Регламентация подготовки и оформления документов в организации - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера взаимосвязей с другими юридическими и физическими лицами.
В отдельной организации вопросы оформления документации находят отражение в учредительных документах, регламентах работы органов управления, распорядительных документах, устанавливающих общие требования к системе документационного обеспечения (например, в нормативных актах, определяющих полномочия должностных лиц при рассмотрении, согласовании, визировании и подписании документов). Подготовку и оформление документов в организации регламентируют Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.
Ключевое место в этом комплексе занимает Инструкция по делопроизводству (по документационному обеспечению управления). Структура инструкции нормативными актами не регламентирована. Количество и наименования разделов, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры инструкции могут служить ГСДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, а также инструкции, принятые в ведущих федеральных органах государственной власти и в органах власти субъектов Федерации. Например, раздел 2 "Подготовка служебных документов" Инструкции по документационному обеспечению Мэрии Москвы (1993) включает ряд подразделов, раскрывающих:
Общие требования к оформлению документов;
Особенности оформления документов, направляемых за рубеж;
Порядок подготовки, оформления и выпуска организационно-распорядительных документов Мэрии;
Оформление протоколов заседаний Правительства Москвы;
Оформление протоколов совещаний, проводимых Мэром, Премьером Правительства и другими руководителями.
В приложениях к инструкции приводятся образцы бланков документов и унифицированных форм документов.
Положения Инструкции по делопроизводству конкретизируются в правилах оформления документов. Например, Правила оформления документов (утверждены распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 января 1997г. №102) содержат общие требования к оформлению документов, требования к оформлению отдельных видов документов (проектов законов, указов и распоряжений Президента, распоряжений Администрации Президента, писем, телеграмм, протоколов и др.), образцы документов, справочный материал по написанию дат, чисел, часто употребляемых сокращений слов.
Табель форм документов разрабатывается в целях сокращения количества применяемых форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения. Он содержит перечень форм документов организации, необходимых и достаточных для реализации ее функций и задач, характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В табель включаются все создаваемые в организации документы.
Табель оформляется в виде таблицы на листах формата АЗ и включает следующие графы:
- 1) Наименование документа. 2) Правовое основание (наименование, дата и номер нормативного акта, в соответствии с которым установлена и введена в действие форма документа). 3) Периодичность (ежегодно, ежеквартально, по мере необходимости и т. д.), 4) Составитель (указывается структурное подразделение или должностное лицо, которое готовит проект документа). 5) Согласование (указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности при необходимости включается наименование организации или структурного подразделения). 6) Подпись (указывается должность лица, подписывающего документ). 7) Утверждение (графа заполняется для документов, подлежащих утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ, или наименование соответствующего документа). 8) Печать (графа заполняется в случае проставления на документе печати). 9) Резолюция (указывается должность лица, имеющего право резолюции для данного вида документов). 10) Адресат (указывается наименование организации, структурного подразделения, куда направляется документ Если документ не выходит из создающего его структурного подразделения, проставляется отметка "внутренний"). 11) Ограничение доступа (графа заполняется для документов с ограниченным доступом). 12) Ответственный за контроль (указывается наименование структурного подразделения, в котором контролируется документ и/или должность лица, ответственного за контроль). 13) Место хранения (указывается наименование структурного подразделения, осуществляющего оперативное хранение документа). 14) Имя файла (например, может состоять из обозначений соответствующей функции организации, вида документа и порядкового номера 0Dust1, где 0D - обозначение функции "организация деятельности", ust - обозначение вида документа "устав", 1 - порядковый номер
Принятые в организации бланки документов включаются в Альбом бланков Формы документов, создаваемых в деятельности организации, включаются в Альбом унифицированных форм документов, который формируется на основе Табеля документов организации и содержит формы наиболее часто создаваемых документов (актов, договоров, представлений, писем и т. д.).
В альбом включаются формы документов, прошедшие унификацию, в которых установлено стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в виде трафарета, анкеты или таблицы
Для удобства применения формы документов в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам (например, раздел, включающий формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации подразделений, раздел типовых хозяйственных договоров и т. д.).
Существенный эффект дает использование Альбома форм документов в автоматизированной системе подготовки документов, позволяющий оперативно создавать новые документы на основе хранящихся в памяти машины образцов.
Похожие статьи
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Документационное обеспечение управления персоналом
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам...
-
В электронном документообороте используется электронная цифровая подпись. Согласно п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ электронная цифровая является...
-
Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и...
-
ОТЧЕТ О проделанной работе главного специалиста по кадрам и делопроизводству за2002 год. - зарегистрировано исходящей корреспонденции - 5983 документа -...
-
Состав реквизитов документов (ГОСТ Р 6. 30 - 2003) В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер...
-
Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени,...
-
Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров,...
-
Общеизвестно, что немало принципиально новых по характеру и организации деятельности применяющих новейшие информационные технологии негосударственных...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
Управление производственной и хозяйственной деятельностью государственных учреждений требует переработки больших объемов различной информации. Внешняя...
-
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов...
-
Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов...
-
В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и...
-
Заключительным этапом обработки управленческих документов является их систематизация по определенным признакам и формирование дел. Состояние этой работы...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных...
-
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство...
-
По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы...
-
Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм...
-
Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа. 1) Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Анализ нормативно-методического обеспечения систем управления качеством ОАО "ОЗАА" является одним из ведущих организаций промышленности с высоким...
-
Создание эффективной системы кадрового менеджмента положительно влияет на рост производительности труда; совершенствование профессионального мастерства;...
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Развитие экономики определяется уровнем подготовки и квалификации кадров. Научно-технический прогресс выдвигает новые требования к профессиональной...
-
На сегодняшний нефтяной комплекс России играет немаловажную роль. Экспорт нефти на сегодняшний день приносит нам 33% всего экспорта. 70% нашего бюджета в...
-
Американский опыт: характеристика, методы управления организацией и ее персоналом на примере "General Electric" История корпорации История корпорации...
-
Организация управления персоналом на предприятии Менеджмент (англ. management - управление, заведование, организация) - это управление производством или...
-
Кадровая политика ООО "Акбар" формируется и осуществляется с целью управления персоналом и создания условий для его развития с учетом реальных...
-
Изучив литературу по поставленной проблеме, классифицировать процесс адаптации можно по следующим критериям: 1) По отношениям субъект-объект: активная...
-
Подготовка и проведение аттестации После того как определена цель проведения аттестации и выбран метод, стоит просчитать, во что обойдется процедура...
-
Датой рождения завода Механических Трансмиссий "КОМ" является сентябрь 1990 года. За более чем два десятилетия своего существования компания прошла путь...
-
Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным...
-
Сущность, методы, функции и значение управления персоналом Предприятие - это совокупность подсистем, взаимосвязанных друг с другом, создающая целостную...
-
В состав кадрового резерва муниципальных должностей входят депутаты представительного органа местного самоуправления, члены выборных органов местного...
-
Самое основное в формирование кадрового резерва заключается в том, что б потребность в резерве должна быть реальной. Соответствие кандидата должности и...
-
В ООО "Система Чибис" недостаточно уделяется внимания в гибкости формирования оплаты труда персонала. Премия за достижение индивидуальных показателей...
-
Общее описание текстовых документов, используемых в управлении персоналом - Информативность текста
Документальное обеспечение управления - это важный процесс информационного обеспечения управленческих решений в государственных и негосударственных...
-
Особенности оформления "Акт" (понятие, структура, пример) - Документальное обеспечение управления
Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий. Специфика акта состоит в...
Регламентация подготовки и оформления документов в организации - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы