Архитектура системы - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

Состав системы:

- Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов. - Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow). - Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.). - Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания. - Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями. - Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Рисунок 2. Модульный состав СЭД "DIRECTUM"

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам:

- Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; вcтроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами. - Службы файловых хранилищ ( DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам. - Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер. - Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint. - Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных. - DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно. - Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии. - Службы ввода документов ( DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.). - Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации. - Набор средств интеграции ( DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Преимущества системы

Эффект от внедрения DIRECTUM - это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

- Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. - Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. - Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. - Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями; поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов; предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК. - Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т. д. - Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому. - С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников. - Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. - Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

DocsVision

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Краткое описание системы

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision - регистрация входящих/исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

- просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; - просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; - поиск карточек по заданным критериям; - создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов - карточки документов - могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision "Делопроизводство".

Решаемые задачи

DocsVision обеспечивает интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, в единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

- Автоматизация управления предприятием. - Поддержка процессного подхода в организации управления. - Автоматизация систем менеджмента качества. - Автоматизация процессов согласования и утверждения документов. - Средства контроля исполнения документов и заданий. - Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей. - Управление процессами обработки документов. - Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками. - Автоматизация канцелярии. - Создание электронного архива документов.

Архитектура системы

В основу архитектуры платформы DocsVision положены технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых решений. Акценты архитектурных решений DocsVision - интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, гибкость, расширяемость системы и возможность создания распределенных решений.

Рисунок 3. Архитектура системы "DocsVision"

В основу построения DocsVision положен модульный принцип - система включает следующие компоненты:

- Модули ядра, реализующие базовые сервисы системы. - Системные модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы. - Шлюзы - модули интеграции системы управления бизнес-процессами с внешними системами, позволяющие единообразно обрабатывать события и объекты во внешней системе. - Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе. - Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора. - Клиент DocsVision интегрирован в Internet Explorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек. - Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения.

В концепцию системы положена идеология компонентов, неориентированных на соединение с сервером, что обеспечивает максимальные возможности масштабирования системы.

Для выполнения этих требований система реализуется в трехзвенной архитектуре, средним звеном которой выступает Web-сервер. На Web-сервере работает один из основных компонентов ядра - сервер хранилища, который обеспечивает доступ к данным и хранилищу файлов. Сервер хранилища реализуется как stateless-компонент, что позволяет решить проблему масштабируемости на уровне среднего звена приложения.

Система позволяет работать одновременно с несколькими серверами баз данных, а также может обеспечивать балансировку загрузки серверов приложений DocsVision, при работе под управлением Microsoft AppCenter.

Архитектура системы рассчитана на возможности работы в рамках текущей инфраструктуры информационной системы. DocsVision рассчитан на работу с Microsoft SQL Server в качестве базового хранилища информации, однако может поддерживать и другие наиболее распространенные сервера баз данных. В качестве подсистемы маршрутизации документов может использоваться как Microsoft Exchange Server, так и любая система электронной почты, поддерживающая протокол SMTP. Основной сервер приложений DocsVision работает под управлением Microsoft Internet Information Server.

В качестве клиентских приложений может использоваться как Internet Explorer, так и Microsoft Outlook. Приложения DocsVision могут быть встроены в Microsoft Office SharePoint Server с использованием технологии Digital Dashboard WEB Part.

Система DocsVision реализована в открытой архитектуре. Все функции приложений DocsVision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений. Имеются средства для встраивания отдельных функций системы в уже используемые в компаниях приложения. Система позволяет объединить в единый комплекс все приложения, создаваемые на его базе.

Преимущества системы

Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:

- Единые механизмы хранения и представления информации. - Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними. - Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя. - Общую структуру справочников. - Общие средства поиска и извлечения знаний. - Единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации. - Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений. - Единые средства разработки (настройки) инфраструктуры. - Единообразная объектная модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения.

Изначальная и полная WEB-совместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств offline маршрутизации документов позволяют подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты.

