Введение, Понятие документа, классификация управленческой документации - Документирование управленческой деятельности

Тема работы - Документирование управленческой деятельности

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

В настоящее время деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.

В этом заключается актуальность выбранной темы.

Цель работы - изучить процесс документирования управленческой деятельности.

Задачи работы:

    1. Дать определения понятию документа и их разновидностям; 2. Описать классификацию управленческой документации; 3. Рассмотреть регламентацию документирования управленческой деятельности; 4. Раскрыть правила разработки бланков документов.

Управленческий документация унификация бланк

Понятие документа, классификация управленческой документации

Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ. Кублашвили О. В. Документационное обеспечение деятельности, М.: Инфра-М, 2004. - С. 93

Документ личного происхождения - это "документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей".

Официальный документ - это "документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке".

Управленческая документация -- Это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

    А) Организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел); Б) Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения); В) Документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий); Г) Плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных); Д) Финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.); Е) Информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.); Ж) Нормативные документы вышестоящих органов -- Документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т. п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности; З) Учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка); И) Контракты (договоры), соглашения, предложения.

Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока: Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. - М. : Бератор, 2004. - С. 36

    1. Информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная); 2. Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная); 3. Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов. Они классифицируются:

    - по грифу, т. е. степени доступности содержащейся в них информации - документы открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера; - по срокам исполнения - срочные, второстепенные, итоговые, периодичные документы; - по месту составления - внутренние, внешние (входящие и исходящие) документы; - по виду оформления - подлинники, копии, выписки, дубликаты; - по назначению - организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планово-отчетные, кадровые, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские документы; - по средствам фиксации - текстовые, графические, статистические, комбинированные, аудио-, видео-, кино - и фотодокументы; - по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие круг взаимосвязанных вопросов) документы.

Похожие статьи




Введение, Понятие документа, классификация управленческой документации - Документирование управленческой деятельности

Предыдущая | Следующая