Проблеми класифікації управлінських документів
Керування документацією (КД) є невід'ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для успішної діяльності цих службових документів. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів.
Класифікація для існування в реальному вимірі, як зазначав основоположник науки про документ Поль Отле, повинна бути виражена. Її вираження може бути лише синтетичним. Вона повинна об'єднувати одночасно краще з того, що принесла наукова термінологія, нотація, схематичне зображення, вимір і стандартизація, математика [1]. Проблеми класифікації управлінських документів вперше були сформовані російським науковцем проф. К. Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв'язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів [2]. Упровадження на початку 80-х років в діловодство комп'ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були опубліковані російським ученим А. М. Соковою [3]. Для побудови систем документації дослідниця обрала вид документа як об'єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує [4]. Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на досить значну кількість праць з класифікації документів, як підкреслює проф. С. Г. Кулешов, лише незначна їх частина присвячена обгрунтуванню узагальнюючих типологічних схем документації [5]. Так, досить грунтовною в цьому відношенні є запропонована проф. А. М. Соковою схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах [6]. Всі системи документації офіційного походження, як зазначає проф. С. Г. Кулешов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні [7].
Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування.
Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів. Дисциплінарні (галузеві) - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. Кулєшов С. Г. пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну і т. п., до гуманітарної - соціологічну, екологічну, етнографічну і т. п., а до природничої - геологічну, картографічну, метереологічну тощо [8]. До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію праводілової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільно-реєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ.
Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш-менш сталими системами до кінця не вирішені [9]. Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Так, приклад врахування вищезазначених чинників подає такий нормативно-методичний посібник у діловодстві та архівній справі, як "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Види номіналів документів подані в ньому за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами.
У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на: - документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина 1); - документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2). Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.
Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно. Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Дещо інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - ДК 010-98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації. За рівнем важливості, відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO, можна виділити чотири ієрархічні рівні документації, що функціонують в установі:
- 1. Рівень А - Основоположні документи:
- - документи, які встановлюють загальні вимоги по установі до випуску продукції та наданню послуг; - положення щодо мети існування установи, її політика та місія; - показники розвитку основних фондів
- - організаційно-розпорядча документація : документи, що визначають основні функціональні напрями діяльності установи, керівництво з систем менеджменту, перспективні плани, положення про підрозділи, порядок їх взаємодії, функціональні повноваження працівників, розподіл обов'язків між співробітниками, плани проведення контролюючих заходів та тощо
- - інструкції з експлуатації механізмів та обладнання, з ведення діловодства, правила внутрішнього розпорядку, техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графіки виконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічних випробувань тощо
- - звіти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацію, протоколи контрольних вимірів, протоколи перевірки знань, звіти про виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали оперативного контролю проведених заходів
Організацією може вестись також й інша документація (робочі інструкції, сітьові графіки, плани заходів з якості тощо), що не є обов'язковими для розробки системи менеджменту якості. Вдосконалення організації руху й змісту ділових документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність й забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обгрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами ділової офіційної документації.
Виходячи з вищенаведеного, спробуємо розбити на групи сукупність офіційної документації, що циркулює в установі (об'єднанні), за її тематичними видами, виходячи з потреб практичної роботи з документами та функцій, які виконує той чи інший підрозділ установи.
Управлінська документація
Більшу частину документаційного фонду установи якраз і складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.
Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення. Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (в тому числі іноземними) та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації ( плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій, з організації праці тощо). Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів, надходження валюти і т. п.
Нормативно-правова документація
Якісне управління процесами в установі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної. Ця міжфункціональна група документації має два рівні: перший - закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих організацій стосовно діяльності тих чи інших підрозділів організації; другий - стандарти, норми та інша нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Ця документація містить документи з систем менеджменту якості, техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, документацію зі стандартизації та сертифікації, метрологічну документацію тощо.
Інформаційна документація
Сучасний рівень виконання тих чи інших предметів в установі вимагає знання новітніх технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації, робити її згортання. Зазначене неможливо без наявності інформаційної документації, що включає міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування, реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани графіки створення інформаційних систем).
Виробничо-прикладна документація
В установі, яка веде будівництво, може розроблятись також власна проектно-виробнича документація на тимчасові споруди, вестись виробничо-організаційна документація (сітьові графіки виконання окремих видів робіт, графіки поставки матеріалів, сировини та обладнання, журнали експлуатації баштових кранів) та створюватись відповідна експлуатаційно-технологічна документація (інструкції щодо виконання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).
Окремі види виробничо-прикладної документації можуть бути розроблені й на промислових підприємствах. Ця документація повинна вестись й відповідати тим же вимогам, що й документація з житловому фонду, яка знаходиться на балансі місцевих органів влади.
Праводілова документація
У період зростання конкуренції кожна установа повинна вміти захистити свій бізнес. Питання щодо висування претензій за поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень знаходять своє відображення в праводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.
Навчальна документація
Упровадження новітніх технологій, комп'ютерної техніки, сучасних машин і механізмів вимагає від керівництва установи своєчасно ознайомлювати своїх співробітників із досягненнями в тій чи іншій галузі, проводити підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації на короткострокових курсах, навчально-практичних семінарах тощо. Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання. Саме в цьому підрозділі установи може вестись чи розроблятись своя навчальна система документація (навчально-організаційна, навчально-дослідна та навчально-конструкторська).