DocsVision позволит обеспечивать работу со следующими сущностями:

- Электронными документами, содержащие большие объемы данных. - Большими количествами документов, хранящимися на сервере. - Большим количеством одновременных пользовательских сессий. 1С:Документооборот

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

Краткое описание системы:

"1С:Документооборот 8" позволяет реализовать следующие возможности:

- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; - сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; - повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе "1С:Предприятие 8" и обеспечивает выполнение следующих операций:

- хранение любых документов; - ограничение прав доступа к документам; - коллективная работа с документами; - хранение и контроль версий; - выдача и контроль поручений; - отчетность; - работа с системой через веб-браузер.

Решаемые задачи:

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С:Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

- Структура разделов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа. - Права доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям. - Автоматическое хранение версий. При возврате отредактированных документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные версии или сменить активную (текущую) версию. - Полнотекстовый поиск. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов. - Рецензирование документов. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа. - Рабочий стол. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому. - Дополнительные свойства. Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как "важность документа", "тэги", "корреспондент", "место хранения" и др. - Выдача поручений. Предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой следующих характеристик (к поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения):
O текст поручения; O описание; O исполнитель; O контрольный срок.
- Бизнес-процессы. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей) O Поручение с контролем - после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку. O Согласование - приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования. O Обход - с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

- централизованное безопасное хранение документов, - оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей, - регистрация входящих и исходящих документов, - просмотр и редактирование документов, - контроль версий документов, - полнотекстовый поиск документов по их содержанию, - работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио - и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д., - коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов, - маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности, - автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, - учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам:

- ГОСТ Р 6.30-2003, - ГОСТ Р 51141-98, - Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", - Требования ГСДОУ, - Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти.

Архитектура системы:

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Логическая структура "1С:Документооборот 8" представлена на следующих рисунках.

Рисунок 4. Модульный состав СЭД "1С:Документооборот 8"

Рисунок 5. Функциональные блоки СЭД "1С:Документооборот 8"

Схема развертывания системы и организации электронного документооборота представлена на следующем рисунке.

Рисунок 6. Схема развертывания СЭД "1С:Документооборот 8"

Преимущества системы

"1С:Документооборот 8" разработан на технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа "1С:Предприятие 8" поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер "1С:Предприятия 8" может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:

- Делопроизводство, - Документооборот, - Взаимодействие, - Поиск данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Сравнение и выбор СЭД

Целью данного обзора является подготовка к принятию решения при выборе оптимальной СЭД для колледжа. Обзор особенностей всех СЭД рынка, позволяет определить критерии выбора СЭД для решения конкретных задач и производить подбор решения на основе системного подхода.

Для сравнения были выбраны наиболее распространенные в России СЭД:

- DocsVision - Directum - 1С:Документооборот 8 КОРП

Сравнение приведенных в обзоре систем приводится по выбранным параметрам, объединенным в шесть критериев. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений.

Сравнение СЭД в обзоре ведется по следующим критериям:

1. Используемые технологии 2. Политика лицензирования и ценообразование 3. Функциональные возможности 4. Права доступа и информационная безопасность 5. Поддержка 6. Обучение

Критерий 1. Используемые технологии

Таблица 1. Сравнение используемых технологий

Предметы сравнения	1С:Документооборот	DocsVision	Directum
Серверная операционная система	Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), Linux	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Windows Server (2000, 2003, 2008)
Клиентская операционная система	Кросс-платформенная	Windows (XP, Vista, 7)	Windows (XP, Vista, 7)
Используемый сервер БД	MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Возможен файловый режим работы (без сервера БД)	MS SQL Server	MS SQL Server
Средства работы на мобильных устройствах	Safari Mobile	Нет	Есть (Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)
Возможности интеграции	1С, API, XML	1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory
Демоверсия/демодоступ	Демодоступ	Демоверсия	Нет
Web	Есть тонкий клиент на Internet Explorer	Есть тонкий клиент на Internet Explorer. Web-сервер входит в состав платформы	Есть, с помощью дополнительного модуля Web-сервер
Технология сканирования	Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего технологию TWAIN (стандартный протокол и интерфейс, определяющий взаимодействие между программами и устройствами захвата изображения)	Для распознавания текста при вводе бумажных документов в систему DocsVision реализована интеграция с системой ABBY FineReader Scripting Edition. Пакет не входит в базовый комплект лицензий	Capture and Transformation Services (DCTS) - набор служб, облегчающих массовый ввод документов в Directum с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т. д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы. Лицензия на "Службу ввода документов" приобретается отдельно для каждого сервера

Стоит отметить вариативность серверных операционных систем и серверов БД 1С:Документооборот по сравнению со своими конкурентами. Также можно указать на различие компаний в политике предоставления демоверсии/демодоступа потенциальным пользователям. Главное, что стоит указать в самом начале нашего обзора - это то, что все СЭД построены по модульному принципу, что позволяет добавлять к СЭД новые функции или развивать функциональность уже имеющихся.

Критерий 2. Политика лицензирования и ценообразование

Таблица 2. Стоимость лицензий без учета стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок (руб.)

1С:Документооборот	DocsVision	Directum
Пакеты лицензий	ПРОФ	КОРП	Базовая	Расширенная	Корпоративная	Lite	Standard	Enterprise
Пакет 20/25(DocsVision) базовых клиентских лицензий	95 000	163 000	95 000	185 000	264 000	30 400	112 100	193 800
Пакет 50 базовых клиентских лицензий	186 000	254 000	-	320 000	484 000	72 000	265 500	459 000
Пакет 100 базовых клиентских лицензий	330 000	398 000	-	495 000	830 500	-	472 000	816 000

Целью этой таблицы является предоставление общей сравнительной характеристики по вопросу стоимости основных модулей рассматриваемых программных продуктов и клиентских лицензий. Конечно, она далеко не полностью содержит прайс-листы трех представленных компаний, но вполне дает понимание потенциальным пользователям о стоимости продуктов.

Также стоит указать, каковы основные различия приведенных в таблице пакетов лицензий каждого из программных продуктов.

1С:Документооборот

Функции, доступные только в версии КОРП:

- Штрихкодирование документов и файлов - Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов - Автоматическое заполнение файлов по шаблонам - Печать регистрационного штампа - Принятие задач к исполнению - Настройка и использование условий маршрутизации - Периодические бизнес-процессы - Учет и использование графиков работы - Иерархия бизнес-процессов - Остановка бизнес-процессов - Веб-сервисы для работы с файлами "1С:Документооборот 8" из других приложений - Категоризация данных - Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

DocsVision

Базовая: содержит платформу DocsVision и приложение "Делопроизводство".

Расширенная: включает состав Базовой редакции + приложение "Управление процессами" и возможность приобретения Легкого клиента.

Корпоративная: включает состав Расширенной редакции + возможность приобретения Пакета Оптимизации Производительности, Легкого клиента и SharePoint расширения.

Directum

Пакеты Lite, Standard и Enterprise включают базовую серверную лицензию системы и базовые клиентские лицензии пользователей на Базовые модули ("Управление электронными документами" и "Управление деловыми процессами"). Различие, главным образом, заключается в том, какими дополнительными модулями и дополнительными серверными лицензиями пользователь сможет расширять функциональность Базовых модулей.

Политика лицензирования

1С:Документооборот

Для обеспечения удобной и плавной масштабируемости платформы все продукты линейки "1С:Предприятие 8" подразделяются на следующие категории:

- основные поставки, которые содержат платформу, прикладное решение (конфигурацию) и лицензию на использование продукта на одном рабочем месте; - конкурентные клиентские лицензии, или лицензии на дополнительные рабочие места; - лицензия на сервер "1С:Предприятия" (сервер приложения);

DocsVision

Программное обеспечение DocsVision состоит из серверной и клиентской частей. Под лицензированием DocsVision понимается передача заказчику права на использование системы определенным количеством пользователей, одновременно работающих с одним сервером (так называемая "concurrent licensing model", или конкурентные лицензии). При этом количество рабочих мест, на которых будет установлена система, никак не ограничено. При средних параметрах интенсивности работы пользователей статистически обоснованным является приобретение конкурентных лицензий в количестве 70% от общего числа пользователей. Лицензии конкурентные, минимальный размер покупки - 10 штук. Есть VIP-лицензии, дающие гарантированный вход в систему.

