Понятие "реквизит". Постоянные и переменные реквизиты. Состав и расположение реквизитов документов - Документирование управленческой деятельности
Реквизит -- специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление
Различают постоянные и переменные реквизиты.
Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.
Переменные - указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.
Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Всего установлено 30 реквизитов.
- 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации - автора документа; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации - автора документа; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии.
Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.
Расположение основных реквизитов
Реквизит 08 - "Наименование организации-автора документа"
Наименование организации помещается в верхней части документа и пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах.
Организация может иметь и сокращенное наименование. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Кроме наименования организации указывают (полное или сокращенное) наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит.
Реквизит 09 - "Справочные данные об организации"
Справочные данные об организации включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, расчетных счетов в банках, адрес электронной почты.
На практике достаточно часто на некоторых документах расчетные счета не указываются.
Располагается этот реквизит в левом верхнем углу под реквизитом "наименование организации".
Реквизит 10 -"Наименование вида документа"
Располагают этот реквизит в левом верхнем углу ниже реквизитов "наименование организации" и "справочные данные об организации". Как правило, печатают его крупным шрифтом от границы левого поля. Например, приказ, докладная записка.
Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем. Он позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию.
Наименование документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным "Общероссийским классификатором управленческой документации"
Реквизит 05 - "Основной государственный регистрационный номер юридического лица"
ОГРН проставляют в соответствии с документами, которые выдают налоговые органы данному юридическому лицу. Помещается ниже справочный данных об организации и наименования вида документа.
Реквизит 06 - "Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет"
ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми организации налоговыми органами. Помещается рядом с ОГРН.
Реквизит 11 - "Дата документа"
Дата -- обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска.
Датой документа является:
- § дата его подписания для приказов, справок, писем, докладных записок); § дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений); § дата утверждения (положения, устава, инструкции); § дата составления, события (для актов, протоколов).
Оформляется дата в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.11.2003.
Дата оформляется ниже названия вида документа.
Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа; дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно напечатать заранее.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 9 сентября 2003 года.
Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату.
Реквизит 12 - "Регистрационный номер документа"
Регистрационным номером (индексом) является условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации.
Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом "дата документа".
В состав индекса документа входят:
- § порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; § индекс по номенклатуре дел; § иные обозначения (по усмотрению организации).
Например: 218/08-17/А, где
- 218 -- порядковый регистрационный номер; 08-17 -- номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов);
А - условное обозначение категории исполнителя.
Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года, например, приказ № 28, протокол № 7.
Реквизит 13 - "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
Специальное место для этого реквизита предусматривается обычно на бланке для писем. Заполняется реквизит при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации.
Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 28/6-5 от 25.12.2003.
Эта ссылка помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Реквизит "ссылка на индекс и дату входящего документа" размещается под реквизитами "дата" и "регистрационый номер".
Реквизит 15 - "Адресат"
Этот реквизит размещается в правом верхнем углу документа.
Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
- § наименование учреждения в именительном падеже; § наименование структурного подразделения в именительном падеже; § должность и фамилия в дательном падеже; § почтовый адрес (в письмах).
Каждая составная часть реквизита "Адресат" должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией.
Схема расположения реквизита приведена на рисунках 1 и 2.
Рис. 1. Расположение реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица" на формате А4 углового бланка
- 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Рис. 2. Расположение реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица" на формате А4 продольного бланка
- 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Похожие статьи
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Разработка бланков документов - Документирование управленческой деятельности
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его...
-
Состав реквизитов документов (ГОСТ Р 6. 30 - 2003) В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Тема работы - Документирование управленческой деятельности Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в...
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Документационное обеспечение управления персоналом
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита "Адресат" в правом верхнем углу листа. Архивное Дело - отрасль...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Характеристика реквизитов - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация
Все действия с документом во время его прохождения в организации сопровождаются проставлением определенных реквизитов. Делопроизводственные (служебные)...
-
Государственная регистрация создаваемого предприятия осуществляется федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в порядке, установленном...
-
Печати и штампы Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с...
-
Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа аналогичен порядку отнесения сведений о государственной тайне. Общедоступные технологии...
-
Факсограмма (факс) - Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам...
-
ДОКУМЕНТЫ, УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА НА ХРАНЕНИЕ - Деятельность предприятия "Детский мир"
Остановимся на заключении договора. Товарный склад и поклажедатель, передающий на хранение товары, заключают договор, письменная форма которого считается...
-
Бланки документов - Документирование конфиденциальной информации
Бланки документов, тетрадей и блокнотов для записей служат одним из средств защиты конфиденциальных документов, в том числе от подделки, а также являются...
-
Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное...
-
Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства
Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости...
-
Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Открытое акционерное общество "Российские железные дороги" (ОАО "РЖД") в лице старшего вице-президента ОАО "РЖД" В. А. Гапановича в целях установления...
-
Важнейшей функцией бухгалтерии ООО "Торговый дом семена и технологии" является учет товароматериальных и денежных средств. От налаженной, четкой работы...
-
Конфиденциальный доступ учет Документирование информации - одно из обязательных условий включения информации и документов в информационные ресурсы любой...
-
Справочно - распорядительные документы - Деятельность предприятия "Детский мир"
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми...
-
Заключение - Документирование управленческой деятельности
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как...
-
Система передачи данных - система, предназначенная для передачи информации как внутри различных систем инфраструктуры организации, так и между ними, а...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность,...
-
Конфиденциальные документы, создаваемые в организации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата Л4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210...
-
Систематизация и хранение документов в организации - Исходные понятия делопроизводства
Номенклатура дел: определение и функциональное назначение Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
В настоящее время менеджерам необходимо учитывать действие факторов, находящихся вне организаций, поскольку любая организация как открытая система...
-
Для формирования трудовой мотивации наибольшую значимость имеет характер усвоенных работником трудовых норм и ценностей, именно они придают смысл всей...
-
Одним из характерных признаков нынешнего этапа технологической революции является создание и широкое распространение в индустриально развитых странах...
-
В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они...
-
Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам...
Понятие "реквизит". Постоянные и переменные реквизиты. Состав и расположение реквизитов документов - Документирование управленческой деятельности