Определение степени ограничения доступа к документам и использование отметки конфиденциальности при оформлении документов - Документирование конфиденциальной информации

Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа аналогичен порядку отнесения сведений о государственной тайне. Общедоступные технологии делопроизводства, относящиеся к государственной тайне, можно использовать при организации работы с конфиденциальными документами.

Степень конфиденциальности может быть присвоена документу:

- исполнителем на стадии подготовки документа: - руководителем структурного подразделения или руководителем организации на стадии согласования или подписания документа; - адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в Службе делопроизводства или Службе конфиденциального делопроизводства, если в организации существует такая отдельно выделенная служба (далее - Служба делопроизводства).

Определение необходимости проставления грифа (отметки) конфиденциальности на документах, в соответствии с утвержденным Перечнем конфиденциальной документированной информации организации (см. разд. 3), осуществляется исполнителем или должностным лицом, подписывающим документ, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

Изменение отметки конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия отметки являются:

- соответствующая корректировка Перечня конфиденциальной документированной информации: - истечение установленного срока действия конфиденциальности информации в соответствии с Перечнем конфиденциальной документированной информации; - наличие события, при котором отметка конфиденциальности должна быть изменена или снята, например, окончание действия договора между организациями.

В зависимости от возможной степени ущерба, наносимого организации в случае разглашения информации, применяются две степени конфиденциальности информации: "конфиденциально" и "строго конфиденциально" [208; 245].

Использование перечисленных отметок для ограничения доступа и распространения информации, не относящейся к конфиденциальной, не допускается. Также не допускается, в соответствии со ст. 8 Закона Российской Федерации "О государственной тайне", использование грифов ограничения доступа, относящихся к государственной тайне: "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно" [50].

На документы, дела, издания, а также другие носители информации наносится отметка конфиденциальности, включающая следующие реквизиты: степень конфиденциальности информации со ссылкой на соответствующий пункт действующего в организации Перечня конфиденциальной документированной информации; название организации, осуществившей ограничение доступа к конфиденциальной документированной информации; регистрационный номер: дату или условие снятия степени конфиденциальности или ограничение доступа.

Отметка о конфиденциальности наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа (при необходимости дополняется номером экземпляра документа, дела, издания), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. Например:

Строго конфиденциально

Экз. № 1

Или

Для служебного пользования

Экз. №3

Для нанесения регистрационного номера, который должен включать в обязательном порядке данные о конфиденциальности документа, на регистрационно-контрольных карточках, а также в электронных картотеках допускается сокращение написания отметки: "Строго конфиденциально" - СКФД, "Конфиденциально" - КФД, "Для служебного пользования" - ДСП.

Руководители структурных подразделений, должностные лица имеют право снимать отметку конфиденциальности информации с документов и изданий, подготовленных в данном структурном подразделении, руководствуясь при этом Перечнем конфиденциальной документированной информации структурного подразделения организации.

После снятия отметки конфиденциальности документ перелается в Службу делопроизводства. Об изменении или снятии конфиденциальности делается отметка на самом документе, удостоверяемая визой руководителя, подписавшего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам, учреждениям, предприятиям и организациям.

В целях своевременного изменения или снятия отметки конфиденциальности с документов необходимо регулярно просматривать учетные картотеки (перечни, журналы, списки и т. д.), в том числе электронные, и выявлять те документы, которые могут быть удалены из этих картотек.

Если созданный конфиденциальный документ подлежит от - правлению с сопроводительным письмом, то оно регистрируется за самостоятельным номером, на нем проставляется отметка конфиденциальности, соответствующая отметке конфиденциальности приложения, независимо оттого, содержит или нет сопроводительное письмо конфиденциальные данные.

При наличии нескольких приложений с разными степенями конфиденциальности отметка конфиденциальности сопроводительного письма устанавливается по наивысшей степени конфиденциальности приложений. Необходимость проставления на сопроводительном письме отметки конфиденциальности вызвана также тем обстоятельством, что без соблюдения этого требования подавляющее большинство сопроводительных писем будут не конфиденциальными, а открытыми. Однако поскольку документы отправляются за номерами сопроводительных писем, то формально и конфиденциальные приложения окажутся открытыми [208].

Особенности определения степени ограничения доступа к информации, составляющей служебную, коммерческую тайны, секрет производства (ноу-хау)

Для служебной информации ограниченного распространения, в том числе для информации, составляющей служебную тайну, за исключением информации, относящейся к государственной тайне, установлена одна степень конфиденциальности "Для служебного пользования". Наименование данной отметки и его сокращенное название определены Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации [110].