Directum

Лицензии конкурентные. Для web-доступа лицензия покупается на сервер. В остальном политика лицензирования абсолютно аналогична DocsVision.

Критерий 3. Функциональные возможности

Данный раздел поделен на следующие части:

- Регистрация и ввод документов - Работа с документами - Управление бизнес-процессами - Поиск и анализ информации - Поддержка бумажного документооборота - Стандартные средства настройки

По каждому разделу приведена таблица, в которой сравниваются функциональные возможности рассматриваемых СЭД. В целом, возможности систем совпадают, но и имеются различия, отраженные в этих таблицах. Там, где, на наш взгляд, были необходимы пояснения к рассматриваемым возможностям систем, помимо обозначения "+" - возможность реализована, добавлены комментарии.

Таблица 3. Регистрация и ввод документов

Функционал	1С:Документооборот	DocsVision	Directum
Регистрация документов	+	+	+
Присоединение файлов	+	+	+
Создание документа по шаблону	+	+	+
Регистрация из электронной почты	- Любой документ или файл "1С:Документооборот 8" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы - Загрузка входящих или внутренних документов - Загрузка всех вложенных файлов	- Работа исполнителя с заданием MS Outlook без открытия Навигатора DocsVision (on-line) - Мгновенная синхронизация задания MS Outlook и карточки задания в Навигаторе - Отображение заданий DocsVision в виде задач в MS Outlook	Интеграция с MS Outlook позволяет сохранять пришедшие письма и их вложения как документы Directum, отправлять письма контактным лицам из единой адресной книги Directum, а также регистрировать контакты в модуле "Управление взаимодействием с клиентами". Текст письма можно непосредственно из MS Outlook отправить в виде задачи каждому сотруднику, поручив ему тем самым работу, обозначенную в письме
Регистрация из web-формы	+	+	+
Работа со справочниками	+	+	+
Настройки шаблонов регистрационных номеров	+	+	+
Контроль заполнения обязательных полей карточки документа	+	+	+
Возможность потокового ввода документов	+	+	+
Регистрация со сканера	+	+	+
Регистрация документов из MS Office/OpenOffice	Возможно при реализации дополнительной программной настройки	- Открытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office - Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно	--

Таблица 4. Работа с документами

Функционал	1С:Документооборот	DocsVision	Directum
Формирование списка рассылки	+	+	+
Изменение прикрепленных файлов	+	+	+
Встроенные средства просмотра прикрепленных файлов	--	Предварительный просмотр (без открытия карточки)	--
Работа с проектами документов	+	+	+
Автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки проектов	+	+	+
Работа с версиями документов	+	+	+
Ведение папочной структуры документов	+	+	+
Ведение личных папок пользователя	+	+	+
Свой рабочий стол с любого места	+	+	+
Установление связи с другими документами, зарегистрированными в системе	+	+	+
Поддержка процедур визирования/согласования документов	+	+	+
Возможность выдачи поручений	+	+	+
Возможность использования промежуточных отчетов по исполнению	Получение автоматически сформированных отчетов об исполнительской дисциплине сотрудников	--	--
Работа с документами в режиме Off-line	Создание территориально распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line	Исполнение задания без непосредственного доступа пользователя к серверу DocsVision (off-line задание через электронную почту Microsoft Exchange и Outlook)	Создание территориально распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line
Ведение листа согласования	+	+	+
Автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе	+	+	+

