Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов - Исходные понятия делопроизводства
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.
Организационно-распорядительный документ -- документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее -- ОРД) самая массовая.
Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:
Распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
Организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.);
Справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)
Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы составляют объект делопроизводства.
C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот ГОСТ введен взамен одноименного недолго просуществовавшего стандарта 6.30-97, на базе которого был построен раздел "Оформление документов" в действующей ныне Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, М., 2001), юридически закрепленной и устанавливающей общие правила и единый порядок документирования и организации работы с документами в учреждениях.
Основные отличия и особенности нового стандарта
Основное и главное отличие состоит в рекомендательном характере государственного стандарта. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимания на обязательности стандартных требований. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации "О стандартизации" (в редакции от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.
Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако на практике этим требованиям, по сути, неукоснительно следуют все предприятия (организации, учреждения), в деятельности которых образуются управленческие документы. Раздел 2 ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает уточненный состав реквизитов документа (общее число реквизитов - 30). А также ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает уточненные требования к оформлению реквизитов.
Реквизиты - отдельные элементы, из которых состоит документ (от лат. requisitum -- требуемое, необходимое) (информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом).
Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
Основные требования к оформлению реквизитов документов
Наименование реквизита |
Номер реквизита по ГОСТу |
Требования к оформлению |
Примечание |
Государственный герб Российской Федерации |
01 |
Помещают в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ |
- |
Герб субъекта Российской Федерации |
02 |
Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов |
Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ |
Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания) |
03 |
Помещают в соответствии с уставом (положением) организации |
Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ |
Код организации |
04 |
Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) |
- |
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
05 |
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами |
- |
Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет (ИНН/КПП) |
06 |
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами |
- |
Код формы документа |
07 |
Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) |
- |
Наименование организации |
08 |
Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах |
Над полным наименованием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. При наличии последней. Сокращенное название организации проводится в случае, если последнее закреплено в ее учредительных документах. Располагается ниже полного названия (за ним) в скобках. Наименование филиала (территориального отделения, представительства и пр.) организации проводится в том случае, если филиал является автором документа. Располагается ниже наименования организации. Наименование организации субъектов РФ, имеющих наряду с госуд. языком РФ иной (помимо русского) госуд. язык, печатаются на двух языках. При этом наименование организации на госуд. языке субъекта РФ следует располагать правее или ниже названия на русском языке |
Справочные данные об организации |
09 |
Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и др. необходимые для осуществления ее деятельности сведения |
- |
Наименование вида документа |
10 |
Указывается в соответствии с уставом (положением) организации и требованиями УСОРД |
Для писем - как правило, не указывается |
Дата документа |
11 |
Указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола - дата заседания, для акта - дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя |
Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании (например, 01.11.2005 или в последовательности год, месяц, день, например, 2003.08.27. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г.) |
Регистрационный номер документа |
12 |
Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр. |
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа |
Ссылка на регистрационный № и дату документа |
13 |
Указывается номер и дата документа, на который дается ответ |
Применяется только в исходящих ответных документах |
Указание на место составления (издания) документа |
14 |
Указываются в соответствии с принятым административно-территориальном делением, с использованием общепринятых сокращений |
Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09 |
Сведения об адресате |
15 |
Указываются наименования адресатов - организаций или структурных подразделений (в им. падеже), должностных или физических лиц (в дат. падеже) |
При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно |
Гриф утверждения документа |
16 |
При утверждении должностным лицом - УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т. п.) - УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в им. падеже, его даты и номера |
Располагается в правом верхнем углу документа |
Резолюция |
17 |
Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата |
В отдельных случаях опускается оформление резолюции на отдельном листе |
Заголовок к тексту |
18 |
Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно - в предл. или родит. падеже) |
Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться |
Отметка о контроле |
19 |
Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль - штампом "К" или "Контроль" |
- |
Текст документа |
20 |
Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного текста или сочетания вышеперечисленного |
- |
Отметка о наличии приложения |
21 |
При наличии приложений к документу - Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений проводится их нумерация |
- |
Подпись |
22 |
Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию) |
Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица |
Гриф согласования документа |
23 |
При согласовании должностным лицом - СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании др. документом - СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа |
- |
Виза согласования документа |
24 |
Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: "Замечания прилагаются". Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма) | |
Печать |
25 |
Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи |
Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки МП |
Отметка о заверении копии |
26 |
Указывается "Верно", должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения |
При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержание изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются |
Отметка об исполнителе |
27 |
Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона |
Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
28 |
Указывается ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении либо отметка "В дело такое-то", личная подпись исполнителя и дата исполнения |
Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ |
Отметка о поступлении документа в организацию |
29 |
Указывается порядковый номер и дата поступления документа |
В необходимых случаях также указываются часы им минуты поступления документа |
Идентификатор электронной копии документа |
30 |
Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа |
Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа |
Бланк документа
Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления. Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги. Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках -- национальном и русском.
