Требования, предъявляемые к оформлению документов - Документы в международной практике
Идентификация информации в документе осуществляется с помощью реквизитов. Под реквизитом понимается "обязательный информационный элемент оформления официального документа"[13]. В зависимости от вида документа состав и виды реквизитов могут различаться.
1. Документы, не относящиеся к категории международных (документы внутрироссийского оборота)
Документы, не относящиеся к категории международных, предназначены исключительно для оборота в пределах Российской Федерации. Состав реквизитов, используемых при оформлении документов этой группы, определяется ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот ГОСТ предусматривает, что любой управленческий документ может иметь максимум 29 реквизитов.
01 - Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. В соответствии с ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования устанавливается федеральным конституционным законом. До вступления в силу соответствующего закона использование изображения Государственного герба Российской Федерации регулируется Положением о Государственном гербе, утвержденное Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050. Государственный герб Российской Федерации представляет собой изо-бражение золотого двуглавого орла, помещенного на красном геральдиче-ском щите; над орлом - три исторические короны Петра Великого (над го-ловами - две малые и над ними -одна большего размера); в лапах орла - скипетр и держава; на груди орла на красном щите - всадник, поражающий копьем дракона.
На документах Государственный герб Российской Федерации может воспроизводиться в одноцветном варианте, а также в виде главной фигуры - двуглавого орла.
Перечень органов власти, имеющих право изображать Государственный герб на своих бланках, устанавливается Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Многоцветный вариант Государственного герба помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного суда Российской Федерации, Верховного суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного суда Российской Федерации.
02 - Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланк документа в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами этого субъекта.
Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также гербов субъектов Российской Федерации, называются гербовыми бланками. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету, они изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности[14]. В организациях гербовые бланки подлежат учету, они должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах и уничтожаться по акту с отметкой в соответствующих учетно-регистрационных формах.
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланке организации в соответствии с ее уставом или положением об организации. На гербовых бланках эмблема организации не воспроизводится.
04 - код организации
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в соответствии с "Положением о введении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов" (Госкомстат России. Госстандарт России. Минэкономики России. - М., 1993).
05 - код формы документа
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), введенным в действие постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года № 299.
06 - наименование организации
Реквизит "наименование организации" обозначает автора документа. Им может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо, создавшее документ. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации проставляется сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Например:
МИД РОССИИ, ИСТОРИКО-ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ
В субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, наименование организации печатают на двух языках - русском и национальной. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Например:
Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России)
В том случае, если автором документа является филиал, территориальное отделение, представительство, структурное подразделение организации, его наименование указывается ниже наименования организации.
МИД РОССИИ ИСТОРИКО-ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ
Архив внешней политики Российской Федерации
- (АВП РФ) 07 - справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, банковских счетов, адрес электронной почты и т. д.
08 - наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, например, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и т. д. Наименование вида документа не указывается в таких документах, как письма.
09 - дата документа;
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если документ составляется несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата оформляется тремя группами арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц, год. Полное представление даты записывается в следующей последовательности: а) день месяца -- двумя цифрами от 01 до 31; б) месяц -- цифрами от 01 до 12; в) год -- четыре цифры. Например, дата 8 июня 2001 года должна быть оформлена в виде 08.06.2001. При подготовке нормативных и финансовых документов разрешается словесно-цифровое оформление даты (без кавычек). Например: 8 июня 2001 г.
10 - регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:.pod rekvizitom data
12 - место составления или издания документа;
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации" и "справочные данные об организации". Место составления указывается с учетом принятого административно-территориального деления.
13 - гриф ограничения доступа к документу;
Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Под ним указывают номер экземпляра, например:
Для служебного пользования
Экз. № 2
14 - адресат
В качестве адресата может выступать организация, ее структурное подразделение, должностное или физическое лицо.