Офіційний документація управлінський інформаційний навчальний
Список використаних джерел
- 1. Отле П., Библиотека, библиография, документация: Избранные труды пионера информатики. - М., 2006. 2. "Класифікація управлінських документів в організації", Міжвідомч. зб. наук. праць "Архівознавство. Археографія. Джерелознавство", 2007р., вип.9.- С.100-110, 10 стор. 3. "Підготовка документознавців та інформаційних аналітиків для сучасного суспільства", "Збірник тез доповідей ХІІІ Міжнародної конференції", 22-23 листопада 2007р., К.:ЄУ С. 211-214, 5 стор., "Студії з арх. справи та документознавства", 2006р., №14, - С.67-70.4. Палеха Ю. І. Служба діловодства як об'єкт керування в установі. "Студії з арх. справи та документознавства." 2007. .№13.- С.137-142 5. Кулешов С. Г., Документознавство: історія, теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАККіМ. - К., 2005. - 161с. 6. Сокова А. Н., Современные системы документации в аспекте документоведения // Сб. научн. тр. - М., 2008. - С. 3 - 23. 7. Кулешов С. Г., Документознавство: історія, теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАККіМ. - К., 2003. - 161с. 8. Бездрабко В. В., Управлінське документознавство. К. 2007. - 174с. 9. Безпянська Г., Класифікація документів // Секретарь-референт, 2008-Січень. - С. 20 - 21.
Похожие статьи
-
Підприємство можна розглядати як інформаційний вузол, в якому сходяться зовнішні вхідні потоки інформації і циркулюють внутрішні потоки. Підприємства...
-
Організаційна функція - Виконання управлінських функцій на підприємстві
На підприємстві працює ряд спеціалістів, які створюють, контролюють і запобігають виникненню негативних ситуацій щодо виконання плану. Вони виконують...
-
Свою переддипломну практику я проходив в селі Дворіччя, Теребовлянського району Тернопільської області. В цьому районі понад 75 сіл, але в половини з них...
-
Виконавська функція - Виконання управлінських функцій на підприємстві
Визначення змісту робіт організації На підприємстві проводяться наступні роботи : - вирощування, збирання, закупівля, транспортування, зберігання,...
-
Процес створення документа - Процес створення документу
Отже, створення документа - один з найважливіших етапів його опрацювання. Правильний підхід до виконання цього етапу полегшує створення документа та його...
-
Історія виникнення документа, його генезис Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство - це сукупність...
-
Структура управління ПОП "Тернопільське" являє собою упорядковану сукупність взаємопов'язаних елементів системи, що визначає поділ праці і службових...
-
Витрати на якість продукції: проблеми організації та методи обліку
Система управлінського обліку на підприємстві проходить певні етапи. Інформація, яка потрібна на кожному з цих етапів, має бути спеціально підготована та...
-
При проходженні практики мені було надано дуже багато інформації, але саму основну, яку я використовував була надана мені зі статуту підприємства,...
-
Вимоги до змісту й оформлення документів Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів [9]. Щоб бути...
-
Управлінська функція - Виконання управлінських функцій на підприємстві
Функції управління (планування, організація, мотивація та контроль) мають дві загальні характеристики: всі вони потребують прийняття рішень, і для них...
-
В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они...
-
ВСТУП - Процес створення документу
Актуальність теми курсової роботи . Документ - це матеріальний об'єкт, на якому зафіксована інформація для збереження та передавання її в часі та...
-
Осуществляемые в стране экономические реформы существенно изменили статус предприятия как основного звена народного хозяйства. Появились предприятия,...
-
Текстові норми офіційно-ділового стилю - Документ та правила його оформлення
Інформація, закріплена в документі, міститься у вихідних даних, у текстових компонентах і в нетекстових. Вихідні дані -- це реквізити документа, серед...
-
Нарада як засіб колективного вирішення проблем є однією з ефективних форм управлінської діяльності. Дослідження свідчать, що приблизно 90 % ідей виникає...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Структура тексту документа - Документ та правила його оформлення
Структура тексту -- це форма існування його змісту. Форма тексту документа призначена полегшити сприйняття змісту і спростити роботу з ним, тому...
-
Поняття системи управління виробництвом - Аналіз якості
Виробничий менеджмент -- сукупність принципів, методів, засобів і форм управління виробництвом, яка має на меті підвищення його ефективності та...
-
Документ: генезис, еволюція, сучасний стан
Документ: генезис, еволюція, сучасний стан Людська пам'ять недосконала і нездатна вмістити всі знання і досвід, які переходять з покоління в покоління....
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
№п/п Найменування розділів і завдань практики, види роботи згідно завдань практики Кількість робочих днів Термін виконання № ст. 1. Характеристика цілей...
-
У наш час постає потреба в якісно підготовлених висококваліфікованих фахівцях, від яких значним чином залежить якісне документаційне забезпечення. Усі ці...
-
Розвиток документознавства як науки про документ - Процес створення документу
Документознавство належить до розряду молодих наук, воно ще остаточно не сформувалося як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ....
-
Государственная регистрация создаваемого предприятия осуществляется федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в порядке, установленном...
-
Жизненный цикл документа - Жизненный цикл документа
Жизненный Цикл Документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Любой документ вне...
-
Висновки - Аналіз діяльності Центрального державного електронного архіву України
Впровадження системи електронних документів варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Виды обработки документов - Документационное обеспечение производства
Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой...
-
Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ "Об образовании" получили широкие права в самостоятельном осуществлении...
-
Печати и штампы Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с...
-
Товарно - транспортные документы - Деятельность предприятия "Детский мир"
Приемка-передача поставленной продукции осуществляется на основании заявки, счета-фактуры и отпускной накладной поставщика. В случае согласия покупателя...
-
Справочно - распорядительные документы - Деятельность предприятия "Детский мир"
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми...
-
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как...
-
Обеспечение сохранности архивных документов и соблюдение всех мер профилактики и борьбы с физико-химическими и биологическими причинами старения...
-
Старение документ разрушение физический Единственно эффективными мерами предотвращения светового старения являются хранение документов в темноте и защита...
-
Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным...
Проблеми класифікації управлінських документів