Документирование. Документооборот, Общие нормы и правила оформления документов - Исходные понятия делопроизводства
Общие нормы и правила оформления документов
Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (различить).
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее силу.
Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.
Средства документирования - орудие используемые человеком для создания документов:
- - простые средства (ручки, карандаши) - механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника) - средства автоматизации (компьютерная техника).
В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.
Размеры бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров -- форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С -- дополнительными. Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842х1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Для оформления деловых документов используются следующие форматы:
Формат |
Размеры, мм |
Применение |
A3 |
297х420 |
Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений |
А4 |
210х297 |
Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы |
А5 |
148х210 |
Размеры полей, используемые в документах
В соответствии с требования ГОСТ Р6.30-2003 для организационно-распорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое - не менее 20 до 35 мм, верхнее и нижнее поле -- не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм.
Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее -- для указания страниц в многостраничных документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая размеры полей. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.
Похожие статьи
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Нумерация страниц в документах, Способы оформления дат - Исходные понятия делопроизводства
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой,...
-
Оформление в документах написания чисел - Исходные понятия делопроизводства
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания. При написании...
-
Состав кадровой документации Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
Оформление в документах знаков препинания и символов - Исходные понятия делопроизводства
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за...
-
Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства
Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости...
-
Систематизация и хранение документов в организации - Исходные понятия делопроизводства
Номенклатура дел: определение и функциональное назначение Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и...
-
Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Контрольные вопросы - Исходные понятия делопроизводства
1. Дайте понятие делопроизводства. 2. Понятие документа. Общие и специфические функции документа. 3. Унификация, стандартизация документов. Суть...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Оформление дел - это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными процедурами. Оформление дел начинается с момента заведения их в...
-
Сокращения слов, допускаемые в документах - Исходные понятия делопроизводства
В содержании управленческих документов применяются сокращения двух типов: лексические (так называемые аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные...
-
Тема работы - Документирование управленческой деятельности Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в...
-
№ п/п Наименование темы Количество часов Лекции Практические 1. Исходные понятия делопроизводства. 2 2 2. Документирование. Документооборот. 6 4 3....
-
Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа аналогичен порядку отнесения сведений о государственной тайне. Общедоступные технологии...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Печати и штампы Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с...
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Конфиденциальный доступ учет Документирование информации - одно из обязательных условий включения информации и документов в информационные ресурсы любой...
-
Характеристика - Исходные понятия делопроизводства
Характеристика -- это официальный документ, который выдает администрация учреждения (организации, предприятия) своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В...
-
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу", "О переводе на другую работу",...
-
Контрольное тестирование - Исходные понятия делопроизводства
1. Состав документации, используемый при увольнении работника: А) заявление секретаря об увольнении, приказ об увольнении, запись в тр. книжке, запись в...
-
Трудовой договор - Исходные понятия делопроизводства
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по...
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
Конфиденциальные документы, создаваемые в организации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата Л4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210...
-
Общие положения Одной из особенностей документирования конфиденциальной информации является регламентирование состава создаваемых конфиденциальных...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов...
-
Этапы делопроизводства в России - Исходные понятия делопроизводства
В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели...
-
Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита "Адресат" в правом верхнем углу листа. Архивное Дело - отрасль...
-
Государственная регистрация создаваемого предприятия осуществляется федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в порядке, установленном...
-
Учет бумажных носителей конфиденциальной информации - Документирование конфиденциальной информации
Создание конфиденциальных документов должно начинаться с учета, оформления и выдачи исполнителям бумажных носителей информации, на которых будут...
-
Предложено большое число различных определений основных понятий теории риска (см. обзоры [1 - 3]). Не вдаваясь в их обсуждение, выделим два базовых...
Документирование. Документооборот, Общие нормы и правила оформления документов - Исходные понятия делопроизводства