Адресат указывается следующим образом:
1. Если адресатом является организация, то ее наименование пишется в именительном падеже:
МИД России
Историко-документальный департамент
Архив внешней политики Российской Федерации
2. Если адресатом является должностное лицо организация, то должность лица указывают в дательном падеже:
МИД России
Историко-документальный департамент
Заместителю директора Архива внешней политики Российской Федерации И. И Иванову
3. Если документ направляется в несколько однородных организаций, в несколько структурных подразделений одной организации или руководителям одного уровня, то они указываются обобщенно:
Департаменты МИД России
Или
МИД России
Историко-документальный департамент
Директорам архивов
- 4. Если адресатом является физическое лицо, то указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя в дательном падеже: 198903, г. Санкт-Петербург,
Петродворец-4,
Каштановая аллея, д. 8, кв. 12.
И. И. Иванову
На документе может быть указано не более 4-х адресатов.
15 - гриф утверждения документа;
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу документа, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор Историко-документального департамента МИД России
__________________________ И. И. Иванов
08.12.2001.
Или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом МИД России от 22.10.1998 № 12
16 - резолюция
Резолюция пишется либо на свободном месте документа, либо на отдельном листе и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнение, подпись должностного лица и дату. Например:
Ковалеву И. Д.
Ионас М. Г.
Прошу подготовить аналитическую справку по обстановке в Литовской Республике к 25.12.2001.
Личная подпись
- 04.12.2001. 17 - заголовок к тексту
Заголовок к тексту состоит из одной фразы и должен быть кратким и точным. Он согласуется с наименованием вида документа и обычно отвечает на вопросы: "о чем? (о ком?)" или "чего? (кого?)". Например:
О состоянии обстановки в Литовской Республике
Или
Должностная инструкция переводчика-референта
18 - отметка о контроле
Отметка о контроле - реквизит, показывающий, что данный документ взят на контроль. Отметку о контроле обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".levaya 4ast vernego polya
19 - текст документа
Текст документа составляют на русском или национальном языке. tekst dokumenta numeruetsya Только на русском языке пишутся документы, направляемые:
Їв федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
Їв организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или находящиеся на территории других субъектов Российской Федерации.
20 - отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложения, указанного в тексте оформляют следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 5 листах, в 2 экз.
|
Отметку о наличии приложения в виде другого документа обозначают следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ:
21 - подпись
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Директор Архива внешней политикиЛичная И. И. Петров
Историко-документального подпись
Департамента МИД России
При размещении реквизита "Подпись" в документе, исполненном на бланке, наименование должности не указывается или указывается в сокращенном варианте.
Например:
МИД России Историко-документальный Департамент Архив внешней политики Российской Федерации _______________ № ______________ Г. Москва На №___________ от _____________ |
.
.
Директор Личная И. И. Петров
Подпись
Или
МИД России Историко-документальный Департамент Архив внешней политики Российской Федерации ДИРЕКТОР ________________ № Г. Москва На №___________ от _____________ |
Личная И. И. Петров
подпись
Если документ подписывается должностным лицом, имеющими воинское или специальное звание, то оно также включаются в реквизит "Подпись". Например:
Директор Департамента Личная И. И. Петров
Чрезвычайный и Полномочный посолподпись
Или
Военно-морской атташе Личная И. В. Павлов
Капитан I ранга подпись
Или
Заведующий правовым отделомЛичная Н. Н. Орлов
Советник юстиции I классаподпись
22 - гриф согласования документа
При работе с организационно-распорядительными документами существуют два вида согласования: внутреннее (с собственными структурными подразделениями и должностными лицами) и внешнее (с подчиненными и неподчиненными организациями). Гриф согласования документа включает в себя следующие элементы:
Їслово СОГЛАСОВАНО без кавычек;
Їнаименование должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. Если согласование производится с должностными лицами, имеющими воинские или специальные звания, эти звания также включаются в гриф согласования документа. Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор Историко-документального департамента
МИД России
__________________________ И. И. Иванов
08.12.2001.
Или
СОГЛАСОВАНО
Военно-морской атташе
Капитан I ранга Личная И. В. Павлов
подпись
08.12.2001.