Таблица 5. Управление бизнес-процессами

Функционал	1С:Документооборот	DocsVision	Directum
Создание типовых маршрутов движения документов	+	+	+
Поддержка в маршрутах ветвлений	+	+	+
Привязка маршрутов к типам документов, исполнителям и т. д.	+	+	+
Механизмы контроля исполнения документов	+	+	+
Обеспечение свободной маршрутизации документов	+	+	+
Автоматическое ведение этапов исполнения работ	+	+	+
Контроль за рассмотрением и исполнением документов и поручений в территориально распределенной организации	+	+	+
Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению	+	+	+
Рассылка уведомлений по электронной почте	+	+	+
Рассылка документов на ознакомление	+	+	+
Выдача задач на группу	+	+	+
Делегирование полномочий	+	+	+
Автоматизация приема/отказа поручений к исполнителю	Возможно через дополнительно реализуемую функциональность средствами платформы "1С:Предприятие"	Чтобы повысить оперативность выполнения типовых задач (например, рассмотрение договора) исполнитель может использовать в ответе на задачу автотекст (например, "рассмотреть возможность продления договора"). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем

Таблица 6. Поиск и анализ информации

Функционал	1С:Документооборот	DocsVision	Directum
Поиск по реквизитам документа	+	+	+
Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролерам)	+	+	+
Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка	+	+	+
Осуществление различных видов поиска в одном запросе	+	+	+
Создание и хранение специализированных настроек поиска	- Групповые настройки - Индивидуальные настройки пользователя	В общем случае результаты выполнения поискового запроса помещаются в системную папку Результаты поиска, которая автоматически создается при первом выполнении поискового запроса. Однако, для хранения данных, отвечающих критериям часто используемого запроса, можно создать особую виртуальную папку: при каждом обращении к ней будет выполняться обновление результатов указанного в ее свойствах поискового запроса	- Предопределенные поиски (например, "Мои последние измененные документы") - Настроенные администратором специальные поиски по часто используемым критериям - Технология связанных документов
Подготовка журналов регистрации документов	+	+	+
Создание отчетов по исполнительской дисциплине	+	+	+
Экспорт отчетов во внешние приложения	+	+	+
Встроенный построитель сложных отчетов	Стандартный построитель отчетов платформы "1С:Предприятие", дополнительные настройки	- Создание сложных отчетов по данным системы, которые невозможно построить при помощи стандартных представлений - Статистические отчеты - Является отдельным модулем с собственной программой инсталляции - Не входит в стандартный комплект поставки	В системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающие эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, просроченные поручения, документы, подлежащие возврату и т. д.

Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота

Название продукта	Функционал	Комментарии
1С:Документооборот	Ведение номенклатуры дел	Используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов
Журнал передачи	Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов
DocsVision	Ведение номенклатуры дел
Формирование дел и томов
Архивирование дел	- Передача дел в подразделения - Передача дел на постоянное хранение - Уничтожение дел в архиве
Directum	Ведение номенклатуры дел
Регистрация документов	Используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т. д.)
Движение и исполнение документов	- Фиксация полной переписки по исполнению поручений - Возможность отправки на доработку - Гибкая настройка маршрутизации
Поиск и анализ информации	С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ

Таблица 8. Стандартные средства настройки

Функционал	1С:Документооборот	DocsVision	Directum
Средства проектирования форм	+	+	+
Средство разработки типовых маршрутов прохождения документов	+	+	+
Средства создания и настройки структуры организации (в том числе распределенной)	+	+	+
Средства создания и редактирования справочников	+	+	+
Возможность изменения интерфейса (под типы пользователей)	+	+	+
Средства настройки шаблонов документов (MS Office)	+	+	+

Критерий 4. Права доступа и информационная безопасность

Во всех представленных в обзоре системах реализованы надежные средства разграничения полномочий, контроля за доступом к данным и элементам информационной безопасности, представленных в последующих двух таблицах.

