Введение, Понятие документа, классификация управленческой документации - Документирование управленческой деятельности
Тема работы - Документирование управленческой деятельности
Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
В настоящее время деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.
В этом заключается актуальность выбранной темы.
Цель работы - изучить процесс документирования управленческой деятельности.
Задачи работы:
- 1. Дать определения понятию документа и их разновидностям; 2. Описать классификацию управленческой документации; 3. Рассмотреть регламентацию документирования управленческой деятельности; 4. Раскрыть правила разработки бланков документов.
Управленческий документация унификация бланк
Понятие документа, классификация управленческой документации
Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ. Кублашвили О. В. Документационное обеспечение деятельности, М.: Инфра-М, 2004. - С. 93
Документ личного происхождения - это "документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей".
Официальный документ - это "документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке".
Управленческая документация -- Это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.
Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:
- А) Организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел); Б) Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения); В) Документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий); Г) Плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных); Д) Финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.); Е) Информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.); Ж) Нормативные документы вышестоящих органов -- Документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т. п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности; З) Учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка); И) Контракты (договоры), соглашения, предложения.
Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока: Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. - М. : Бератор, 2004. - С. 36
- 1. Информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная); 2. Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная); 3. Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов. Они классифицируются:
- - по грифу, т. е. степени доступности содержащейся в них информации - документы открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера; - по срокам исполнения - срочные, второстепенные, итоговые, периодичные документы; - по месту составления - внутренние, внешние (входящие и исходящие) документы; - по виду оформления - подлинники, копии, выписки, дубликаты; - по назначению - организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планово-отчетные, кадровые, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские документы; - по средствам фиксации - текстовые, графические, статистические, комбинированные, аудио-, видео-, кино - и фотодокументы; - по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие круг взаимосвязанных вопросов) документы.
Похожие статьи
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Понятие и классификация информационных технологий Термин "информационная технология" базируется на понятии "технология", которое является достаточно...
-
В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное...
-
Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита "Адресат" в правом верхнем углу листа. Архивное Дело - отрасль...
-
Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и...
-
Создание большого числа предприятий различных форм собственности в период становления рыночного хозяйства в нашей стране привело к тому, что...
-
Введение - Информационная база финансового менеджмента как основа принятия решений
Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим....
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации...
-
Факсограмма (факс) - Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам...
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
В настоящее время в России происходит процесс формирования менеджмента, соответствующего мировым стандартам, по средствам применения зарубежного опыта в...
-
Заключение - Документирование управленческой деятельности
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации На сегодняшний день развитие коммуникации как социологического, психологического,...
-
Разработка бланков документов - Документирование управленческой деятельности
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его...
-
Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов...
-
Введение - Cущность методов принятия управленческих решений, процесс и процедура их принятия
Одной из основных функций управления в настоящее время является принятие решений. Принимая решения, необходимо полагаться на такое количество информации,...
-
Введение - Анализ методов принятия управленческих решений на ООО "АР-Строй"
В современной литературе можно встретить несколько подходов к изучению процесса принятия решения, но наиболее полно и точно можно об этом говорить,...
-
Открытое акционерное общество "Российские железные дороги" (ОАО "РЖД") в лице старшего вице-президента ОАО "РЖД" В. А. Гапановича в целях установления...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Введение - Виды коммуникаций в организации
Коммуникации в организационном контексте включают в себя взаимодействие между людьми. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
Итак, подводя итоги результатов дипломного проекта нужно отметить, что информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного...
-
Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность,...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Введение - Информация в управлении
В наше время, в век господства высоких технологий, для успешного ведения бизнеса необходимо быстро и точно принимать решения и уметь приспосабливаться к...
-
Цель практики - практическое закрепление теоретических знаний, полученных в ходе обучения Задачами практики: 1) отработка практических умений по анализу...
-
Информационная среда - Анализ деятельности продуктового магазина
На российских рынках в настоящее время для учета товаров и услуг, ведения бухгалтерии, хранения информации о поставщиках и работниках, и выдачи...
-
Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров,...
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
Актуальность темы заключается в том, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется...
-
Введение - Анализ направлений организационной деятельности фирмы
Эта проблема важна, как хорошо налаженная организация и морали способствуют организационной эффективности. Поскольку эффективность в организации, дает...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Кризисы и перемены, происходящие в экономике, приводят к поискам новых методов ведения дел, новых поведенческих стандартов. Причиной изменений в...
-
Объектом преддипломной практики является муниципальное Казенное учреждение "Управление по экологии и природопользованию Миасского городского округа....
-
Введение - Влияние традиций, специфики предприятия на разработку управленческих решений
Деятельность любого руководителя связана с выполнением управленческих функций, в том числе по планированию, организации, координации и контролю...
-
Введение - Анализ и синтез в принятии управленческих решений в компании
В личной жизни каждый человек принимает множество разных решений - о выборе профессии, устройстве семьи, как отдохнуть, распределении бюджета и многое...
Введение, Понятие документа, классификация управленческой документации - Документирование управленческой деятельности