Дайте полную характеристику следующим реквизитам: "Справочные данные об организации", "Печать", "Место составления или издания документа", "Заголовок к тексту", "Отметка для автоматического поиска документа" - Документирование управленческой деятельности

Реквизит 09 - справочные данные об организации

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

    - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (города, поселка и т. п.); - название района; - название республики, края, области, автономного округа (области); - почтовый индекс.
пример оформления реквизита

Рис. 3. Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации"

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

пример оформления реквизита

Рис. 4. Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации"

Документирование управленческий деятельность

Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации" на бланке можно также посмотреть в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Реквизит 25 - оттиск печати

Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

пример оформления реквизита

Рис. 5. Пример оформления реквизита "Оттиск печати"

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

оттиск печати с воспроизведением государственного герба российской федерации

Рис. 6. Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

    1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.). 2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.). 3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые). 4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т. ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате. 5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы. 6. Командировочные удостоверения. 7. Нормы расхода материалов. 8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности. 9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. 10. Письма гарантийные. 11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д.). 12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др. 13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т. д.). 14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.). 15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.). 16. Спецификации (изделий, продукции и т. д.). 17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений. 18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды. 19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.).

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Инструкция может иметь следующие разделы:

    - перечень печатей, используемых в организации; - места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями; - порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

Реквизит 14 - место составления или издания документа

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать - Москва.

В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

пример оформления реквизита

Рис. 7. Пример оформления реквизита "Место составления или издания документа" на бланке приказа

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение "г." (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т. д. Например, г. Балаково, пос. Дальнее и т. д.

Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Пример оформления реквизита "Место составления или издания документа" на бланке можно посмотреть в приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Реквизит 18 - заголовок к тексту

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)?,

Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Чего (кого)?,

Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т. к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".

пример оформления заголовка письма

Рис. 8. Пример оформления заголовка письма

Реквизит 29. Отметка для автоматического поиска документа.

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

Похожие статьи




Дайте полную характеристику следующим реквизитам: "Справочные данные об организации", "Печать", "Место составления или издания документа", "Заголовок к тексту", "Отметка для автоматического поиска документа" - Документирование управленческой деятельности

Предыдущая | Следующая