Таблица 9. Права доступа

Возможности	1С:Документооборот	DocsVision	Directum
Поддержка различных способов аутентификации	+	+	+
Назначение прав пользователям	+	+	+
Назначение прав группам пользователей	+	+	+
Поддержка пользовательских ролей	+	+	+
Разграничение прав доступа к объектам системы	+	+	+
Разграничение прав доступа к операциям на уровне РКК /прикрепленных файлов /реквизита	+	+	+

Таблица 10. Информационная безопасность

Возможности	1С:Документооборот	DocsVision	Directum
Шифрование данных системы, шифрование данных при передаче	+	+	+
Протоколирование действий пользователей	+	+	+
Средства мониторинга событий в системе	+	+	+
Использование ЭЦП	+	+	+
Применение сертифицированных средств криптозащиты	+	+	+
Динамическая блокировка документа (не подлежащего редактированию/редактируемого другим сотрудником)	+	+	+
Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию)	+	+	+

Критерий 5. Поддержка

Таблица 11. Сравнение услуг по поддержке

Предметы сравнения	1С:Документооборот	DocsVision	Directum
Принципы предоставления технической поддержки	В комплект поставки продукта входит диск 1С:ИТС ПРОФ текущего выпуска и купон на бесплатное обслуживание по линии ИТС на 6 месяцев. Далее - платная подписка на ИТС	Работает по фиксированным правилам, определяющие максимальное время реакции по инциденту	Предоставляется организациям с действующим абонементом, сроком на 1 год, на обновление версий системы Directum. Распространяется только на стандартный функционал
Предоставляется на все продукты компании 1С	Предоставляется сразу после скачивания демоверсии системы
Услуги линии консультаций 1С по телефону и электронной почте	Доступность различных уровней обслуживания в соответствии с требованиями любого заказчика	Доступ к технической поддержке открыт по всем каналам связи - телефон, электронная почта, сайт поддержки
Доставка дисков ИТС непосредственно на рабочее место пользователя	Доступ к технической поддержке открыт по всем каналам связи - телефон, электронная почта, сайт DocsVision
Виды технической поддержки	Информация на сайте и ежемесячных выпусках DVD http://its.1c. ru/	Начальная	Базовые
Сервисные и консалтинговые услуги	Гарантийная	Дополнительные
Расширенная

Далее представлены цены на послепродажное обслуживание СЭД. Вследствие прозрачности прайс-листов фирмы 1С, в таблице 12 представлены цены на Информационно-технологическое сопровождение пользователей "1С:Предприятие" в денежном выражении. Таблица 13 объединяет DocsVision и Directum, которые предоставляют информацию в процентом выражении.

Таблица 12

Вариант подписки на 1С:ИТС	Рекомендованная розничная цена, руб., включая НДС 18%
Подписка на 3 месяца	6 693
Подписка на 6 месяцев	12 912
Подписка на 12 месяцев	24 720

Таблица 13

Услуги по обновлению версий продукта	Цена
Абонемент на обновление версий сроком на 1 год	20% (от стоимости ПО)
Абонемент на обновление версий сроком на 1 квартал	6% (от стоимости ПО)
Обновление версии (разовое, при отсутствии абонемента)	50% (от стоимости ПО)
Приоритетная техподдержка на 1 год	72 000 руб.
Обновление версий продукта DV	25% от стоимости конкурентных лицензий

Критерий 6. Обучение

Обучение сотрудников - это необходимое условие для успешного внедрения, использования и развития системы на базе любого из представленных продуктов. Именно поэтому мы посчитали важным отразить в обзоре ключевые параметры проводимых компаниями (1С - с партнерами) курсов.

Таблица 14. Место обучения

Место обучения	1С:Документооборот	DocsVision	Directum
В Центрах сертифицированного обучения, расположенных по всей территории России	Есть	Есть	Есть
В собственных учебных центрах компаний	Есть + Дистанционное обучение: - Выездное обучение/онлайн вебинары - Интернет курсы - Самоучители	Есть + Дистанционное обучение	Есть+ (в Москве и Ижевске)

Таблица 15. Курсы обучения

Курсы СЭД	Длительность (академических часа)	Стоимость, руб.
Возможности прикладного решения "1С:Документооборот 8" для организации электронного документооборота	24	10 000
Основы DocsVision	16	6500
Использование базовых модулей системы Directum	15	5 700

Похожие статьи

• Системы электронного документооборота - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

  Система электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) и EMC (Enterprise Content Management) - это система...