Или
СОГЛАСОВАНО
Письмо МИД России от 22.10.1998. № 342
- 08.12.2001. 23 - визы согласования документа
Визирование документа является его согласованием внутри организации. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило к нему свое отношение. Виза проставляется на последнем листе подлинника распорядительного документа, либо на копии отправляемого документа и содержит в себе: личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, а при необходимости и наименование должности визирующего. Если визирование производится должностными лицами, имеющими воинские или специальные звания, эти звания также могут включаться в визу согласования документа. Например:
Директор Департамента Личная И. И. Петров
подпись
18.12.1999.
Или
Замечания прилагаются
Заведующий правовым отделом Личная Н. Н. Орлов
Советник юстиции I класса подпись
18.12.1999.
Или
Ознакомлен
Военно-воздушный атташе Личная М. В. Крылов
Полковник подпись
- 18.12.1999. 24 - печать
Документы заверяют печатью организации. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах и удостоверяет его права.
25 - отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется:
Їзаверительная надпись ВЕРНО без кавычек;
Їдолжность лица, заверившего копию, личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:
ВЕРНО
Заведующий правовым отделом Личная Н. Н. Орлов
Советник юстиции I классаподпись
18.12.2001.
Или
ВЕРНО
Инспектор отдела кадровЛичная С. Н. Федотова
подпись
- 18.12.2001. 26 - отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе осуществляется на лицевой или обороной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Она включает в себя фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:
Директор Департамента Личная И. И. Петров
подпись
Или
Ильина Ирина Николаевна
255-08-16
Или
Директор Департамента Личная И. И. Петров
подпись
Или
Ильина
- 255-08-16 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, слова "В дело" и номера дела, в котором будет храниться документ.
28 - отметка о поступлении документа в организацию
Данный реквизит содержит порядковый номер и дату поступления документа в организацию. Эта отметка может производиться в виде штампа, например:
КАНЦЕЛЯРИЯ Вх. № 24-5680/8 10.02.2001. |
29 - отметка для автоматического поиска документа
Отметка для автоматического поиска документа может содержать имя файла, код оператора и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:
Требования к бланкам документов
Документы изготавливаются на бланках. ГОСТом установлено два основных формата бланков - А4 и А5 (См. табл. 1).
Таблица 1
Формат бланка |
Размеры (мм) |
А3 |
297?420 |
А4 |
210?297 |
А5 |
148?210 |
А6 |
105?148 |
Все бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении документа на бланках оставляются поля, которые должны быть не менее указанных в табл. 2. Максимальные значения размеров полей не оговариваются.
Таблица 2
Поле |
Размер (мм), не менее |
Левое |
20 |
Правое |
10 |
Верхнее |
20 |
Нижнее |
10 |
На практике в большинстве ведомств приняты бульшие размеры полей, что допускается действующим ГОСТом. При этом наибольшее распространение получили размеры полей, предусматривавшиеся ранее ГОСТ 6.39-72 (табл. 3):
Таблица 3
Поле |
Размер (мм) |
Левое |
35 |
Правое |
Не менее 8 |
Верхнее |
20 |
Нижнее |
Не менее 19 |
Бланки бывают продольные и угловые. В продольных бланках реквизиты располагаются по ширине листа, в угловых - в левом верхнем углу. В угловом бланке реквизиты располагаются либо центрованным способом, либо флаговым (т. е. выровненными по левому краю). При изготовлении документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами без слова "страница" посередине верхнего поля листа. В номере страницы никаких знаков, кроме цифры, не проставляется.
Размещение основных реквизитов на бланке показано в приложении 1.
На практике при работе с документами их по тематическому признаку объединяют в дела. Дело - это совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[15]. Дела позволяют сосредоточить документы, требуемые для проведения аналитико-прогнозного исследования, произвести их предварительную группировку, а также накопить необходимое количество предварительных данных, необходимых для освещения той или иной проблемы.
2. Международные документы
В области международного делопроизводства основными на текущий момент времени являются следующие стандарты:
ЇISO 216:1975. Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы серий A и B.
ЇISO 3535:1977. Структура бланков и схема расположения;
ЇISO 269:1985. Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры;
ЇISO 8601:1988. Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Представление дат и времени;
ЇISO 8439:1990. Проектирование бланков. Базисное размещение.
ЇISO 11180:1993. Адресация почтовая.
