Основные понятия и классификация служебных документов в органах государственной власти и органах местного самоуправления - Автоматизация процесса обмена служебной документацией в органах местного самоуправления и государственной власти

1.1 Виды служебных документов их классификация и функции

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений. М. И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. [Текст] / Басаков М. И. Изд-во: Маркетинг, 2002.

Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т. д. Элементы содержания - это структурные части основного текста - обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т. д.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

По месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

По содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

По форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

По виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

По средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998 г.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Все многообразие документов классифицируется по таким признакам и основаниям, как:

Способу фиксации (письменные, графические, фото-, кино-, видео-, аудиодокументы);

Содержанию (организационно-распределительные, научно-технические, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, а также документы по личному составу);

Наименованию (уставы, наставления, положения, директивы, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.);

Виду (типовые - разрабатываются вышестоящими организациями и носят обязательный характер, примерные - разрабатываются вышестоящими организациями и носят рекомендательный характер, индивидуальные - разрабатываются на местах для внутреннего пользования, трафаретные - печатные или электронные формализованные бланки с нанесенной постоянной частью текста и оставленным свободным местом для переменной информации);

Степени сложности (простые - содержащие один вопрос, сложные - содержащие два и более вопросов);

Месту составления (внутренние - не выходящие за пределы организации или учреждения, внешние - входящие и исходящие документы);

Срокам исполнения (срочные - разрабатываемые к заранее установленным срокам согласно табелю срочных донесений, внесрочные - разрабатываемые по мере необходимости);

Происхождению (служебные - по вопросам служебной деятельности; официально-личные - именные жалобы, заявления, письма и т. п., то есть касающиеся конкретных лиц); ГОСТ 6. 30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная систем в организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 1997 г.

Степени гласности (обычные, секретные - содержащие информацию, отнесенную к государственной тайне, ограниченного доступа - содержащие конфиденциальную (доверительную) информацию, то есть не подлежащую разглашению по каким-либо причинам);

Юридической силе (подлинные - выданные в установленном порядке и составленные с соблюдением всех правил, подложные - документы, у которых содержание не соответствует истине или они составлены с нарушением установленных правил);

Назначению (подлинник - первоначальный документ, копия - точное воспроизведение реквизитов и содержания подлинника с пометкой "копия", отпуск - полная и точная копия, то есть сделанная одновременно с подлинником под копирку; выписка из документа - копия части документа; дубликат - это документ, выданный взамен утраченного подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу);

Сроку хранения (постоянного срока хранения; временного свыше 10 лет; временного до 10 лет);

Роду деятельности (системы документации плановой, стандартов и технических условий, организационно-распорядительной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, по изобретениям и открытиям и т. п.).

Основными требованиями, предъявляемыми к документам, являются:

Своевременность составления (разработки);

Достаточность информации (высокая информационная емкость);

Достоверность, точность и обоснованность приводимость доводов и фактов;

Официально-деловой стиль и язык документа;

Грамотность текста документа в профессиональном и литературном отношении;

Логика и краткость (лаконизм) изложения информации;

Ясность документа, исключающая двоякое понимание содержащейся в нем информации;

Наглядность;

Юридическая безопасность (документ соответствует компетенции органа управления, а его содержание и оформление не противоречит требованиям законов и других нормативно-правовых документов).

Функции служебных документов:

Любой документ полифункционален (многофункционален), т. е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

1) ретроспективную (относящуюся к прошлому); 2) оперативную (текущую); 3) перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т. е. количество и качество информации. М. П. Бобылева Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводитель. - 2001. - № 1.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). В. А. Спивак Документирование управленческой деятельности. [Текст] / В. А. Спивак. - Изд-во: Питер, 2008.

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т. д.) и оправдательно - финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т. п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника. М. В. Ларин Управление документацией: теория и практика // Делопроизводитель. 2001 г.

Похожие статьи