Регламентация подготовки и оформления документов в организации - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера взаимосвязей с другими юридическими и физическими лицами.

В отдельной организации вопросы оформления документации находят отражение в учредительных документах, регламентах работы органов управления, распорядительных документах, устанавливающих общие требования к системе документационного обеспечения (например, в нормативных актах, определяющих полномочия должностных лиц при рассмотрении, согласовании, визировании и подписании документов). Подготовку и оформление документов в организации регламентируют Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.

Ключевое место в этом комплексе занимает Инструкция по делопроизводству (по документационному обеспечению управления). Структура инструкции нормативными актами не регламентирована. Количество и наименования разделов, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры инструкции могут служить ГСДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, а также инструкции, принятые в ведущих федеральных органах государственной власти и в органах власти субъектов Федерации. Например, раздел 2 "Подготовка служебных документов" Инструкции по документационному обеспечению Мэрии Москвы (1993) включает ряд подразделов, раскрывающих:

Общие требования к оформлению документов;

Особенности оформления документов, направляемых за рубеж;

Порядок подготовки, оформления и выпуска организационно-распорядительных документов Мэрии;

Оформление протоколов заседаний Правительства Москвы;

Оформление протоколов совещаний, проводимых Мэром, Премьером Правительства и другими руководителями.

В приложениях к инструкции приводятся образцы бланков документов и унифицированных форм документов.

Положения Инструкции по делопроизводству конкретизируются в правилах оформления документов. Например, Правила оформления документов (утверждены распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 января 1997г. №102) содержат общие требования к оформлению документов, требования к оформлению отдельных видов документов (проектов законов, указов и распоряжений Президента, распоряжений Администрации Президента, писем, телеграмм, протоколов и др.), образцы документов, справочный материал по написанию дат, чисел, часто употребляемых сокращений слов.

Табель форм документов разрабатывается в целях сокращения количества применяемых форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения. Он содержит перечень форм документов организации, необходимых и достаточных для реализации ее функций и задач, характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В табель включаются все создаваемые в организации документы.

Табель оформляется в виде таблицы на листах формата АЗ и включает следующие графы:

    1) Наименование документа. 2) Правовое основание (наименование, дата и номер нормативного акта, в соответствии с которым установлена и введена в действие форма документа). 3) Периодичность (ежегодно, ежеквартально, по мере необходимости и т. д.), 4) Составитель (указывается структурное подразделение или должностное лицо, которое готовит проект документа). 5) Согласование (указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности при необходимости включается наименование организации или структурного подразделения). 6) Подпись (указывается должность лица, подписывающего документ). 7) Утверждение (графа заполняется для документов, подлежащих утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ, или наименование соответствующего документа). 8) Печать (графа заполняется в случае проставления на документе печати). 9) Резолюция (указывается должность лица, имеющего право резолюции для данного вида документов). 10) Адресат (указывается наименование организации, структурного подразделения, куда направляется документ Если документ не выходит из создающего его структурного подразделения, проставляется отметка "внутренний"). 11) Ограничение доступа (графа заполняется для документов с ограниченным доступом). 12) Ответственный за контроль (указывается наименование структурного подразделения, в котором контролируется документ и/или должность лица, ответственного за контроль). 13) Место хранения (указывается наименование структурного подразделения, осуществляющего оперативное хранение документа). 14) Имя файла (например, может состоять из обозначений соответствующей функции организации, вида документа и порядкового номера 0Dust1, где 0D - обозначение функции "организация деятельности", ust - обозначение вида документа "устав", 1 - порядковый номер

Принятые в организации бланки документов включаются в Альбом бланков Формы документов, создаваемых в деятельности организации, включаются в Альбом унифицированных форм документов, который формируется на основе Табеля документов организации и содержит формы наиболее часто создаваемых документов (актов, договоров, представлений, писем и т. д.).

В альбом включаются формы документов, прошедшие унификацию, в которых установлено стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в виде трафарета, анкеты или таблицы

Для удобства применения формы документов в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам (например, раздел, включающий формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации подразделений, раздел типовых хозяйственных договоров и т. д.).

Существенный эффект дает использование Альбома форм документов в автоматизированной системе подготовки документов, позволяющий оперативно создавать новые документы на основе хранящихся в памяти машины образцов.

Похожие статьи




Регламентация подготовки и оформления документов в организации - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Предыдущая | Следующая