Использование различных форматов бумаги регламентируется стандартом ISO 216:1975. В соответствии с ним в основу образования форматов положен принцип деления большего формата пополам параллельно меньшей стороне листа. При этом буквы A и B указывают ряд форматов, а цифра - число делений листа, которые были произведены, начиная с основного формата обозначаемого как 0. Основными являются форматы ряда А (ИСО - А ряд), а форматы ряда В (ИСО - В ряд) - вспомогательными, используемыми в случаях, когда необходимо применить бумагу таких форматов, которые отсутствуют в номенклатуре ряда А.
Номенклатура основных форматов бумаги по ISO 216:1975. "Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы серий A и B" представлена в таблице 4.
Таблица 4
ИСО - А ряд |
ИСО - В ряд | ||
Обозначение |
Формат (мм) |
Обозначение |
Формат (мм) |
А0 |
841?1189 |
В0 |
1000?1414 |
А1 |
594?841 |
В1 |
707?1000 |
А2 |
420?594 |
В2 |
500?707 |
А3 |
297?420 |
В3 |
353?500 |
А4 |
210?297 |
В4 |
250?353 |
А5 |
148?210 |
В5 |
176?250 |
А6 |
105?148 |
В6 |
125?176 |
А7 |
74?105 |
В7 |
88?125 |
А8 |
52?74 |
В8 |
62?88 |
А9 |
37?52 |
В9 |
44?62 |
А10 |
26?37 |
В10 |
31?44 |
Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 и А5, а в соответствии с ISO 8439:1990. "Проектирование бланков. Базисное размещение" на бланке выделяется область текста и поля. Текстовая область (image area) включает в себя часть бланка, где размещаются сведения, предназначенные для воспроизведения, передачи и хранения. Поле (margin) представляет собой пространство между краем бланка и текстовой областью.
Параметры полей и текстовой области определены ISO 3535:1977. "Структура бланков и схема расположения". Размеры текстовой области для формата А4 составляет 183х280 мм., для формата А5 - 183х131 мм. ISO 3535:1977 определяет фиксированные размеры полей для формата А4: левого - 20 мм., верхнего - 10 мм., нижнего и правого полей составляет по 7 мм. Для формата А5 размеры левого и верхнего полей ровны 10 мм, нижнего и правого - по 7 мм.
При переписке с зарубежными партнерами используется следующий набор реквизитов:
- 1 Сведения об отправителе (Issuer Field); 2 Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line); 3 Дата (Date); 4 "Внутренний адрес" (The Inside Address), включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес; 5 Указание на конкретное лицо, "К сведению" (Attention Line); 6 Вступительное обращение (Salution); 7 Заголовок (Subject Line); 8 Основной текст письма (Body of the Letter); 9 Заключительная формула вежливости (Complimentary Close); 10 Подпись (Signature); 11 Указание на приложение (Enclosure); 12 Указание на рассылку копий данного письма (CCNotation);
Размещение данных реквизитов на бланке формата А4 показано в приложении 2. На практике наибольшее распространение при оформлении переписки получил так называемый "блоковый стиль" (block style), несколько отличающийся от принятых стандартов. При использовании "блокового стиля" соблюдаются, в частности, следующие особенности:
Їфамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляется в левом верхнем углу,
Їфамилия и должность отправителя указываются ниже его подписи;
Їв адресе и в заключительной формуле вежливости отсутствует пунктуация;
Їтекст печатается с выравниванием по левому краю без отступа, отдельные части текста разделяются увеличенным межстрочным интервалом.
Реквизиты международного письма имеют следующее содержание:
1. Сведения об отправителе
Отправителем документа (Issuer of a document) может быть юридическое или физическое лицо. Бланк письма содержит наименование организации, товарный знак, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса. Кроме того, в данном реквизите может присутствовать указание рода деятельности организации. В названии фирмы могут использоваться следующие слова и сокращения:
ЇLimited (или Ltd) - компания с ограниченной ответственностью (Limited liability company);
ЇIncorporated (или Inc) - корпорация;
Ї"&; Co." - товарищество между двумя и более людьми. В случае, когда речь идет о семейной корпорации, вместо слова "Co" используются слова "сын" ("son"), "сыновья" ("sons"), "брат" ("brother"), "братья" ("brothers") и т. д.