В соответствии с п. 5 ст. 10 закона отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных ст. 11 данного закона. Использование в приведенной норме закона двух терминов, а именно "законодательство Российской Федерации" и "федеральный закон" позволило Суду сделать вывод о том. что отнесение информации к конфиденциальной в случаях, не подпадающих под действие ст. 11 закона, может осуществляться в порядке, установленном не только федеральными законами, но и иными актами законодательства (указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации).

Применение грифа "Для служебного пользования" также более подробно рассмотрено в разд. 1.4.

На практике негосударственные структуры, обладающие информацией, составляющей служебную тайну или секрет производства, применяют наименование отметки конфиденциальности "Для служебного пользования" совместно со степенями конфиденциальности документов: "Конфиденциально" и "Строго конфиденциально".

В Федеральном законе "О коммерческой тайне" установлена одна степень конфиденциальности "Коммерческая тайна", свидетельствующая лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне. Установление одной степени (одного грифа) конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, обусловлено, вероятно, тем, что степень конфиденциальности определяется обладателями информации, которые могут иметь разные подходы к определению степени конфиденциальности однотипной по содержательной части информации в соответствии с Федеральным законом "О коммерческой тайне".

При рассмотрении дел о неправомерном получении информации, составляющей коммерческую тайну, в судебном порядке сложно определить, кто из обладателей установил правильную степень конфиденциальности информации, так как критерии отнесения информации к той или другой степени конфиденциальности, а также запрет на отнесение документированной информации к конфиденциальной устанавливает ее обладатель. В Федеральном законе "О коммерческой тайне" об этом ничего не сказано, но содержится указание на то, что наряду с мерами по установлению режима коммерческой тайны обладатель информации вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации и другие не противоречащие законодательству Российской Федерации меры.

Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:

- определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну. - ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка, а также принятия нормативного документа (положения, инструкции) по конфиденциальному делопроизводству: - учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана (см. разд. 4.7); - регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров (см. гл. 4); - нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, с оставляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна" с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства) [29. ст. 10].

Без применения данных мер, в том числе такой основной, как нанесение грифа "Коммерческая тайна* или отметки о конфиденциальности, режим коммерческой тайны нельзя считать установленным.

В то же время придание информации, требующей разного уровня защиты, одной степени конфиденциальности не позволяет выделить наиболее значимую информацию в целях установления для нес более усиленного, чем для менее значимой информации, режима защиты.

Решение этой проблемы состоит в разделении информации по степеням конфиденциальности - на создаваемую и отправляемую документированную информацию. Документированная информация, не подлежащая отправлению в другие организации, может иметь две степени и два наименования конфиденциальности - "Конфиденциально", "Строго конфиденциально", а отправляемая - одну степень и наименование - "Коммерческая тайна". Для информации ограниченного доступа, составляющей коммерческую тайну, используется гриф "Коммерческая тайна". В соответствии с Федеральным законом "О коммерческой тайне", гриф должен содержать сведения об обладателе указанной информации. В данном случае это означает, что право собственности на информацию, составляющую коммерческую тайну, охраняется законодательством Российской Федерации. Гриф "Коммерческая тайна" можно дополнять соответствующим внутренним грифом степени конфиденциальности: "Конфиденциально" и "Строго конфиденциально" или грифом "Для служебного пользования" [209: 238].

В новой редакции Федеральный закон "О коммерческой тайне" регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации. составляющей секрет производства (ноу-хау). Поэтому все. что определено выше, касается документированной информации, составляющей секрет производства (ноу-хау) и служебный секрет производства.

3. Особенности определения степени ограничении доступа к информации, составляющей профессиональную тайну

Профессиональной тайной является информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности. Фактически получается, что профессиональная тайна это персональные данные клиентов, пациентов и т. д., а также служебная и коммерческая тайны других организаций.

В Федеральном законе "Об информации...", в котором дано определение профессиональной тайны, и в Федеральном законе "О персональных данных" про степень конфиденциальности и. соответственно, об отметке конфиденциальности ничего не говорится. И на практике на кадровой документации организаций или банковской документированной информации о клиентах банка (банковская тайна), или медицинских картах (врачебная тайна) отметка конфиденциальности на документах не проставляется. Об этом упоминается в содержании данного документа.

Документы и информация, отнесенные к профессиональной тайне (в некоторой мере профессиональная тайна относится к персональным данным), например документация кадровая, банковская (банковская тайна), адвокатская и аудиторская (адвокатская и аудиторская тайны), как правило, грифа ограничения доступа не имеют, потому что в полном объеме являются конфиденциальными в связи с тем, что профессиональная тайна в любом случае сводится к соблюдению неразглашения (конфиденциальности) персональных данных клиентов, пациентов и других физических лиц субъектов персональных данных в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных".

Похожие статьи