Особові справи - Кадрова документація
Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.
Особова справа складається з таких документів:
- 1) додаток до особового листка з обліку кадрів; 2) особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4x6 см; 3) автобіографія; 4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації; 5) перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання); 6) різного роду характеристики чи рекомендаційні листи; 7) документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо); 8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення за звільнення працівника або виписки з цих наказів; 9) матеріали проведення атестації; 10) опис документів.
Автобіографія складається у довільній формі. Можна у вигляді таблиці-анкети.
І. Конфіденційна інформація.
- 1. Прізвище, ім'я, по батькові. 2. Адреса. 3. Телефон. 4. Дата народження. 5. Сімейний стан. 6. Діти (кількість та вік). 7. Володіння мовами. 8. Комп'ютерна грамотність, 9. Область спеціалізації.
II. Освіта (у хронологічному порядку).
- 1. Час освіти. 2. Назва учбового закладу.
ІІІ. Трудова діяльність (у хронологічному порядку).
- 1. Період роботи. 2. Місце роботи.
Якщо для інофірми, то починаємо хронологію ВІДПОВІДНО з останнього місця навчання (роботи).
Рекомендаційний лист - це документ, в якому дається оцінка ділових та моральних якостей робітника.
Як правило складається з:
- 1. Назви документа. 2. Анкетних даних (прізвище, ім'я, посада, вчена ступінь, звання, дата народження, освіта). 3. Дані про трудову діяльність (спеціальність, строк роботи на даному підприємстві, рівень професійної майстерності та ін.) 4. Характеристики, де розглядаються відношення до роботи, відношення у трудовому колективі, згадуються міри заохочення. 5. Висновки.
До особової справи можуть бути внесені також довідки - об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги З Протоколів наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний. Усі вони підшиваються.
Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у "кишеньці" на зворотному боці обкладинки особової справи.
Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.
Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.
Документи особової справи ведуться не по роках, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.
Розглянемо оформлення обкладинки особової справи Заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, у називному відмінку.
Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку і переплести.
Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.
Доступ до особових справ повинне бути обмеженим. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.
Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.
Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, референт з персоналу або секретар.
Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.
Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку, яку рекомендується вести за наведеною у додатку __ формою. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення. Особова справа повертається на своє місце.
У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.
Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.
Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи.
Похожие статьи
-
Вимоги до організації кадрового діловодства - Кадрова документація
Однією з основних частин спеціального діловодства є кадрова документація. Ведеться вона за правилами та принципами, встановленими для загального...
-
Вимоги щодо організації діловодства і архівної справи - Документаційне забезпечення в менеджменті
Ефективне документальне обслуговування управлінської діяльності передбачає правильну організацію діловодства. За державним стандартом України (ДСТУ...
-
Оцінка і проведення атестації кадрів - Кадрова робота з персоналом
За результатами навчання і практичної роботи кандидати у резерв на висування щорічно оцінюються. Систематична оцінка кадрів, не тільки висунутих у...
-
Оцінка ефективності кадрової політики - Кадрова політика
В управлінській діяльності, на відміну від відомого математичного правила, результат сумарних зусиль колективу залежить від того, як розставлені його...
-
Оцінка факторів впливу на формування кадрової політики підприємства - Кадрова політика
Оцінка результатів діяльності реалізується за допомогою аналізу відповідності кадрової політики й стратегії організації; виявлення проблем у кадровій...
-
Аналіз кадрової роботи на підприємстві - Кадрова робота з персоналом
Кадрова політика - один із найважливіших інструментів активної дії на всі процеси, що відбуваються в колективі, в тому числі і на розвиток економіки...
-
Загальна характеристика організації - Кадрова робота з персоналом
Відкрите акціонерне товариство "Луцький автомобільний завод" створене на базі Луцького автомобільного заводу шляхом приватизації. Основними напрямками...
-
Під час проходження виробничою практики ми ознайомилися з методикою реєстрації документів а також заповнення таких форм (бланків): - наказів; -...
-
Взаємодія кадрової політики та стратегії підприємства - Кадрова політика
Підвищення ролі персоналу і зміни відношення до нього підприємців і менеджерів пов'язано перш за все з глибокими змінами у виробництві. Науково -...
-
Основні елементи та аспекти кадрової політики на підприємстві - Кадрова політика
Основними елементами кадрової політики (рис. 1.1) є відбір та наймання персоналу, підготовка працівників до роботи та їх. подальше періодичне навчання,...
-
Основні напрями в кадровій роботі підприємства - Кадрова робота з персоналом
Кадрова робота - це передусім робота по підбору, розстановці, вихованню та навчанню кадрів. На ВАТ "ЛуАЗ" її веде відділ кадрів, керований начальником...
-
Планування роботи з кадрами - Кадрова робота з персоналом
Робота з кадрами - одна із складових частин управлінської роботи по керівництву даним підприємством. Вона, як і вся робота керівника, вимагає передусім...
-
Документація в системі управління - Документаційне забезпечення в менеджменті
За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94), Документ -- Це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у...