Если в названии фирмы данные отметки отсутствуют, то это, как правило, свидетельствует о том, что речь идет о единственном человеке, ведущим дело за свой счет и от своего лица.
2. Ссылки на индексы отправителя/получателя
В зарубежной переписке обычно приводятся поисковые признаки писем - буквенно-цифровые обозначения составителя письма, отдела, фирмы, номера дела и т. д. Эти ссылки могут быть без пояснений, либо сопровождаться словами "ваша ссылка", "наша ссылка". Например:
Ї458/45, где 458 - порядковый номер письма, а 45 - номер отдела;
ЇRB/LS, где RB - инициалы автора письма, а LS - инициалы его секретаря.
Если в письме имеются сразу обе ссылки, то первой указывается ссылка на поступивший документ, а затем - указание на то, каким образом ссылаться на данное письмо. Например:
Your reference: 898765-8846 - Ваша ссылка: 898765-8846
Или: Your ref. 898765-8846
Our reference: R2-ULT - Наша ссылка: R2-ULT
Или: Our ref. R2-ULT
Просьба о ссылке на данное письмо может быть выражена различными способами, например:
ЇIn your reply please refer to USN/RN/PQ17 (В Вашем ответе просим сослаться на USN/RN/PQ17)
ЇIn your reply please mention our reference to SU/NAV (В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку SU/NAV)
ЇKindly mention R1/18 in your reply (Просим упомянуть R1/18 в Вашем ответе)
ЇOur file № 8/12/24 (Наше дело № 8/12/24)
ЇPlease quote № 648/12/24 when replying (В ответе просим сослаться на № 648/12/24)
3. Дата (Date)
Международный стандарт ISO 8601:1988. "Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Представление дат и времени" определяет цифровой способ написания дат в формате: год, месяц, день. Например: 1999-12-20.
Однако такой способ представления даты не всегда обеспечивает однозначность восприятия в силу традиционных различий обозначения дат в разных странах. В частности, в Великобритании сначала указывают день, затем месяц и год, в США - месяц, день, год; поэтому, например, дата 12-08-1999 в Великобритании будет воспринята как 12 августа 1999 года, а в США - как 8 декабря 1999 года.
Для избежания подобных неточностей рекомендуется использовать словесно-цифровой способ написания дат: 12 December 1999 (12 декабря 1999). В Великобритании дату принято оформлять следующим способом:
12 Dec. 1999
Или
12 December, 1999
В США дата оформляется несколько иначе: December 12, 1999.
При использовании в корреспонденции английского языка названия месяцев пишутся с заглавной буквы, окончания числительных (-th, - rd, - nd, - st) при указании дней не применяются.
4. Адрес
Почтовый адрес пишется компактно, общая длина адреса не должна превышать 6 строк по 30 знаков в строке. Строки длиннее 30 знаков должны быть набраны более мелким шрифтом. Различают почтовые адреса частных и юридических лиц.
Почтовый адрес частных лиц состоит из следующих элементов:
ЇНаименование адресата (указание семейного положения или титула лица) - мистер, мисс, Ваше Превосходительство и т. д.);
ЇИмя, фамилия, приставка к имени - Чарльз Спенсор-младший;
ЇЗанятие, функция - судья, нотариус и т. д.;
ЇПункт доставки - вид улицы (бульвар, авеню, улица, проспект и т. д.), название улицы, номер дома, квартиры, почтового ящика;
ЇПочтовый код или номер почтового маршрута, местность, почтовый код;
ЇНазвание территории или провинции и/или название страны.
