача документів здійснюється за допомогою наступних програмних засобів:
- - Internet Explorer; - Microsoft Outlook.
Архівація документів проводитися за допомогою таких програм як:
- - Win Zip; - Win Rar.
Доступ до системи мають наступні співробітники: генеральний директор, менеджер. Система не дозволяє налаштовувати маршрути проходження документів, можлива лише реєстрація. документи створюються за допомогою наступних програмних продуктів:
- - Office Microsoft 2010; - 1С: Підприємство 7.7. Бухгалтерський облік; - Бізнес Пак;
На підприємстві використовується операційна система Microsoft Windows 7. Передача документів здійснюється за допомогою наступних програмних засобів:
- - Internet Explorer; - Microsoft Outlook.
Архівація документів проводитися за допомогою таких програм як:
- - Win Zip; - Win Rar.
Доступ до системи мають наступні співробітники: директор, бухгалтера, агроном, юрист. Система дозволяє налаштовувати маршрути проходження документів, та можлива реєстрація.
Директор:
- - Бере участь в процесі узгодження вихідних і розпорядчих документів; - Бере участь у процесі затвердження вихідних і розпорядчих документів.
Документи надходять на підприємство наступними шляхами:
- - Факс; - Електронна пошта; - Кур'єри; - Пошта (прості та рекомендовані листи); - На електронних носіях (дискета, флеш карта).
Термін "факс" (лат. fax simile - зроби подібне) означає точне відтворення графічного оригіналу (документа, рукописи, підписи). Факсимільний апарат за допомогою факсимільного зв'язку передає або бере документальні факсимільні повідомлення.
Отримані паперові документи потім можуть піддаватися в офісі різній обробці, наприклад скануванню і копіюванню.
Копіювання здійснюється в офісах за допомогою так званих ксероксів (від лат. Xerox - сухий, антипод мокрих процесів копіювання фотографій) набуло масового характеру.
Електронна пошта використовує електронні методи підготовки, передачі та обробки отриманої кореспонденції за допомогою комп'ютерів.
Таким чином, електронна пошта є службою безпаперових поштових відносин і фактично є системою підготовки, збору, обробки, передачі документальних повідомлень по телефонних мереж та мереж передачі даних, до яких включено комп'ютери.
Прийом документів від кур'єрів і по звичайній пошті здійснюється менеджером, який передає їх генеральному директору для ознайомлення.
Потім відбувається поділ пошти на такі групи:
- - Документи реєструються менеджером; - Документи вимагають негайної відповіді; - Відповіді на запити замовників, постачальників, звіти.
В якості зовнішніх джерел інформації підприємства виступають держава, інформаційні центри та мережі, науково-дослідні організації, постачальники матеріалів, конкуренти, інфраструктура ринку тощо
Зовнішня ділове середовище-це сукупність економічних, політичних, інших суб'єктів, що діють за межами підприємства, і відносин між ними і підприємством.
Зовнішній потік інформації визначається взаємодією підприємства з економічними і політичними суб'єктами, які діють поза ним. Сюди відноситься взаємодія підприємства з клієнтами і конкурентами, як реальними, так і потенційними.
Внутрішній потік включає в себе інформацію, що описує відносини в колективі співробітників, а також знання, породжувані у виробництві.
Надходить з макрооточення підприємства інформація також утворює вхідні інформаційні потоки, але періодичність їх надходження, як правило пов'язана з якими-небудь змінами в зовнішній діловому середовищі (наприклад, зміни в чинному законодавстві або змінами умов постачання асортименту товарів, пропонованих постачальниками).
Вихідний інформаційний потік спрямовується підприємством в зовнішнє середовище і містить інформацію про свої виробничі можливості, виробленому товарі (реклама), матеріальних, енергетичних, кадрових і інформаційних потребах і т. д.
Інформаційна система підприємства фільтрує інформаційний потік і виділяє інформацію, необхідну (релевантну) для життєдіяльності підприємства, перетворюючи її в зручну для прийняття рішень форму.
Основними завданнями підприємства з формування інформаційних потоків є:
- - Формування адекватних інформаційних ресурсів для системи управління підприємством; - Оптимізація інформаційних потоків шляхом виключення дублювання інформації; - Ліквідація розриву між впровадженням інформаційних технологій і техніки та станом інформаційних ресурсів (їх формування і використання).
