Понятие "реквизит". Постоянные и переменные реквизиты. Состав и расположение реквизитов документов - Документирование управленческой деятельности

Реквизит -- специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление

Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.

Переменные - указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Всего установлено 30 реквизитов.

    01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации - автора документа; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации - автора документа; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Расположение основных реквизитов

Реквизит 08 - "Наименование организации-автора документа"

Наименование организации помещается в верхней части документа и пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах.

Организация может иметь и сокращенное наименование. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Кроме наименования организации указывают (полное или сокращенное) наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит.

Реквизит 09 - "Справочные данные об организации"

Справочные данные об организации включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, расчетных счетов в банках, адрес электронной почты.

На практике достаточно часто на некоторых документах расчетные счета не указываются.

Располагается этот реквизит в левом верхнем углу под реквизитом "наименование организации".

Реквизит 10 -"Наименование вида документа"

Располагают этот реквизит в левом верхнем углу ниже реквизитов "наименование организации" и "справочные данные об организации". Как правило, печатают его крупным шрифтом от границы левого поля. Например, приказ, докладная записка.

Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем. Он позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию.

Наименование документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным "Общероссийским классификатором управленческой документации"

Реквизит 05 - "Основной государственный регистрационный номер юридического лица"

ОГРН проставляют в соответствии с документами, которые выдают налоговые органы данному юридическому лицу. Помещается ниже справочный данных об организации и наименования вида документа.

Реквизит 06 - "Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет"

ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми организации налоговыми органами. Помещается рядом с ОГРН.

Реквизит 11 - "Дата документа"

Дата -- обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска.

Датой документа является:

    § дата его подписания для приказов, справок, писем, докладных записок); § дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений); § дата утверждения (положения, устава, инструкции); § дата составления, события (для актов, протоколов).

Оформляется дата в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.11.2003.

Дата оформляется ниже названия вида документа.

Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа; дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно напечатать заранее.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 9 сентября 2003 года.

Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату.

Реквизит 12 - "Регистрационный номер документа"

Регистрационным номером (индексом) является условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации.

Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом "дата документа".

В состав индекса документа входят:

    § порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; § индекс по номенклатуре дел; § иные обозначения (по усмотрению организации).

Например: 218/08-17/А, где

    218 -- порядковый регистрационный номер; 08-17 -- номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов);

А - условное обозначение категории исполнителя.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года, например, приказ № 28, протокол № 7.

Реквизит 13 - "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"

Специальное место для этого реквизита предусматривается обычно на бланке для писем. Заполняется реквизит при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации.

Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 28/6-5 от 25.12.2003.

Эта ссылка помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Реквизит "ссылка на индекс и дату входящего документа" размещается под реквизитами "дата" и "регистрационый номер".

Реквизит 15 - "Адресат"

Этот реквизит размещается в правом верхнем углу документа.

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

    § наименование учреждения в именительном падеже; § наименование структурного подразделения в именительном падеже; § должность и фамилия в дательном падеже; § почтовый адрес (в письмах).

Каждая составная часть реквизита "Адресат" должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией.

Схема расположения реквизита приведена на рисунках 1 и 2.

расположение реквизита

Рис. 1. Расположение реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица" на формате А4 углового бланка

    01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 2. Расположение реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица" на формате А4 продольного бланка

    01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Похожие статьи




Понятие "реквизит". Постоянные и переменные реквизиты. Состав и расположение реквизитов документов - Документирование управленческой деятельности

Предыдущая | Следующая