Примеры написания почтового адреса частных лиц:
Mr. Walter SKINNER 2090 Oak Alley Apt #820 WASHINGTON D. C. 20016 USA |
Hr. Martin WOLF 180 Gendelstrasse Apt #142 LEIPZIG 114288 BRD WASHINGTON D. C. 20016 USA |
Mrs. Laura MARKETTI 620 Schiller Ave LUGANO 4208 SWITZERLAND |
Почтовый адрес юридических лиц состоит из следующих элементов:
ЇНазвание организации - Kodak Ltd; Bayer AG;
ЇДеятельность или изделия организации - фирма по гражданскому строительству, автомобильный концерн, фармакологическое предприятие и т. д.;
ЇОтдел или подразделение организации;
ЇПункт доставки;
ЇПочтовый код или номер почтового маршрута, местность, почтовый код;
ЇНазвание территории или провинции и/или название страны.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его фамилия, должность, а затем - название организации.
Примеры написания почтового адреса юридических лиц:
Mr. Edward McGREGOR North Atlantic Shipping Co. London SWL 75C England |
Market Research Center 764 Lime Street New York, N. Y. 11089 USA |
Riper Baubetrieb 12 Lindengasse Erfurt BRD |
5. Указание на конкретное лицо, "К сведению"
Если в адресе не указана фамилия получателя, но отправитель заинтересован в том, чтобы корреспонденция попала к конкретному лицу, то под адресом отдельной строкой помещается отметка "К сведению". В ней может быть указана фамилия или должность конкретного лица, например:
Attention: Mr. J. Smith
Или: Attention of: J. Smith
Или: For the Attention of: Mr. J. Smith
Или: Attention of Information Department
Или: Attention of Sales Director
6. Вступительное обращение (Salution)
В зарубежной переписке применяются следующие обращения:
При обращении к организации в целом - Уважаемые господа:
ЇDear Sirs
ЇGentlemen (в США)
При обращении к мужчине, если неизвестно его имя - Уважаемый господин:
Dear Sir
При обращении к мужчине, если известно его имя - Уважаемый господин Морган:
Dear Mr. Morgan
При обращении к женщине, если неизвестно ее имя - Уважаемая госпожа:
Dear Madam
При обращении к замужней женщине, если известно ее имя - Уважаемая госпожа Лоуренс:
Dear Mrs. Lawrence
При обращении к незамужней женщине, если известно ее имя - Уважаемая госпожа Лоуренс:
Dear Miss Lawrence
При обращении к женщине, если известно ее имя, но неизвестно ее семейное положение - Уважаемая госпожа Лоуренс:
Dear Ms. Lawrence
При обращении к другу или человеку, которого вы хорошо знаете - Дорогой Джеймс:
Dear James
После вступительного обращения ставится запятая (в Великобритании) или двоеточие (в США).
7. Заголовок
Как правило, в переписке с зарубежными партнерами заголовок к тексту не является обязательным реквизитом. Если же этот атрибут используют, то он помещается перед основным текстом после личного обращения. Заголовок обычно подчеркивается чтобы привлечь к нему внимание. Например:
Order No 190 for Volvo Cars или:
Re: Letter of Document No. 20/230 или:
In re: Letter of Document No. 20/230 ("Re" сокращенное латинское выражение - относительно, по вопросу).
Следует заметить, что в настоящее время в Великобритании и США отметки "In re" и "Re" встречаются главным образом в переписке по юридическим вопросам в значении "по делу".
8. Основной текст письма
Текст типового письма состоит, как правило, из трех частей: вводной части, в которой сообщаются причины обращения, главной части с изложением существа вопроса изаключительной части с выводами по материалам излагаемого дела.
9. Заключительная формула вежливости
Письмо в международной корреспонденции принято оканчивать заключительной формулой вежливости. При этом типовыми фразами в письмах к организациям используются:
Yours faithfully |
Faithfully yours |
Yours truly |
Truly yours |
Yours very truly |
Best wishes |
Все эти фразы можно перевести как "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".
