Ведення особових справ - Кадрова документація: призначення, облік

Порядок ведення особових справ

Особова справа - сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що містяться в ній, вивчаються та використовуються управлінські кадри.

Оформляються справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносяться документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - усі основні документи, пов'язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розкладом. Справи на матеріально відповідальних осіб заводяться окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.

Особова справа включає такі документи:

Додаток до особового листка з обліку кадрів;

Особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 3х4 см;

Автобіографія;

Копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікацій, перепідготовку тощо;

Перелік наукових праць (для працівників, які мають вчений ступінь чи звання);

Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

Документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

Копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або витяги з цих наказів;

9) матеріали проведення атестацій; 10) опис документів.

Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер, містяться окремо. Не вносять до особових справ також витяги з наказів про накладання дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особової справи з обліку заохочень і стягнень).

Документи особової справи ведуться не по роках, а протягом усього періоду роботи особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.

Оформлення обкладинки особової справи:

Заголовок, що міститься на обкладинці, повинен мати повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, у називному відмінку.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу), подання на звільнення тощо, на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та заносять в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом 2 років, відтак здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.

Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Вони мають знаходитися на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, принаймні, у спеціально пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. На кожну особову справу ведеться Контрольна картка. Не дозволяється затримувати особову справу понад добу, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Зберігаються особові справи в архіві окремо від інших документів. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство в межах однієї системи, корпорації.

Опис документів особової справи Складається під час первинного оформлення особової справи (додаток № 7). Всі документи, які надходять після оформлення особової справи, вносять в опис додатково.

Кожному документу присвоюється назва згідно з записом, наданим йому під час складання.

Відповідно заповнюються графи "Кількість аркушів", "Дата вилучення", "Ким вилучений документ та з якої причини".

1.5.2. Оформлення особового листка з обліку кадрів і додатка до нього

Особовий листок з обліку кадрів Є одним з основних обов'язкових документів особової справи, що узагальнює біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо (додаток № 8).

Працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів власноручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться в листку з обліку кадрів власноручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, в разі наявності, документи Вищої атестаційної комісії щодо присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про винахід тощо.

Начальник відділ кадрів (інспектор чи секретар) обов'язково звіряє правильність записів в особовому листку з наявними документами. У процесі цього особливу увагу звертає на правильність запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посади, кваліфікації тощо).

Додаток (доповнення) до особового листка З обліку кадрів слугує для оперативного внесення змін, що сталися з часу його оформлення (додаток № 9). На титульній сторінці додатка вказують прізвище, ім'я, по батькові працівника, на якого заведена особова справа. Далі зазначають дані про роботу та номери наказів про призначення чи звільнення, відповідні дати та підписи тих, хто здійснював запис.

Записи необхідно робити регулярно, зразу після того, як відбулися зміни в облікових даних працівника. Недотримання цих вимог знижує значення документа і рівень правдивості відомостей особової справи взагалі.

1.5.3. Складання автобіографії, характеристики та резюме

Автобіографія (від гр. autos - сам, bios - життя, grapho - пишу) - опис життя особи (додаток № 10).

Це один з документів, що містить інформацію про особовий склад підприємства, тому він належить до особово-офіційних документів.

Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи і реквізити в ній мають бути обов'язково. Відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи і хронологічній послідовності (із зазначенням місяця і року) і таким чином, щоб можна було дістати уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Реквізити автобіографії:

Назва виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ):

Прізвище, ім'я, по батькові автора (теперішній та колишній, якщо були зміни);

Число, місяць, рік народження;

Місце народження;

Освіта й спеціальність за дипломом;

Трудова діяльність;

Останнє місце роботи (місце навчання), посада;

Нагороди й заохочення;

Участь у громадському житті;

Родинний стан і склад сім'ї;

* паспортні дані, домашня адреса і номер телефону. Нижче від текстової частини проставляють дату складання

Автобіографії (ліворуч) і підписують (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі.

Характеристика - це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи. Її видає адміністрація підприємства, організації, закладу освіти своєму працівникові (учневі, студентові).

Характеристики оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А-4 (додаток № 11).

Реквізити характеристики:

Назва виду документа (характеристика).

Анкетні дані (прізвище, ім'я, по батькові, посада / вчений ступінь і звання, якщо вони є, рік народження, національність, освіта) - справа у стовпчик.

Текст (розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного та наукового рівня, стосунки у трудовому колективі; згадуються урядові нагороди, заохочення).

Висновки (зазначається призначення характеристики).

Підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що видала характеристику.

Текст викладається від третьої особи. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

6. Дата складання.

Резюме - це коротке узагальнення найважливіших відомостей про осіб (додаток № 12). Зокрема, в ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні бібліографічні дані. На відміну від автобіографії чи анкети, резюме відзначається лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вона вважає за найнеобхідніше, аби справити на роботодавця приємне враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме - запорука успіху.

Обсяг резюме не повинен перевищувати однієї сторінки. Інформацію слід розміщувати так, щоб вона легко сприймалася візуально, передусім акцентувала увагу на особистісних позитивах.

На сторінці зліва розміщують графу питань у вигляді коротких називних речень, справа - лаконічні відповіді.

До складання резюме існують такі вимоги:

Вичерпність інформації з наголосом на основних елементах;

Грамотність, бездоганний друк;

Чітке оформлення;

Персоніфікація резюме (за бажанням можна перелічити назви структур, фірм, де людина працювала раніше).

Похожие статьи




Ведення особових справ - Кадрова документація: призначення, облік

Предыдущая | Следующая