Документирование. Документооборот, Общие нормы и правила оформления документов - Исходные понятия делопроизводства

Общие нормы и правила оформления документов

Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (различить).

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Средства документирования - орудие используемые человеком для создания документов:

    - простые средства (ручки, карандаши) - механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника) - средства автоматизации (компьютерная техника).

В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

Размеры бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров -- форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С -- дополнительными. Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842х1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

Формат

Размеры, мм

Применение

A3

297х420

Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений

А4

210х297

Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы

А5

148х210

Размеры полей, используемые в документах

В соответствии с требования ГОСТ Р6.30-2003 для организационно-распорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое - не менее 20 до 35 мм, верхнее и нижнее поле -- не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее -- для указания страниц в многостраничных документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая размеры полей. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.

Похожие статьи




Документирование. Документооборот, Общие нормы и правила оформления документов - Исходные понятия делопроизводства

Предыдущая | Следующая