• Введение - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

  Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией....

• Место систем электронного документооборота в ИТ организации - Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

  Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...

• Исследование организационной структуры справочно-правовой системы КонсультантПлюс в г. Калининграде - Анализ практики работы системы документооборота на примере организации ООО "Инок"

  Компания "Инок", образованная в 1991 году, является разработчиком компьютерной справочной правовой системы КонсультантПлюссамой распространенной СПС (по...

• Понятие документооборота, Виды документооборота - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

  Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами...

• Электронный документооборот - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

  Электронный документооборот (ЭДО) -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного...

• Организация электронного документооборота - Информационные технологии в менеджменте

  Электронный документооборот позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде. Это повышает организацию контроля...

• Системный подход к управлению электронными документами - Анализ использования информационных технологий в документационном обеспечении деятельности предприятия

  Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...

• Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело", Описание системы "Дело" - Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело"

  Описание системы "Дело" Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее...

• Методы оценки системы управления персоналом в современных условиях - Анализ современного состояния системы управления персоналом ТОО СКГП "Интерфуд"

  В условиях высококонкурентного рынка от компании требуется адаптивность, что означает возникновение повышенных требований к системе управления...

• Теоретические аспекты создания систем качества на предприятии, Качество как экономическая категория и объект управления - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"

  Качество как экономическая категория и объект управления Под качеством понимается совокупность свойств продукции (конструктивных, эстетических,...

• Характеристика системы управления персоналом и оценка ее эффективности в ТОО СКГП "ИНТЕРФУД" - Анализ современного состояния системы управления персоналом ТОО СКГП "Интерфуд"

  Насколько бы динамична ни была система управления персоналом компании в обычных условиях, в условиях кризиса гибкость и динамичность - главные требования...

• Современные методы деловой оценки персонала: теоретический анализ, Роль оценки персонала организации в процессе найма и отбора персонала - Разработка методов совершенствования системы деловой оценки персонала

  Роль оценки персонала организации в процессе найма и отбора персонала Оценка персонала является неотъемлемой частью всей системы управления в...

• Теоретические аспекты, Движение документов и дел - Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

  Движение документов и дел Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в...

• Требования к автоматизированным системам управления документацией и выбор подхода к автоматизации документооборота - Автоматизация процесса обмена служебной документацией в органах местного самоуправления и государственной власти

  Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий....

• Эффективность системы выбора источников и путей покрытия потребности в персонале - Выбор источников и путей покрытия потребности персонале

  Бурятское отделение №8601 Байкальского банка Сбербанка России использует множество путей и источников покрытия потребности в персонале и весьма успешно....

• Функциональные возможности системы "ДЕЛО" - Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело"

  - регистрация документов; - работа с файлами (электронными документами); - работа с поручениями; - кабинеты; - работа с проектами документов; - прием и...

• Анализ систем управления документами в РИЦ "КонсультантПлюс" - Анализ практики работы системы документооборота на примере организации ООО "Инок"

  Когда организация заняла уже определенное положение на рынке, то уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями управления, а...

• Введение, Анализ практики работы системы документооборота на примере организации ООО "Инок" - Анализ практики работы системы документооборота на примере организации ООО "Инок"

  С 22.06.2015 по 19.07.2015 была пройдена производственная практика в ООО "Инок" г. Калининград, занимающейся поставкой и информационным обслуживанием...

• Разработка инструкции по делопроизводству - Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

  Человеческий ресурс, с одной стороны, один из самых сложных для управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет значительно...

• Основные управленческие документы - Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

  Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...

• Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов, Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство - Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

  Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...

• Заключение - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"

  В представленной работе проведен анализ и оценка эффективности систем качества на предприятии "ЗАО Тандер". Анализ систем качества включает в себя...

• Внутренний аудит системы качества на предприятии, Организация внутреннего аудита системы качества - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"

  Организация внутреннего аудита системы качества Аудит качества - систематическая независимая проверка, позволяющая определить соответствие...