Розвиток інформаційних технологій та їх апаратно-програмного забезпечення створило умови еволюційного інформаційного насичення робочих місць в офісі. Ускладнення і посилення динаміки функціонування господарюючих об'єктів економіки викликають необхідність отримання та обробки безлічі потоків інформації з безлічі різних джерел. Усе більш явним стає теза: втрата інформації в організації (підприємства) - втрата ефективності та управління. Тому стратегічна мета, яка ставиться при побудові інформаційної системи, полягає у створенні умов для об'єднання всіх доступних підприємству потоків інформації.
Документообіг - це рух документів з моменту їх з будівлі або отримання до завершення виконання, відправлення адреси ту або передачі в архів, тобто регламентована сукупність взаємопов'язаних операцій, виконуваних над документом у суворо встановленому порядку, на певному робочому місці, починаючи від моменту виникнення документа і закінчуючи здачею його в архів.
Розглянемо основні типи документів, що використовуються в роботі підприємства з їх характеристиками. Типів документів, використовуваних у роботі підприємства, досить багато (на окремих підприємствах їх число доходить до 500-600). У той же час, з точки зору канцелярії основних видів документів буває дуже невелика кількість, а саме всього 3 види:
- - Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або на строк виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі. - Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад: запити у сторонні організації типу "Прошу надати довідку з питання... в строк до..."). - Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Такі, як накази керівництва підприємства, внутрішні документи (правила, статут, інструкції, тощо), які породжують вихідні.
Похожие статьи
-
Організаційна функція - Виконання управлінських функцій на підприємстві
На підприємстві працює ряд спеціалістів, які створюють, контролюють і запобігають виникненню негативних ситуацій щодо виконання плану. Вони виконують...
-
При проходженні практики мені було надано дуже багато інформації, але саму основну, яку я використовував була надана мені зі статуту підприємства,...
-
Управлінська функція - Виконання управлінських функцій на підприємстві
Функції управління (планування, організація, мотивація та контроль) мають дві загальні характеристики: всі вони потребують прийняття рішень, і для них...
-
Структура управління ПОП "Тернопільське" являє собою упорядковану сукупність взаємопов'язаних елементів системи, що визначає поділ праці і службових...
-
Виконавська функція - Виконання управлінських функцій на підприємстві
Визначення змісту робіт організації На підприємстві проводяться наступні роботи : - вирощування, збирання, закупівля, транспортування, зберігання,...
-
У наш час постає потреба в якісно підготовлених висококваліфікованих фахівцях, від яких значним чином залежить якісне документаційне забезпечення. Усі ці...
-
Досвід використання та впровадження інформаційних систем на українських підприємствах показує, що комп'ютерною підтримкою забезпечена діяльність низових...
-
Роль та значення сучасних інформаційних засобів для покращення системи управління на підприємстві Система управління (СУ) підприємства становить...
-
Під час проходження практики на підприємстві я виконував роботу дублера бухгалтер-економіста. Усьому, що стосується оборотних і необоротних активів,...
-
Свою переддипломну практику я проходив в селі Дворіччя, Теребовлянського району Тернопільської області. В цьому районі понад 75 сіл, але в половини з них...
-
Туристична фірма "САМ " - найбільший туроператор України. На дійсний момент фірма "САМ " - це розвинута мережа представництв, що працюють у Києві й...
-
Функція менеджменту - організація управління туристичним підприємством і виражає процес створення структури управління. Ця функція має два аспекти:...
-
Інформаційні системи управління - Інформація та комунікації в управлінні
В останній чверті XX ст. суспільне виробництво в цілому і окремі підприємства нашої країни розвивалися в напрямку автоматизованих систем управління...
-
У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, яке полягає у...
-
Електронні комунікації - Інформація та комунікації в управлінні
Упродовж останніх десяти років сталися кардинальні зміни у інформаційних технологіях, що охоплюють появу нових продуктів, застосування комп'ютерів і...
-
Головний елемент управління підприємницькими ризиками - інформаційно-аналітична робота. Відповідно до отриманої інформації виробляється стратегія початку...
-
Проектуальна функція - Виконання управлінських функцій на підприємстві
Процес планування на ПОП "Тернопільське" визначає виробничі завдання, норми і нормативи витрачання ресурсів на одиницю продукції, кошториси витрат на...
-
Нарада як засіб колективного вирішення проблем є однією з ефективних форм управлінської діяльності. Дослідження свідчать, що приблизно 90 % ідей виникає...
-
№п/п Найменування розділів і завдань практики, види роботи згідно завдань практики Кількість робочих днів Термін виконання № ст. 1. Характеристика цілей...
-
Фінансова криза, принципи й політика антикризового управляння В умовах глобалізації світової економіки і все більш глибшої інтеграції економіки України у...
-
Принципи управління фірмою визначають вимоги до системи, структури і організації управління. Менеджмент туризму здійснюється за допомогою основних...
-
Метод управління - це сукупність прийомів і способів впливу на керований об'єкт для досягнення мети. [11, 155] Загальним методом менеджменту як науки є...
-
Етапи обміну інформацією - Інформація та комунікації в управлінні
Керуюча система отримує від керованої системи внутрішню інформацію про стан заданих нею техніко-економічних параметрів в процесі виробничої і...
-
Значення інформації в управлінні
ЗНАЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ В УПРАВЛІННІ Х. О. Феоктістова М. Маріуполь В час, коли в деяких державах вже створено інформаційне суспільство, а Україна прагне до...
-
Поняття інформації - Інформація та комунікації в управлінні
Інформація - це дані, що несуть у собі новизну і корисність. Інформація - це основна умова конкурентної спроможності організації. Керівника цікавить...
-
Приватно-орендне підприємство "Тернопільське" розташоване в с. Дворіччя Теребовлянського району Тернопільської області. Кліматичні умови господарства...
-
"САМ " - багато профільна Компанія - туристичний оператор, що використовує передові технології, задовольняє чекання клієнтів, що змінюються, і досягає...
-
Вступ - Вивчення методів, функцій і принципів управління туристичним підприємством
Управління туризм туристичний бізнес Актуальність цієї теми: - вивчення методів, функцій і принципів управління в туризмі. Завдання - дійти поставленої...
-
Обов'язки інформаційного менеджера можна сформулювати у межах тих функціональних ролей, які виконує ІМ: 1) Організаційні питання і управління персоналом...
-
При виборі ІС із широкого кола "претендентів" набуває актуальності проблема визначення критеріїв ефективності (оптимальності) впровадження інформаційних...
-
Мета і завдання інформаційного менеджменту - Інформаційний менеджмент: сутність, мета і завдання
Концепція ІМ об'єднує наступні підходи: економічний, що розглядає питання залучення нової документованої інформації із урахуванням корисності та...
-
Вступ - Вдосконалення системи управління підприємством засобами корпоративних інформаційних систем
Інформаційний система управління корпоративний Актуальність. За сучасного розвитку ринкових відносин підвищується інтерес до інформаційних систем, за...
-
В умовах гранично насиченого ринку і жорсткої конкуренції компанії шукають нові способи забезпечення конкурентоспроможності. Застосування ІТ -- один з...
-
Витрати на якість продукції: проблеми організації та методи обліку
Система управлінського обліку на підприємстві проходить певні етапи. Інформація, яка потрібна на кожному з цих етапів, має бути спеціально підготована та...
-
На основі проведеного аналізу програмних продуктів, які дозволяють здійснювати автоматизацію електронного документообігу, виявлення їх переваг та...
-
Плинність кадрів і її роль у системі управління Здійснення основної діяльності підприємством, випуск продукції, яка була б конкурентоспроможною на...
-
Основні елементи та аспекти кадрової політики на підприємстві - Кадрова політика
Основними елементами кадрової політики (рис. 1.1) є відбір та наймання персоналу, підготовка працівників до роботи та їх. подальше періодичне навчання,...
-
Ризик-менеджмент розуміють як систему управління двох підсистем: керованої підсистеми - об'єкта управління і керуючій підсистеми - суб'єкта управління....
-
Захист інформації - Інформація та комунікації в управлінні
Постановою ВР України встановлено перелік відомостей, які не можуть бути віднесені до комерційної таємниці. До них відносяться: установчі документи...
-
За час існування фірми зроблено великий обсяг роботи, до якого причетні як керівництво підприємства так і персонал який на ньому працює. Якщо оцінювати...
ЗДІЙСНЕННЯ АНАЛІЗУ ВХІДНОЇ (ЗОВНІШНЬОЇ ТА ВНУТУТРІШНЬОЇ) ТА ВИХІДНОЇ СЛУЖБОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ, ВИВЧЕННЯ ЇЇ ВИДІВ - Виконання управлінських функцій на підприємстві