Бланки документов - Документирование конфиденциальной информации

Бланки документов, тетрадей и блокнотов для записей служат одним из средств защиты конфиденциальных документов, в том числе от подделки, а также являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.

В организациях используются бланки документов, изготовленные типографским способом. В случае применения компьютерного шаблона бланка последний должен иметь неизменяемый формат.

Не разрешено тиражирование бланков документов средствами оперативной полиграфии (ксерокопии) с помощью компьютерной техники при распечатке на принтере. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии (ксерокопирование) документов на бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью Службы делопроизводства.

Организация работы по изготовлению бланков возлагается на Административно-хозяйственную службу, которая:

    - получает от Службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты); - оформляет заказы на изготовление в типографии печатнобланочной продукции; - получает и ведет учет и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.

Изготовленные бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по их видам в журнале (форма 9).

Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков (форма 10).

Форма 9. Журнал учета бланков

Наименование вида бланка

Дата поступления

Дата и номер сопроводительного документа

Наименование организации -- поставщика бланков

Количество экземпляров бланков

Серия и номера гербовых бланков

1

2

3

4

5

6

Форма 10. Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

Наименование вида гербового бланка

Количество экземпляров

Бланков

Серия и номера гербовых бланков

Наименование подразделения, ФИО получателя

Расписка в получении

Примечание

1

2

3

4

5

6

В структурных подразделениях бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в надежно запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, и руководители подразделений. Уничтожение бланков, не требующих обращения, осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме, в том числе электронной.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на Службу делопроизводства.

Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Регистрационно-учетные формы необходимо включать в номенклатуру дел.

Проверку наличия, использования и хранения бланков проводят не реже одного раза в год Экспертной комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства организации.

Похожие статьи




Бланки документов - Документирование конфиденциальной информации

Предыдущая | Следующая