Складання та оформлення кадрових документів - Кадрова документація: призначення, облік
Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, їх звільнення, переведення на іншу роботу; заохочення, надання відпусток, покладання дисциплінарних стягнень, інше. До таких документів належить: особові картки, накази по особовому складу, автобіографії, розписки, особові справи, доручення, трудові книжки, анкети.
Документація по особовому складу ведеться з моменту прийняття працівників на роботу в заклад і виділяється у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.
У кожного працівника закладу є трудова книжка, до якої заносять відомості про:
Ім'я прізвище та по батькові працівника, його дата народження;
Переведення на іншу роботу, звільнення з роботи;
Нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України.
Відкриття, на які видано дипломи, винаходи, раціоналізаторські пропозиції та виплачені в зв'язку з цим винагороди.
Стягнення до трудової книжки не заносяться.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу, але не пізніше тижневого терміну, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу.
Записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів і завіряються печаткою.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує секретар і після цього ставиться печатка закладу, на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
У графі "Відомості про роботу" у вигляді заголовка записується найменування закладу. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься.
У графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
У графі 3 записується "Прийнятий або призначений на таку-то посаду чи роботу" із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади.
Якщо робітникові присвоюється чергова категорія, то в трудовій книжці робиться запис про це.
Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься за бажанням працівника.
Переведення працівника на іншу постійну посаду оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.
Якщо за час роботи працівника змінилась назва закладу, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: "Заклад (назва) з (дата) перейменовано на (назва)", а в графі 4 зазначається підстава для перейменування - наказ (розпорядження), його дата й номер.
За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається "Дублікат" трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.
Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом директора закладу.
До трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділ "Відомості про заохочення" - відомості про заохочення за успіхи у праці.
У трудових книжках не роблять записи про премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.
Порядок внесення до трудової книжки відомостей про нагородження такий:
У графі 1 зазначається порядковий номер запису;
У графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення;
У графі 3 у вигляді заголовка пишеться назва підприємства, нижче записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;
У графі 4 зазначається на якій підставі внесений запис.
Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на статтю чи пункт Закону: "Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України". У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. "Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України". Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами:
У графі 1 ставиться порядковий номер запису;
У графі 2 - дата звільнення;
У графі 3 зазначається причина звільнення, "Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України";
У графі 4 - підстава - наказ, його дата і номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.
У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємства у графі 3 записується посилання на погодження: "Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України".
У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис "Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України".
У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника робиться запис "Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України".
Записи, внесенні секретарем до трудових книжок, підтверджуються підписом директора і засвідчуються печаткою.
На кожного працівника закладу заводять особову справу. До неї заносять, що їх складає чи заповнює робітник при вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з наказу про прийняття на роботу. Секретар заповнює документ первинного обліку - особову картку, у трудовій книжці робить відповідні записи, оформлює особову.
Похожие статьи
-
Ведення особових справ - Кадрова документація: призначення, облік
Порядок ведення особових справ Особова справа - сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні,...
-
Загальні положення про навчальний заклад Заклад перебуває в комунальній власності територіальної громади міста Луганська і є юридичною особою. Заклад у...
-
Ведення трудових книжок - Кадрова документація: призначення, облік
Трудова книжка Є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу....
-
Документування пенсійного забезпечення - Кадрова документація: призначення, облік
Працівники та члени їх сімей мають право на державне пенсійне забезпечення за віком, по інвалідності, у зв'язку із втратою годувальника, а також за...
-
Особливості організації кадрової роботи - Кадрова документація: призначення, облік
Правила ведення діловодства в закладі і його підрозділах розроблені згідно з положенням Конституції і Законом України, які встановлюють порядок...
-
Призначення документації з кадрів Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти...
-
Накази по кадрах - Кадрова документація
Кадрові накази регламентують питання: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду; надання відпустки; виплата винагороди; накладання штрафу;...
-
Документація з трудових книжок - Кадрова документація
Основні вимоги до ведення трудових книжок викладені в "Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і в організаціяx", що...
-
Особові справи - Кадрова документація
Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості....
-
Вступ - Кадрова документація: призначення, облік
Кадрове діловодство є однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального...
-
У випадках, передбачених законодавством, господарський суд приймає постанову про визнання боржника банкрутом і відкриває ліквідаційну процедуру. Строк...
-
Текстові норми офіційно-ділового стилю - Документ та правила його оформлення
Інформація, закріплена в документі, міститься у вихідних даних, у текстових компонентах і в нетекстових. Вихідні дані -- це реквізити документа, серед...
-
ДОКУМЕНТ ТА ПРАВИЛА ЙОГО ОФОРМЛЕННЯ - Документ та правила його оформлення
Документ (від лат. dokumentum - взірець, повчальний приклад; свідчення, доказ) - необхідний елемент сучасного життя, який відіграє важливу роль у процесі...
-
Структура тексту документа - Документ та правила його оформлення
Структура тексту -- це форма існування його змісту. Форма тексту документа призначена полегшити сприйняття змісту і спростити роботу з ним, тому...
-
АНТИВІРУСНІ ПРОГРАМИ - Документ та правила його оформлення
Для виявлення, видалення та від комп'ютерних вірусів розроблено спеціальні програми, що дозволяють виявляти і знищувати віруси. Такі програми називаються...
-
Вимоги до антивірусним програмам - Документ та правила його оформлення
Кількість і розмаїтість вірусів велике, і щоб їх швидко і ефективно знайти, антивірусна програма має відповідати деяким параметрами. Стабільність і...
-
Під час проходження виробничою практики ми ознайомилися з методикою реєстрації документів а також заповнення таких форм (бланків): - наказів; -...
-
Вимоги до змісту й оформлення документів Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів [9]. Щоб бути...
-
Економічна та планово-фінансова документація - Диференціація управлінських документів в установі
Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових...
-
Організаційно-розпорядча документація (код 02) - Диференціація управлінських документів в установі
Організаційно-розпорядча документація включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової...
-
Вимоги до організації кадрового діловодства - Кадрова документація
Однією з основних частин спеціального діловодства є кадрова документація. Ведеться вона за правилами та принципами, встановленими для загального...
-
Способи протидії комп'ютерним вірусам - Документ та правила його оформлення
Способи протидії комп'ютерним вірусам можна розділити сталася на кілька груп: профілактика вірусного зараження і зменшення можливої шкоди від такої...
-
Сучасні антивірусні програми - Документ та правила його оформлення
Найпопулярнішими серед користувачів є антивірусні програми Aidstest, Doctor Web, ADinf, MSAV (входить до складу MS DOS 6.), Norton Anti Virus (Windows)...
-
Виявлення змін, Резидентні монітори - Документ та правила його оформлення
Заражаючи комп'ютер, вірус робить зміни на жорсткому диску: дописує свій код в заражений файл, змінює системні області диска тощо. буд. На виявленні цих...
-
ВИСНОВКИ - Документ та правила його оформлення
Секретар - перший хто зустрічає відвідувачів в установі. Від поведінки секретаря, його в професійних навиків залежить престиж фірми, в якій він працює....
-
Методики антивірусних програм, Сканування, Евристичний аналіз - Документ та правила його оформлення
Є кілька основних методів пошуку вірусів, що застосовуються антивірусними програмами: - Сканування - Евристичний аналіз - Виявлення змін...
-
Трудовая книжка - Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка...
-
Виды кадровых документов - Кадровая документация
Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документы...
-
Реквизит -- специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление Различают постоянные и...
-
Прогнозні заходи підприємства Чисельні взаємозалежні фактори підвищення показників продуктивності праці можна умовно поєднати в наступні основні групи,...
-
Оцінка і проведення атестації кадрів - Кадрова робота з персоналом
За результатами навчання і практичної роботи кандидати у резерв на висування щорічно оцінюються. Систематична оцінка кадрів, не тільки висунутих у...
-
Загальна характеристика організації - Кадрова робота з персоналом
Відкрите акціонерне товариство "Луцький автомобільний завод" створене на базі Луцького автомобільного заводу шляхом приватизації. Основними напрямками...
-
В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3) 01- государственный герб РФ; 02-...
-
Оформлення позову до суду здійснюється згідно вимог Господарського процесуального кодексу України, згідно якого позовна заява подається у письмовій формі...
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Документационное обеспечение управления персоналом
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Требования, предъявляемые к оформлению документов - Документы в международной практике
Идентификация информации в документе осуществляется с помощью реквизитов. Под реквизитом понимается "обязательный информационный элемент оформления...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами. Ш Вначале уточняется Цель Составления документа и Вопросы , которые...
-
2.1. Моральне стимулювання праці - Мотивація в системі менеджменту
Головною метою, що спонукає людину до праці є потреба в одержанні коштів для задоволення своїх інтересів. Усвідомлена потреба перетворюється у свідому...
Складання та оформлення кадрових документів - Кадрова документація: призначення, облік