Организационно-распорядительная документация - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам и создается в органах власти и местного самоуправления, в организациях и на предприятиях независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности.

В настоящее время, в условиях развития рыночных отношений, обновления действующего законодательства и усиления его роли в регулировании общественной жизни и хозяйственной деятельности, возрастает значение такой разновидности организационно-распорядительная документация, как организационные документы. Любая современная, "цивилизованная" и законопослушная организация развивает производство и управляет персоналом с использованием положений о структурных подразделениях и отдельных направлениях деятельности (аттестации персонала, повышении квалификации и переподготовке кадров, планировании карьеры сотрудников, формировании кадрового резерва, премировании работников и т. д.). В большинстве организаций обязательно разрабатываются должностные инструкции, без которых сложно решать спорные вопросы о качестве работы сотрудников, выполнении ими условий трудового договора и соответствии их занимаемой должности.

Во многих справочных и практических пособиях по составлению и оформлению управленческой документации содержатся типовые и примерные тексты организационных документов. Однако мало кто из авторов уделяет должное внимание правильному оформлению документов этого вида, приданию им юридической силы.

В результате специалисты-практики, работающие в кадровых службах, или экономисты по труду, разрабатывающие должностные инструкции, создают организационные документы, не имеющие юридической силы, т. е. строго говоря, вообще не имеющие права называться документами, подтверждать факты и служить доказательствами при трудовых спорах.

Ответственность за неверное оформление таких документов должна нести служба документационного обеспечения управления, специализирующаяся на обработке организационно-распорядительной документации.

К другой группе организационно-распорядительной документации, оформляемой службой документационного обеспечения управления, относятся основополагающие в управленческой деятельности распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, указания. В распорядительных документах отражаются принятые руководителем организации управленческие решения, реализация которых часто приводит к созданию других видов документов. При работе с распорядительными документами специалистам службы документационного обеспечения управления приходится решать множество различных вопросов, среди которых такой важный, "чисто делопроизводственный", как правильное деление приказов, создаваемых в организации.

В задачи службы документационного обеспечения управления входит письменное закрепление прав подписания распорядительных документов с учетом принятой в организации системы делегирования полномочий и распределения обязанностей, а также описание порядка согласования приказов и ознакомления с ними.

Наиболее многочисленную группу организационно-распорядительной документации составляют информационно-справочные документы, важнейшими из которых являются протоколы, акты и служебная переписка (внешняя с другими организациями - служебные письма и внутренняя между сотрудниками одной организации - служебные записки). Протоколы и акты имеют сложную структуру текста и нередко бывают востребованы для письменного подтверждения событий и фактов в судебной практике.

При оформлении этих документов особенно важно соблюдать все требования о порядке придания протоколам и актам юридической стиль (наличие информации о кворуме для собраний и совещаний; указание состава приглашенных на заседание или перечисление присутствовавших при работе комиссии; отражение результатов голосования в протоколе подписание акта членами комиссии, действительно участвовавшими в работе комиссии, и т. д.).

Для служебных писем важны не только юридические, но и этические аспекты: качественный фирменный бланк как своеобразная визитная карточка организации, правильное адресование письма, деловой стиль, использование "формул" вежливости и др. В настоящее время стали вновь актуальными разработка и использование сборников типовых и трафаретных текстов писем, характерных для профиля деятельности конкретной организации. Современной особенностью этих сборников для большинства организаций является обязательное включение текстов писем на иностранных языках.

Похожие статьи




Организационно-распорядительная документация - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Предыдущая | Следующая