Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства
Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т. д.) состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.
В государственных архивах формы использования документов более разнообразны по сравнению с ведомственным архивом, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы, независимо от их ведомственной подчиненности, обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. К таким законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, трудовых правах и по другим вопросам. Архивные справки организациям выдаются на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе личных заявлений выдаются архивные справки, а также справки о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.
Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность. Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои: паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив. Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов -- ценным. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям. Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно.
Архивная справка -- официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.
Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.
Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная, печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов. Копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации -- с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов.
Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.
Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.
Похожие статьи
-
Систематизация и хранение документов в организации - Исходные понятия делопроизводства
Номенклатура дел: определение и функциональное назначение Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
№ п/п Наименование темы Количество часов Лекции Практические 1. Исходные понятия делопроизводства. 2 2 2. Документирование. Документооборот. 6 4 3....
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Оформление дел - это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными процедурами. Оформление дел начинается с момента заведения их в...
-
Оформление в документах написания чисел - Исходные понятия делопроизводства
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания. При написании...
-
Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в...
-
Трудовой договор - Исходные понятия делопроизводства
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по...
-
Состав кадровой документации Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу", "О переводе на другую работу",...
-
Контрольное тестирование - Исходные понятия делопроизводства
1. Состав документации, используемый при увольнении работника: А) заявление секретаря об увольнении, приказ об увольнении, запись в тр. книжке, запись в...
-
Контрольные вопросы - Исходные понятия делопроизводства
1. Дайте понятие делопроизводства. 2. Понятие документа. Общие и специфические функции документа. 3. Унификация, стандартизация документов. Суть...
-
Сокращения слов, допускаемые в документах - Исходные понятия делопроизводства
В содержании управленческих документов применяются сокращения двух типов: лексические (так называемые аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
Характеристика - Исходные понятия делопроизводства
Характеристика -- это официальный документ, который выдает администрация учреждения (организации, предприятия) своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В...
-
Этапы делопроизводства в России - Исходные понятия делопроизводства
В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели...
-
Оформление в документах знаков препинания и символов - Исходные понятия делопроизводства
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за...
-
Нумерация страниц в документах, Способы оформления дат - