ЗДІЙСНЕННЯ АНАЛІЗУ ВХІДНОЇ (ЗОВНІШНЬОЇ ТА ВНУТУТРІШНЬОЇ) ТА ВИХІДНОЇ СЛУЖБОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ, ВИВЧЕННЯ ЇЇ ВИДІВ - Виконання управлінських функцій на підприємстві

Підприємство можна розглядати як інформаційний вузол, в якому сходяться зовнішні вхідні потоки інформації і циркулюють внутрішні потоки. Підприємства мають і формують свою власну внутрішню інформаційну середовище, в якому циркулюють потоки інформації. Застосування сучасних засобів обробки інформації (комп'ютерів і програмного забезпечення) дозволяє значно підвищити швидкість обробки постійно зростаючих потоків інформації. Проте слід зазначити, що головний економічний ефект застосування цих засобів полягає в підвищенні якості управління та якості основних виробничих процесів, а не прямий економії від прискорення обробки даних.

Управлінська діяльність в будь-якій організації заснована на переробці даних та підготовці вихідної інформації, що передбачає наявність технологій перетворення вихідних даних у результативну інформацію. Поява комп'ютерних технологій не просто змінило характер роботи дуже багатьох людей, якісно іншими стали виробничі відносини, підвищилися кваліфікаційні вимоги, розширилося коло вирішуваних завдань і виконуваних обов'язків. Але суть управління залишилася колишньою: керувати - значить приводити до успіху інших. Наводити до успіху з використанням нових, прогресивних технологій.

На даний момент у ПОП "Тернопільське" діє автоматизована система реєстрації документів.

Безумовно, можна працювати без розвинутої системи управління електронними документами (Суед). Такий варіант відсутній на ПОП "Тернопільське". В якості середовища поширення документів в даному випадку використовується програма Microsoft Outlook. З її допомогою пересилаються файли з документами, ця ж сама програма використовується і для пересилання необхідних зразків документів, одержуваних шляхом сканування, копіювання первинних паперових оригіналів.

" Робота в такій структурі не призводить до появи ряду проблем, пов'язаних з організацією документообігу.

    1. Відсутність автоматизованих довідників. Огляду на те, що Microsoft Outlook застосовується тільки для пересилання електронних версій документів, відсутня можливість підключення будь-яких спеціалізованих довідників, що діють в єдиному полі організації. 2. Реєстрація документів проводитися вручну. Всі необхідні відомості про документи заносяться в будь-які таблиці або списки, оброблювані автоматизованими системами. 3. Маршрутизація документів автоматизована. Кожен документ направляється за маршрутом, вибирали чергову виконавцем.

Утруднено проведення контролю зав виконанням. Навряд чи доступною операцією ставати автоматизований контроль над своєчасним виконанням документа, якщо мова йде про пересилання документа за довільним маршрутом. Нагадати про документ у даній схемі можна тільки додатковим листом, відправленим також вручну.

На ПОП "Тернопільське" документи створюються за допомогою наступних програмних продуктів:

    - Office Microsoft; - 1С: Підприємство 7.7. Бухгалтерський облік; - Бізнес Пак; - Звіт 2002.

На підприємстві використовується операційна система Microsoft Windows 98, в даний час ця система застаріла, і не сумісна з новими програмними продуктами.

Передача документів здійснюється за допомогою наступних програмних засобів:

    - Internet Explorer; - Microsoft Outlook.

Архівація документів проводитися за допомогою таких програм як:

    - Win Zip; - Win Rar.

Доступ до системи мають наступні співробітники: генеральний директор, менеджер. Система не дозволяє налаштовувати маршрути проходження документів, можлива лише реєстрація. документи створюються за допомогою наступних програмних продуктів:

    - Office Microsoft 2010; - 1С: Підприємство 7.7. Бухгалтерський облік; - Бізнес Пак;

На підприємстві використовується операційна система Microsoft Windows 7. Передача документів здійснюється за допомогою наступних програмних засобів:

    - Internet Explorer; - Microsoft Outlook.

Архівація документів проводитися за допомогою таких програм як:

    - Win Zip; - Win Rar.

Доступ до системи мають наступні співробітники: директор, бухгалтера, агроном, юрист. Система дозволяє налаштовувати маршрути проходження документів, та можлива реєстрація.

Директор:

    - Бере участь в процесі узгодження вихідних і розпорядчих документів; - Бере участь у процесі затвердження вихідних і розпорядчих документів.

Документи надходять на підприємство наступними шляхами:

    - Факс; - Електронна пошта; - Кур'єри; - Пошта (прості та рекомендовані листи); - На електронних носіях (дискета, флеш карта).

