Характеристика реквизитов - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация

Все действия с документом во время его прохождения в организации сопровождаются проставлением определенных реквизитов.

Делопроизводственные (служебные) отметки фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль. Многолетние традиции стандартизации определили рациональное размещение на документах служебных отметок, которые отражают делопроизводственные операции, выполняемые при получении документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Код организации проставляют согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - Москва : Юрайт, 2012.С.148..

ИНН / КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, созданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату. Ранее действовало правило, согласно которому в том случае, если авторами документа являлось несколько организации, датой документа становилась наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "5 марта 2009 г.", а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: "2009.03.05".

Резолюция -- это надпись, которая делается на поступившем документе руководителем организации или структурного подразделения при его рассмотрении Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. Пособие.-2-е изд. - М.: Инфра-М, 2012. - С.99.. Резолюция является основой организации исполнения документа, так как содержит решение руководителя по вопросу, отраженному в нем. Она включает фамилии и инициалы исполнителей, конкретное поручение, срок его исполнения. Руководитель обязательно подписывает резолюцию и ставит дату рассмотрения документа. Например:

Николаеву П. Е.

Подготовить проект соглашения

С компанией "Стройкомплект"

К 12.03.2015

Васнецов И. И.

24.01.2015

Если решение вопроса поручается нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное первым, считается ответственным исполнителем, который организует работу всех, кто привлекается к решению данного вопроса.

Текст резолюции должен быть четким, ясным и содержать конкретный порядок действий по исполнению поручения (документа). Если документ имеет типовой срок исполнения, его можно не указывать. Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения конкретного документа не может превышать типовой, который установлен для данного вида документов соответствующими нормативными актами.

Резолюция вносится от руки в подлинник документа и размещается между реквизитом "Адресат" и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, как правило, формата А6 или А7, на котором содержится напечатанная фамилия соответствующего руководителя. На нем также указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Резолюция - это реквизит, который обязательно переносится в регистрационную форму при регистрации документа. Она часто является основанием для взятия документа на контроль, и дата, указанная в резолюции, становится сроком исполнения документа.

Подпись. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами организации (устав или положение о структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указании или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное -- на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Отметка об исполнителе проставляется на документах, отправляемых из организации (исходящих документах), и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который знает вопрос и может в случае необходимости предоставить по нему всю ин формацию. Отметка размещается на оборотной стороне последнего листа документа или на его лицевой стороне на 2-4 интервала реквизита. Подпись". Она печатается от левого поля. Отметка носит справочный характер и содержит информацию о должностном лице которое непосредственно готовило данный документ. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах.

    1. В нем указываются фамилия исполнителя (или фамилия с инициалами) и номер телефона. 2. Указываются полностью имя, отчество, фамилия исполнителя и номер его телефона. Например:

И. О. Разумов

(911) 623 09 42

Предпочтительнее оформлять отметку об исполнителе по второму варианту, так как это облегчит общение и позволит получателю документа не выяснять дополнительно имя и отчество нужного специалиста. Для упрощения связи рекомендуется указывать помимо номера телефона код города.

Похожие статьи




Характеристика реквизитов - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация

Предыдущая | Следующая