Документирование управленческой деятельности - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и другие аспекты. При создании документов решаются такие проблемы, как:

    ? выявление потребности в документировании фактов, событий, управленческих ситуаций; ? определение видов и разновидностей управленческих документов, требующихся в данной ситуации: ? разработка проектов документов с учетом действующих нормативных правовых актов; ? оформление документов в соответствии с требованиями государственных стандартов и методических рекомендаций о порядке придания документам юридической силы.

Потребность в документировании управленческих ситуаций обусловлена, прежде всего, наличием законодательных актов, прямо указывающих на необходимость письменного подтверждения тех или иных фактов.

Трудовой и Гражданский кодексы Российской Федерации содержат наименования некоторых управленческих документов, отсутствие которых недопустимо при документировании определенных ситуаций (правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, график отпусков, договор подряда и др.).

Обязательному документированию подлежат единоличная распорядительная деятельность руководителя организации, коллективная деятельность комиссий, работа собраний, совещаний, заседаний и т. п.

Документируются управленческие действия по реализации функций управления и взаимоотношения между организациями и физическими лицами.

Особенно остро в сфере документирования стоит проблема сокращения излишних, дублирующих друг друга документов, повышения информативности и информационной емкости документов, разумного перехода к бездокументному общению (особенно во внутрифирменном управлении).

Важной задачей специалистов служб документационного обеспечения управления является закрепление порядка документирования управленческой деятельности в локальных нормативных актах организации: в инструкции по ведению делопроизводства и табеле форм документов, применяемых в данной организации.

Табель форм документов (далее - Табель) должен закрепить порядок применения в организации отдельных видов и разновидностей документов в соответствии с документируемыми управленческими функциями. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса создания управленческих документов и позволяет исключить применение в организации форм документов, не соответствующих направлениям ее деятельности или действующему законодательству табель разрабатывается службой документационного обеспечения управления, согласовывается с руководителями всех структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

Подготовка управленческих документов должна базироваться на применении соответствующих унифицированных форм документов, включенных в состав унифицированных систем документации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Классификатор включает в себя системы организационно-распорядительной, банковской, финансовой, учетной, отчетно-статистической, внешнеторговой документации, а также документации по труду и оформлению пенсий.

Через службу документационного обеспечения управления проходят многие виды управленческих документов, но в основном эта служба работает с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, применяемой при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления.

Похожие статьи




Документирование управленческой деятельности - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Предыдущая | Следующая