Характеристика реквизитов - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация
Все действия с документом во время его прохождения в организации сопровождаются проставлением определенных реквизитов.
Делопроизводственные (служебные) отметки фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль. Многолетние традиции стандартизации определили рациональное размещение на документах служебных отметок, которые отражают делопроизводственные операции, выполняемые при получении документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
Код организации проставляют согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - Москва : Юрайт, 2012.С.148..
ИНН / КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, созданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату. Ранее действовало правило, согласно которому в том случае, если авторами документа являлось несколько организации, датой документа становилась наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "5 марта 2009 г.", а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: "2009.03.05".
Резолюция -- это надпись, которая делается на поступившем документе руководителем организации или структурного подразделения при его рассмотрении Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. Пособие.-2-е изд. - М.: Инфра-М, 2012. - С.99.. Резолюция является основой организации исполнения документа, так как содержит решение руководителя по вопросу, отраженному в нем. Она включает фамилии и инициалы исполнителей, конкретное поручение, срок его исполнения. Руководитель обязательно подписывает резолюцию и ставит дату рассмотрения документа. Например:
Николаеву П. Е.
Подготовить проект соглашения
С компанией "Стройкомплект"
К 12.03.2015
Васнецов И. И.
24.01.2015
Если решение вопроса поручается нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное первым, считается ответственным исполнителем, который организует работу всех, кто привлекается к решению данного вопроса.
Текст резолюции должен быть четким, ясным и содержать конкретный порядок действий по исполнению поручения (документа). Если документ имеет типовой срок исполнения, его можно не указывать. Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения конкретного документа не может превышать типовой, который установлен для данного вида документов соответствующими нормативными актами.
Резолюция вносится от руки в подлинник документа и размещается между реквизитом "Адресат" и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, как правило, формата А6 или А7, на котором содержится напечатанная фамилия соответствующего руководителя. На нем также указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.
Резолюция - это реквизит, который обязательно переносится в регистрационную форму при регистрации документа. Она часто является основанием для взятия документа на контроль, и дата, указанная в резолюции, становится сроком исполнения документа.
Подпись. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами организации (устав или положение о структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).
Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.
Право подписи распорядительных документов в форме указании или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное -- на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Отметка об исполнителе проставляется на документах, отправляемых из организации (исходящих документах), и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который знает вопрос и может в случае необходимости предоставить по нему всю ин формацию. Отметка размещается на оборотной стороне последнего листа документа или на его лицевой стороне на 2-4 интервала реквизита. Подпись". Она печатается от левого поля. Отметка носит справочный характер и содержит информацию о должностном лице которое непосредственно готовило данный документ. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах.
- 1. В нем указываются фамилия исполнителя (или фамилия с инициалами) и номер телефона. 2. Указываются полностью имя, отчество, фамилия исполнителя и номер его телефона. Например:
И. О. Разумов
(911) 623 09 42
Предпочтительнее оформлять отметку об исполнителе по второму варианту, так как это облегчит общение и позволит получателю документа не выяснять дополнительно имя и отчество нужного специалиста. Для упрощения связи рекомендуется указывать помимо номера телефона код города.
Похожие статьи
-
Справка с места работы - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация
Деловой коммерческий письмо оферта Cправка с места работы - это документ, который составляется с целью подтверждения фактического места работы,...
-
В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально различных...
-
Деловые и коммерческие письма - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация
Деловое письмо -- это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой...
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Состав реквизитов документов (ГОСТ Р 6. 30 - 2003) В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Документационное обеспечение управления персоналом
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Классификация видов деловой карьеры - Деловая карьера
При проведении классификации деловой карьеры различают следующие виды карьеры: 1. Межорганизационная карьера характеризуется тем, что конкретный...
-
Общая характеристика SK Royal Hotel Tula. Структура отеля Расположение отеля порадует туристов, желающих ознакомиться с историческими особенностями...
-
Консультирование по вопросам связи стратегии, организационной структуры и управления человеческими ресурсами Успех компании в огромной степени зависит от...
-
Для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационная структура производства и управления. Любая организация имеет некоторые...
-
Характеристика ООО "Алмаз" Каждая компания имеет свой, только ей присущий организационный стиль. У каждой фирмы существуют своя философия и принципы,...
-
Запрос, требование, Ответ на запрос, требование, Заказ - Деловое письмо
Цель таких писем - получить информацию, помощь etc, т. е. некое желательное для вас действие со стороны Вашего адресата. План письма: 1. Дать ссылку на...
-
Роль и значение делового общения Умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать...
-
Организация совещаний - Деловая этика секретаря и руководителя
Для успешного проведения, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка,...
-
Управление руководитель персонал мотивация Типы организационной структуры управления прошли сложный путь развития под воздействием совершенствования...
-
В вопросах кадровой службы на ОАО "Владимирский завод "Электроприбор" придерживаются Квалификационного справочника должностей руководителей (далее ТКС),...
-
Органический тип структур управления - Изучение основ менеджмента
Различные модификации иерархических структур, использовавшиеся за рубежом и в нашей стране, не позволяли решать проблемы координации функциональных...
-
Особенности оформления "Акт" (понятие, структура, пример) - Документальное обеспечение управления
Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий. Специфика акта состоит в...
-
Организация деловой карьеры - Виды деловой карьеры
В деловой карьере условно можно выделить несколько этапов. Подготовительный (18-22 года) связан с получением высшего или среднего профессионального...
-
Ротация кадров как элемент системы управления деловой карьерой - Деловая карьера
Длительное пребывание работника в одной должности снижает его трудовую мотивацию, сотрудник ограничивает кругозор рамками одного участка, свыкается с...
-
Автоматизация документооборота на предприятии - Информационная структура предприятия
Почти каждая компания сталкивалась с системой документооборота. Исключение составляют фирмы, которые работают в условиях неформального управления:...
-
Деловая карьера, Деловая карьера и ее цели - Карьерный рост сотрудников сферы гостепримства
Деловая карьера и ее цели Под деловой карьерой понимается любое изменение положения работника в организации: - продвижение по ступенькам служебной...
-
В течение последних десятилетий сформировалась новая научная дисциплина - управление проектами - раздел теории управления социально-экономическими...
-
Организационно-экономическая характеристика деятельности организации ООО Строительно-монтажная компания (СМК)" Морион" Общество с ограниченной...
-
Заключение, Список литературы - Деловое письмо
Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются...
-
Психолого поведенческая характеристика Швеции, Характер Шведов. Меланхолия - Деловая культура Швеции
Характер Шведов. Меланхолия Общей чертой для всех шведов является сумрачное состояние души, нечто вроде английского сплина, именуемое svarmod. Это...
-
Текущее руководство различными сторонами деятельности предприятия осуществляет директор, который делегирует полномочия своим заместителям и аппарату...
-
Данная структура компании является функциональной. Функциональная структура основана на принципе специализации организационных подструктур по...
-
Структура организации и иерархия управления Администрация в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством...
-
Ответ на письмо-предложение - Деловое письмо
Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате...
-
Краткая характеристика туристического агентства "Антарес" Туристическое агентство "Антарес" основано в 2000 году. Коллектив агентства - молодая,...
-
Классификация видов деятельности в свободное время возможна прежде всего на основе принципа зависимости определенных типов использования свободного...
-
Система деловых качеств руководителей и специалистов Под деловыми качествами понимается наличие у руководителей и специалистов следующих способностей: Ь...
-
Общая характеристика предприятия ООО "Монолит-Г" Объект исследования в дипломной работе - кафе "Бакарди" в г. Ржеве Тверской области. Кафе принадлежит на...
-
Печати и штампы Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с...
-
Моделирование потенциала карьерного роста менеджера как технологический процесс Факторами успешной карьеры могут быть случай, предоставляющий человеку...
-
В электронном документообороте используется электронная цифровая подпись. Согласно п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ электронная цифровая является...
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
Характеристика реквизитов - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация