Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов - Исходные понятия делопроизводства

Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.

Организационно-распорядительный документ -- документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее -- ОРД) самая массовая.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

Распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

Организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.);

Справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот ГОСТ введен взамен одноименного недолго просуществовавшего стандарта 6.30-97, на базе которого был построен раздел "Оформление документов" в действующей ныне Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, М., 2001), юридически закрепленной и устанавливающей общие правила и единый порядок документирования и организации работы с документами в учреждениях.

Основные отличия и особенности нового стандарта

Основное и главное отличие состоит в рекомендательном характере государственного стандарта. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимания на обязательности стандартных требований. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации "О стандартизации" (в редакции от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.

Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако на практике этим требованиям, по сути, неукоснительно следуют все предприятия (организации, учреждения), в деятельности которых образуются управленческие документы. Раздел 2 ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает уточненный состав реквизитов документа (общее число реквизитов - 30). А также ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает уточненные требования к оформлению реквизитов.

Реквизиты - отдельные элементы, из которых состоит документ (от лат. requisitum -- требуемое, необходимое) (информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом).

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Основные требования к оформлению реквизитов документов

Наименование реквизита

Номер реквизита по ГОСТу

Требования к оформлению

Примечание

Государственный герб Российской Федерации

01

Помещают в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ

-

Герб субъекта Российской Федерации

02

Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов

Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ

Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания)

03

Помещают в соответствии с уставом (положением) организации

Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ

Код организации

04

Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО)

-

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

05

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

-

Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет (ИНН/КПП)

06

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

-

Код формы документа

07

Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)

-

Наименование организации

08

Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах

Над полным наименованием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. При наличии последней. Сокращенное название организации проводится в случае, если последнее закреплено в ее учредительных документах. Располагается ниже полного названия (за ним) в скобках. Наименование филиала (территориального отделения, представительства и пр.) организации проводится в том случае, если филиал является автором документа. Располагается ниже наименования организации. Наименование организации субъектов РФ, имеющих наряду с госуд. языком РФ иной (помимо русского) госуд. язык, печатаются на двух языках. При этом наименование организации на госуд. языке субъекта РФ следует располагать правее или ниже названия на русском языке

Справочные данные об организации

09

Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и др. необходимые для осуществления ее деятельности сведения

-

Наименование вида документа

10

Указывается в соответствии с уставом (положением) организации и требованиями УСОРД

Для писем - как правило, не указывается

Дата документа

11

Указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола - дата заседания, для акта - дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя

Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании (например, 01.11.2005 или в последовательности год, месяц, день, например, 2003.08.27. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г.)

Регистрационный номер документа

12

Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа

Ссылка на регистрационный № и дату документа

13

Указывается номер и дата документа, на который дается ответ

Применяется только в исходящих ответных документах

Указание на место составления (издания) документа

14

Указываются в соответствии с принятым административно-территориальном делением, с использованием общепринятых сокращений

Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09

Сведения об адресате

15

Указываются наименования адресатов - организаций или структурных подразделений (в им. падеже), должностных или физических лиц (в дат. падеже)

При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно

Гриф утверждения документа

16

При утверждении должностным лицом - УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т. п.) - УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в им. падеже, его даты и номера

Располагается в правом верхнем углу документа

Резолюция

17

Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата

В отдельных случаях опускается оформление резолюции на отдельном листе

Заголовок к тексту

18

Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно - в предл. или родит. падеже)

Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться

Отметка о контроле

19

Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль - штампом "К" или "Контроль"

-

Текст документа

20

Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного текста или сочетания вышеперечисленного

-

Отметка о наличии приложения

21

При наличии приложений к документу - Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений проводится их нумерация

-

Подпись

22

Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию)

Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица

Гриф согласования документа

23

При согласовании должностным лицом - СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании др. документом - СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа

-

Виза согласования документа

24

Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: "Замечания прилагаются". Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма)

Печать

25

Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи

Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки МП

Отметка о заверении копии

26

Указывается "Верно", должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения

При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержание изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются

Отметка об исполнителе

27

Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона

Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28

Указывается ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении либо отметка "В дело такое-то", личная подпись исполнителя и дата исполнения

Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ

Отметка о поступлении документа в организацию

29

Указывается порядковый номер и дата поступления документа

В необходимых случаях также указываются часы им минуты поступления документа

Идентификатор электронной копии документа

30

Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа

Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа

Бланк документа

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления. Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги. Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках -- национальном и русском.

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20--35 -- левое; 10-- правое; 20 -- верхнее, нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью ПК непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности. Изготовленные бланки подлежат учету и ответственному хранению.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

    -- общий бланк; -- бланк письма; -- бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.). Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. В том случае, когда документ оформляют не на бланке, а на чистом листе бумаги, постоянные реквизиты печатаются на компьютере. Для организации с небольшой перепиской постоянные реквизиты могут наноситься резиновым штемпелем.

Похожие статьи




Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов - Исходные понятия делопроизводства

Предыдущая | Следующая