Складання та оформлення кадрових документів - Кадрова документація: призначення, облік

Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, їх звільнення, переведення на іншу роботу; заохочення, надання відпусток, покладання дисциплінарних стягнень, інше. До таких документів належить: особові картки, накази по особовому складу, автобіографії, розписки, особові справи, доручення, трудові книжки, анкети.

Документація по особовому складу ведеться з моменту прийняття працівників на роботу в заклад і виділяється у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

У кожного працівника закладу є трудова книжка, до якої заносять відомості про:

Ім'я прізвище та по батькові працівника, його дата народження;

Переведення на іншу роботу, звільнення з роботи;

Нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України.

Відкриття, на які видано дипломи, винаходи, раціоналізаторські пропозиції та виплачені в зв'язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу, але не пізніше тижневого терміну, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу.

Записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів і завіряються печаткою.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує секретар і після цього ставиться печатка закладу, на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

У графі "Відомості про роботу" у вигляді заголовка записується найменування закладу. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься.

У графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 записується "Прийнятий або призначений на таку-то посаду чи роботу" із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади.

Якщо робітникові присвоюється чергова категорія, то в трудовій книжці робиться запис про це.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься за бажанням працівника.

Переведення працівника на іншу постійну посаду оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилась назва закладу, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: "Заклад (назва) з (дата) перейменовано на (назва)", а в графі 4 зазначається підстава для перейменування - наказ (розпорядження), його дата й номер.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається "Дублікат" трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом директора закладу.

До трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділ "Відомості про заохочення" - відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Порядок внесення до трудової книжки відомостей про нагородження такий:

У графі 1 зазначається порядковий номер запису;

У графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення;

У графі 3 у вигляді заголовка пишеться назва підприємства, нижче записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;

У графі 4 зазначається на якій підставі внесений запис.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на статтю чи пункт Закону: "Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України". У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. "Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України". Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами:

У графі 1 ставиться порядковий номер запису;

У графі 2 - дата звільнення;

У графі 3 зазначається причина звільнення, "Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України";

У графі 4 - підстава - наказ, його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємства у графі 3 записується посилання на погодження: "Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України".

У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис "Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України".

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника робиться запис "Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України".

Записи, внесенні секретарем до трудових книжок, підтверджуються підписом директора і засвідчуються печаткою.

На кожного працівника закладу заводять особову справу. До неї заносять, що їх складає чи заповнює робітник при вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з наказу про прийняття на роботу. Секретар заповнює документ первинного обліку - особову картку, у трудовій книжці робить відповідні записи, оформлює особову.

Похожие статьи




Складання та оформлення кадрових документів - Кадрова документація: призначення, облік

Предыдущая | Следующая