В Англии заключительная формула вежливости употребляются в сочетании с соответствующими вступительными обращениями:
Вступительное обращение |
Заключительная формула |
Dear Sirs/Sir/Madam |
Yours faithfully |
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith |
Yours sincerely |
Dear Jane |
Best wishes |
10. Подпись
В международной корреспонденции подпись размещается под заключительной формулой вежливости. Под личной подписью указывается фамилия, еще ниже - должность. Например:
Yours sincerely
(подпись)
Mr. S. Seagal
Department Chef
11. Отметка о наличии приложений
Отметка о наличии приложений в зарубежной корреспонденции располагается в левом нижнем углу под подписью и состоит из слова "Enclosure" (если приложение одно) или "Enclosures" (если приложений несколько):
- 2 Enclosures или 3 Encl. или 2 Enc. 12. Указание на рассылку копий данного письма
Указание на рассылку копий данного письма проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение "c. c." (от "карбоновые копии" или "копировальные копии") и название фирмы, которой выслана копия, например:
C. c. Messrs Low&;Rapp Ltd., Lawyers
3.
Похожие статьи
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Документационное обеспечение управления персоналом
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Состав реквизитов документов (ГОСТ Р 6. 30 - 2003) В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3) 01- государственный герб РФ; 02-...
-
При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами. Ш Вначале уточняется Цель Составления документа и Вопросы , которые...
-
Разработка бланков документов - Документирование управленческой деятельности
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его...
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Печати и штампы Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с...
-
Реквизит -- специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление Различают постоянные и...
-
Государственная регистрация создаваемого предприятия осуществляется федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в порядке, установленном...
-
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии: 1....
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Понятие документа. Виды документов - Документы в международной практике
Собственно термин "документ" происходит от латинского слова "documentum", что означает "свидетельство", "доказательство". Современная наука определяет...
-
Оформление в документах написания чисел - Исходные понятия делопроизводства
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания. При написании...
-
Нумерация страниц в документах, Способы оформления дат - Исходные понятия делопроизводства
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой,...
-
Организационные документы - Составление и оформление организационно-распорядительных документов
2.2.1 Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими...
-
Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа аналогичен порядку отнесения сведений о государственной тайне. Общедоступные технологии...
-
Заключение - Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной...
-
Реквизит 09 - справочные данные об организации Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие...
-
Бланки документов - Документирование конфиденциальной информации
Бланки документов, тетрадей и блокнотов для записей служат одним из средств защиты конфиденциальных документов, в том числе от подделки, а также являются...
-
Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного...
-
Как говорилось ранее, цели совершенно необходимы для успешного функционирования и выживания организации в долгосрочной перспективе. Однако если цели...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
Оформление в документах знаков препинания и символов - Исходные понятия делопроизводства
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за...
-
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных...
-
Литература - Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону "Феникс" 2001. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
Справочно - распорядительные документы - Деятельность предприятия "Детский мир"
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми...
-
ДОКУМЕНТЫ, УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА НА ХРАНЕНИЕ - Деятельность предприятия "Детский мир"
Остановимся на заключении договора. Товарный склад и поклажедатель, передающий на хранение товары, заключают договор, письменная форма которого считается...
-
Виды кадровых документов - Кадровая документация
Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документы...
-
Классификация документов в пределах архива предприятия - Архив предприятия
Определение хронологических границ фонда. Группировка дел и схемы систематизации архивного фонда. Классификация документов в пределах архива предприятия...
-
Хранение документов, составление номенклатуры дел - Документальное обеспечение управления
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке....
-
В соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" (1993 г.) и Положением об Архивном...
-
Характеристика реквизитов - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация
Все действия с документом во время его прохождения в организации сопровождаются проставлением определенных реквизитов. Делопроизводственные (служебные)...
-
Унификация - Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию(имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также...
-
Автоматизация Процесс документообразования в управлении традиционно состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки...
-
Открытое акционерное общество "Российские железные дороги" (ОАО "РЖД") в лице старшего вице-президента ОАО "РЖД" В. А. Гапановича в целях установления...
-
При рассмотрении основных этапов эволюции в области управления качеством, отмечалась важная роль международных стандартов ИСО серии 9000 в создании...
-
Документом, в котором закреплен факт установления, изменения или прекращения обязательства и юридическим фактом, являющийся основанием для возникновения,...
-
Благоприятное сотрудничестве в коллективе - основной стимул трудовой деятельности данного коллектива. Коллектив очень сильно сплочен. Изучение документов...
Требования, предъявляемые к оформлению документов - Документы в международной практике