Особенности документирования конфиденциальной информации - Документирование конфиденциальной информации

Конфиденциальный доступ учет

Документирование информации - одно из обязательных условий включения информации и документов в информационные ресурсы любой организации, государственной или негосударственной структуры (далее организации).

В соответствии с Федеральным законом "Об информации...", законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации [23. ст. 11. п. 2].

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, установленном Правительством Российской Федерации в Правилах делопроизводства и документооборота (далее - Правила делопроизводства) [76]. Требования, установленные в Правилах делопроизводства, распространяются не только на федеральные органы исполнительной власти, но и другие государственные органы, органы местною самоуправления, т. е. государственные структуры. Эти требования могут распространяться и на другие организации и предприятия -- негосударственные структуры.

В утвержденных Правшах делопроизводства определены - документирование информации, фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке". Под документом понимается официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти [Там же, разд. 2].

Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами и процессами документирования информации, содержащей государственную тайну.

Документирование информации ограниченного доступа является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства. поскольку от количества, состава и правильности оформления конфиденциальных документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации делопроизводства и документооборота, включая защищенный электронный документооборот, обмен электронными сообщениями.

Электронное сообщение - это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети [23, ст. 2]. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе [Там же, ст. 11].

Объем и содержание создаваемых конфиденциальных документов. в том числе и электронных, существенно влияют на организацию работ по их защите, защите электронного документооборота и в целом по информационной безопасности организации.

Документирование - длительный и системный процесс сбора и обработки информации в целях хранения, классификации, поиска, использования или передачи. Документированной информацией является информация, зафиксированная на материальном носителе путем ее документирования, с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель [23. ст. 2].

В силу своих особенностей технологии документирования конфиденциальной информации предполагают оформление реквизитов документов при их создании, которое имеет свою специфику и включает в себя:

    - определение и использование реквизита конфиденциального документа - отметки о конфиденциальности документа или степени ограничения доступа и распространения (см. разд. 2); - определение состава конфиденциальных документов - разработку Перечня конфиденциальной документированной информации. необходимого для определения степени ограничения доступа к документам (см. разд. 3): - учет бумажных носителей, включая бланки документов (см. разд. 4,7); - учет проектов конфиденциальных документов и черновиков документов (см. разд. 5); - учет носителей создаваемых электронных документов (сообщений) (см. разд. 3.7).

В данной главе не рассматривается оформление реквизитов конфиденциальных документов при документировании информации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 [151]. Существует достаточное количество научной литературы поданному вопросу [285; 295; 313]. Более подробно в этой главе освещено оформление такого реквизита, как отметка об ограничении доступа к документу' или его конфиденциальности. Это связано еще с тем. что в ГОСТ Р 6.30-2003 требования к оформлению реквизита "отметка об ограничении к доступу" отсутствуют, несмотря на то что в практике оформления конфиденциальных документов данный реквизит применялся и применяется, например, в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной масти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации [94] или Федеральным законом "О коммерческой тайне" [29]. В Правилах делопроизводства [76. разд. III, и. 9] одним из обязательных реквизитов создаваемых документов является "отметка о конфиденциальности".

Более подробно особенности определения степени ограничения доступа к конфиденциальной информации, составляющей служебную, профессиональную, коммерческую тайны, а также секрет производства, рассмотрены в разд. Технологии создания конфиденциальных документов с помощью СВТ их печатания, копирования и тиражирования рассмотрены в разд. 6.

Похожие статьи




Особенности документирования конфиденциальной информации - Документирование конфиденциальной информации

Предыдущая | Следующая