Термін "факс" (лат. fax simile - зроби подібне) означає точне відтворення графічного оригіналу (документа, рукописи, підписи). Факсимільний апарат за допомогою факсимільного зв'язку передає або бере документальні факсимільні повідомлення.

Отримані паперові документи потім можуть піддаватися в офісі різній обробці, наприклад скануванню і копіюванню.

Копіювання здійснюється в офісах за допомогою так званих ксероксів (від лат. Xerox - сухий, антипод мокрих процесів копіювання фотографій) набуло масового характеру.

Електронна пошта використовує електронні методи підготовки, передачі та обробки отриманої кореспонденції за допомогою комп'ютерів.

Таким чином, електронна пошта є службою безпаперових поштових відносин і фактично є системою підготовки, збору, обробки, передачі документальних повідомлень по телефонних мереж та мереж передачі даних, до яких включено комп'ютери.

Прийом документів від кур'єрів і по звичайній пошті здійснюється менеджером, який передає їх генеральному директору для ознайомлення.

Потім відбувається поділ пошти на такі групи:

    - Документи реєструються менеджером; - Документи вимагають негайної відповіді; - Відповіді на запити замовників, постачальників, звіти.

В якості зовнішніх джерел інформації підприємства виступають держава, інформаційні центри та мережі, науково-дослідні організації, постачальники матеріалів, конкуренти, інфраструктура ринку тощо

Зовнішня ділове середовище-це сукупність економічних, політичних, інших суб'єктів, що діють за межами підприємства, і відносин між ними і підприємством.

Зовнішній потік інформації визначається взаємодією підприємства з економічними і політичними суб'єктами, які діють поза ним. Сюди відноситься взаємодія підприємства з клієнтами і конкурентами, як реальними, так і потенційними.

Внутрішній потік включає в себе інформацію, що описує відносини в колективі співробітників, а також знання, породжувані у виробництві.

Надходить з макрооточення підприємства інформація також утворює вхідні інформаційні потоки, але періодичність їх надходження, як правило пов'язана з якими-небудь змінами в зовнішній діловому середовищі (наприклад, зміни в чинному законодавстві або змінами умов постачання асортименту товарів, пропонованих постачальниками).

Вихідний інформаційний потік спрямовується підприємством в зовнішнє середовище і містить інформацію про свої виробничі можливості, виробленому товарі (реклама), матеріальних, енергетичних, кадрових і інформаційних потребах і т. д.

Інформаційна система підприємства фільтрує інформаційний потік і виділяє інформацію, необхідну (релевантну) для життєдіяльності підприємства, перетворюючи її в зручну для прийняття рішень форму.

Основними завданнями підприємства з формування інформаційних потоків є:

    - Формування адекватних інформаційних ресурсів для системи управління підприємством; - Оптимізація інформаційних потоків шляхом виключення дублювання інформації; - Ліквідація розриву між впровадженням інформаційних технологій і техніки та станом інформаційних ресурсів (їх формування і використання).

Розвиток інформаційних технологій та їх апаратно-програмного забезпечення створило умови еволюційного інформаційного насичення робочих місць в офісі. Ускладнення і посилення динаміки функціонування господарюючих об'єктів економіки викликають необхідність отримання та обробки безлічі потоків інформації з безлічі різних джерел. Усе більш явним стає теза: втрата інформації в організації (підприємства) - втрата ефективності та управління. Тому стратегічна мета, яка ставиться при побудові інформаційної системи, полягає у створенні умов для об'єднання всіх доступних підприємству потоків інформації.

Документообіг - це рух документів з моменту їх з будівлі або отримання до завершення виконання, відправлення адреси ту або передачі в архів, тобто регламентована сукупність взаємопов'язаних операцій, виконуваних над документом у суворо встановленому порядку, на певному робочому місці, починаючи від моменту виникнення документа і закінчуючи здачею його в архів.

Розглянемо основні типи документів, що використовуються в роботі підприємства з їх характеристиками. Типів документів, використовуваних у роботі підприємства, досить багато (на окремих підприємствах їх число доходить до 500-600). У той же час, з точки зору канцелярії основних видів документів буває дуже невелика кількість, а саме всього 3 види:

    - Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або на строк виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі. - Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад: запити у сторонні організації типу "Прошу надати довідку з питання... в строк до..."). - Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Такі, як накази керівництва підприємства, внутрішні документи (правила, статут, інструкції, тощо), які породжують вихідні.

Похожие статьи




ЗДІЙСНЕННЯ АНАЛІЗУ ВХІДНОЇ (ЗОВНІШНЬОЇ ТА ВНУТУТРІШНЬОЇ) ТА ВИХІДНОЇ СЛУЖБОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ, ВИВЧЕННЯ ЇЇ ВИДІВ - Виконання управлінських функцій на підприємстві

Предыдущая | Следующая