-
Кадрова політика ЗАТ КБ ПриватБанку - Економічний аналіз управління персоналом організації
Кадрова політика є основним нормативним документом ЗАТ КБ ПриватБанку, яким повинні керуватися менеджери всіх рівнів при управлінні найважливішим...
-
Висновки - Кадрова робота з персоналом
Отже, головна мета сучасної кадрової політики підприємства полягає в забезпеченні тепер і в майбутньому кожного робочого місця і кожної посади персоналом...
-
Удосконалення роботи відділу кадрів підприємства З розвитком і ускладненням виробництва, прискоренням науково технічного прогресу змінюються вимоги до...
-
Вступ - Кадрова робота з персоналом
Тема даної курсової роботи: "Кадрова робота з персоналом" є вкрай актуальною для дослідження. Відомо, що у господарській діяльності використовують різні...
-
Організаційно-розпорядча документація (код 02) - Диференціація управлінських документів в установі
Організаційно-розпорядча документація включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової...
-
Особливості формування раціональної кадрової політики підприємства - Кадрова політика
На підприємстві ЗАТ Акумуляторний завод "Сада" впроваджується нова методика оцінки кадрового потенціалу робітників - бальна система, або метод експертних...
-
Використана література - Кадрова робота з персоналом
1. Адамчук В. В., Ромашов О. В., Сорокина М. Е. Экономика и социология труда: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ, 1999.- 407с. 2. Богиня Д. П. Гришнова О. А....
-
Економічна та планово-фінансова документація - Диференціація управлінських документів в установі
Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових...
-
Теоретичні аспекти кардової політики підприємства Кадрова політика - це сукупність соціально-правових, організаційно-економічних і психологічних заходів...
-
Виробничо-економічне навчання кадрів - Кадрова робота з персоналом
В даний час від кожного робітника потрібна компетентність не тільки в здійсненні виробничих обов'язків на своєму робочому місці, але й у питаннях...
-
Підвищення кваліфікації управлінських кадрів - Кадрова робота з персоналом
Керівник підприємства повинен знати задачі і функціональні обов'язки підлеглих йому кадрових органів, щоб ефективно направляти кадрову роботу об'єднання,...
-
Висновки і пропозиції - Кадрова політика
В умовах переходу до ринкових відносин група матеріальних мотивів набуває найбільшого значення, оскільки вони відображають економічну заінтересованість...
-
Роль і завдання кадрової політики на сучасному етапі розвитку економіки України Кадрова політика в умовах ринкової економіки передбачає, перш за все,...
-
Планування кадрового потенціалу - Робота з кадрами на підприємстві
Планування майбутніх потреб у кваліфікованому персоналі. Планування здійснюється в три етапи. При плануванні спочатку доцільно оцінити існуючих...
-
Кадровий аудит - Кадрова політика
За визначенням, аудит - це перевірка фінансової діяльності. У цьому змісті "кадровий аудит - діагностика відповідності персоналу організації її цілям і...
-
За результатами навчання і практичної роботи кандидати у резерв на висування щорічно оцінюються. Систематична оцінка кадрів, не тільки висунутих у...
-
Сучасні організації зацікавлені і сприяють зростанню своїх співробітників на всіх ріннях ієрархічної градації створенням системи формування кадрового...
-
Оцінка складу кадрів на підприємстві за ознаками Оцінімо склад кадрів на заводі "Сада". Маємо наступні вихідні дані. Таблиця 2.1 Вихідні дані для оцінки...
-
Рівні документації системи Управління безпечність харчовий документація Згідно з вимогами ДСТУ 4161-2003, документація системи НАССР повинна містити: 1....
-
Постановка проблеми. На сучасному етапі еволюції методів управління в організаціях на перший план все чіткіше постає людина (персонал), як найголовніший...
-
Розробка й впровадження заходів щодо зниження плинності кадрів спрямовані на попередження причин плинності, зв'язаними в першу чергу з незадоволеністю...
-
Кадрова політика організації - специфічний набір основних принципів, правил і цілей роботи з персоналом, узгоджених з організаційною стратегією,...
-
"Здатність адаптуватися та проявити гнучкість в новому середовищі" не згадується як найважливіший критерій. Як і у випадку з американськими...
-
Процес створення документа - Процес створення документу
Отже, створення документа - один з найважливіших етапів його опрацювання. Правильний підхід до виконання цього етапу полегшує створення документа та його...
-
Таблиця 4 Назва заходу Методи здійснення заходів Цілі, що досягнуться 1. Допомога інвалідам Офопрмити на роботу декілька людей-інвалідів. Підвищиться...
-
Розкрити принципи раціонального використання персоналу - Управління персоналом
Ключовим принципом управління є принцип підбору і розстановки кадрів по їх діловим і особистим якостям. Він передбачає: систематичний підбір енергійних...
-
Базова характеристика туристського підприємства Туристська фірма "Ленд - Тревел" - є одним з туроператорів України, також займається турагенською...
Особові справи - Кадрова документація