Організаційно-розпорядча документація (код 02) - Диференціація управлінських документів в установі

Організаційно-розпорядча документація включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності.

До найбільш поширених документів цього виду належить:

- Постанови - Це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми;

    - Рішення як розпорядчий документ, який ухваляється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами; - Розпорядження це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.

    - Вказівка Включена до примірного переліку найбільш характерних для управлінської діяльності видів і різновидів документів, що містяться в ЄДСД, які видають міністри, керівники організацій і установ; - Інструкції і статути. Інструкція - правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання; -статут - зведення правил, що регулюють: а) основи організацій та підприємств і установ певної галузі господарства; б) умови утворення, склад і структура діяльності конкретного підприємства, організації або установи з певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств.

Статути покладені в основу керівних громадських, кооперативних організацій, добровільних спортивних організацій.

-наказ - це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

-Правила - службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимог, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки. Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів та інше.

Довідково-інформаційні документи:

    -Анкета - документ, у якому міститься впорядкований перелік питань, що дають змогу отримати нову інформацію; -заява - односторонній акт, яким сторони міжнародного договору висловлюють своє тлумачення або розуміння його положень і з якого для них не випливають міжнародно-правові наслідки; -звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові - на звичайному папері; -запрошення - це коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти в ній участь; -доповідна Записка - Це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції; - Пояснювальна записка - Це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень; -протокол - Це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо; -прес-реліз - коротке інформаційне повідомлення про значиму подію, підготовлене для ЗМІ тa Internet з метою зацікавленості та посиланням на інформаційний склад установи; -скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб; -службовий Лист - Це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності. -Графік відпусток- це розклад надання щорічних відпусток, що звичайно встановлюється адміністрацією за узгодженням із профспілковим органом. Графік складається на кожний календарний рік і затверджується на початку поточного року.

Отже, найбільшу групу становлять розпорядчі документи. ОРД видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.

Важливе місце відведено правилам оформлення документів:

    -оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами; -бути бездоганно відредагованими; -складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

У документах системи організаційно-розпорядчих документів застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах. Принято розрізняти скорочення кількох типів:

Буквені (ініціальні) скорочення (абривіатури), які утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: ДУМ, ЛТЕК, МВС і т. д. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Похожие статьи




Організаційно-розпорядча документація (код 02) - Диференціація управлінських документів в установі

Предыдущая | Следующая