• Система качества продукции на предприятии - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"

  Понятие "система качества" в концепции стандартов ИСО может рассматриваться в двух аспектах. Согласно первому - это система менеджмента качества,...

• Стандарты ИСО серии 9000 - организационно-методическая основа менеджмента качества и обеспечения качества - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"

  Эффективная система качества должна быть спроектирована и функционировать так, чтобы удовлетворять запросы и ожидания как внешних покупателей (в...

• Оценка системы управления персоналом в ТОО "СКГП ИНТЕРФУД" - Анализ современного состояния системы управления персоналом ТОО СКГП "Интерфуд"

  Анализ процедуры оценки системы управления персоналом в ТОО СКГП "ИНТЕРФУД" будем осуществлять в соответствии со следующими этапами: I) процедура оценки...

• Введение - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"

  Проблема качества является важным фактором повышения уровня жизни, экономической, социальной и экологической безопасности. Качество - комплексное...

• Методические рекомендации по функционированию и оценке эффективности функционирования инновационной системы предприятия - Анализ инновационной системы промышленного предприятия

  Для того чтобы дать рекомендации по функционированию и оценке эффективности функционирования инновационной системы ООО "Пивоваренная компания "Балтика",...

• Общие характеристики решения MS SharePoint - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота

  "SharePoint", или "Microsoft Products and Technologies SharePoint" - набор программных решений, который включает в себя следующие компоненты и...

• Рекомендации, Автоматизация кадровой системы - Анализ системы автоматизации учета кадров на предприятии

  Автоматизация кадровой системы Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создается большой объем однотипных...

• Теоретические основы управления персоналом, Цели и функции системы управления персоналом - Анализ управления персоналом детского дошкольного учреждения и пути повышения его эффективности

  Цели и функции системы управления персоналом Менеджмент (в переводе с англ. - управление) - это сфера человеческой деятельности и соответствующая область...

• Введение - Анализ и разработка мероприятий по совершенствованию системы управления ООО "Пит Стоп"

  Система управления - это способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями, обеспечивающий оптимальное при данных...

• Анализ системы управления персоналом территориальных генерирующий компаний Ростовской области и оценка их эффективности

  Аннотация: Проводится анализ существующей системы управления персоналом территориальных генерирующих компаний Ростовской области, на примере ООО...

• Рекомендации по модернизации делопроизводства ИТ-предприятия, Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного - Анализ защищенного документооборота и технических систем обработки и хранения конфиденциальных документов

  Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность,...

• Заключение, Характеристика - Анализ практики работы системы документооборота на примере организации ООО "Инок"

  В результате прохождения преддипломной практики в компании ООО "Инок" были выполнены все поставленные цели и задачи. В ходе практики: - исследована...

• Система управления персоналом - Анализ современных технологий оценки персонала на примере ООО "Росгосстрах"

  ООО "Росгосстрах" имеет кадровую службу, которая выполняет следующие функции: - Административная деятельность. Применение на практике основных...

• Анализ деятельности и оценка системы АНО "Исследователь", Организационно-экономическая характеристика деятельности организации АНО "Исследователь" - Внедрение стандарта ГОСТ ИСО Р9001-2011 на предприятии АНО "Исследователь"

  Организационно-экономическая характеристика деятельности организации АНО "Исследователь" В пятидесятые годы ХХ века в Краснодарском крае работала Краевая...

• ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА В ПОСЛЕДСТВИИ ЕГО РЕАЛИЗАЦИИ, Анализ и оценка эффективности проектов: методы и система показателей - Анализ и оценка эффективности проектов

  Анализ и оценка эффективности проектов: методы и система показателей Каждый инновационный проект должен быть подвергнут анализу и оценке эффективности....

• Оценка эффективности инновационной системы ООО "Пивоваренная компания "Балтика" - Анализ инновационной системы промышленного предприятия

  Итак, еще раз уточним, что эффективность инновационной системы в данной работе будет рассчитываться как сумма эффективностей инновационных проектов. Как...

Архитектура системы - Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

Предыдущая | Следующая