Бланки документов должны иметь поля (мм): 20--35 -- левое; 10-- правое; 20 -- верхнее, нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью ПК непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности. Изготовленные бланки подлежат учету и ответственному хранению.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- -- общий бланк; -- бланк письма; -- бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.). Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. В том случае, когда документ оформляют не на бланке, а на чистом листе бумаги, постоянные реквизиты печатаются на компьютере. Для организации с небольшой перепиской постоянные реквизиты могут наноситься резиновым штемпелем.
Похожие статьи
-
Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства
Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости...
-
Оформление дел - это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными процедурами. Оформление дел начинается с момента заведения их в...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Состав кадровой документации Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав...
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Документационное обеспечение управления персоналом
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Разработка бланков документов - Документирование управленческой деятельности
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его...
-
Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
Систематизация и хранение документов в организации - Исходные понятия делопроизводства
Номенклатура дел: определение и функциональное назначение Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и...
-
Состав реквизитов документов (ГОСТ Р 6. 30 - 2003) В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер...
-
Оформление в документах написания чисел - Исходные понятия делопроизводства
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания. При написании...
-
Нумерация страниц в документах, Способы оформления дат - Исходные понятия делопроизводства
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой,...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Оформление в документах знаков препинания и символов - Исходные понятия делопроизводства
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за...
-
Сокращения слов, допускаемые в документах - Исходные понятия делопроизводства
В содержании управленческих документов применяются сокращения двух типов: лексические (так называемые аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные...
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация...
-
Характеристика - Исходные понятия делопроизводства
Характеристика -- это официальный документ, который выдает администрация учреждения (организации, предприятия) своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В...
-
Печати и штампы Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с...
-
Трудовой договор - Исходные понятия делопроизводства
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по...
-
Тема работы - Документирование управленческой деятельности Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в...
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
№ п/п Наименование темы Количество часов Лекции Практические 1. Исходные понятия делопроизводства. 2 2 2. Документирование. Документооборот. 6 4 3....
-
Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа аналогичен порядку отнесения сведений о государственной тайне. Общедоступные технологии...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Особенности оформления "Акт" (понятие, структура, пример) - Документальное обеспечение управления
Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий. Специфика акта состоит в...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
Характеристика реквизитов - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация
Все действия с документом во время его прохождения в организации сопровождаются проставлением определенных реквизитов. Делопроизводственные (служебные)...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Контрольные вопросы - Исходные понятия делопроизводства
1. Дайте понятие делопроизводства. 2. Понятие документа. Общие и специфические функции документа. 3. Унификация, стандартизация документов. Суть...
-
Этапы делопроизводства в России - Исходные понятия делопроизводства
В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели...
-
Государственная регистрация создаваемого предприятия осуществляется федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в порядке, установленном...
-
Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита "Адресат" в правом верхнем углу листа. Архивное Дело - отрасль...
-
Факсограмма (факс) - Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам...
-
Контрольное тестирование - Исходные понятия делопроизводства
1. Состав документации, используемый при увольнении работника: А) заявление секретаря об увольнении, приказ об увольнении, запись в тр. книжке, запись в...
-
ДОКУМЕНТЫ, УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА НА ХРАНЕНИЕ - Деятельность предприятия "Детский мир"
Остановимся на заключении договора. Товарный склад и поклажедатель, передающий на хранение товары, заключают договор, письменная форма которого считается...
Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов - Исходные понятия делопроизводства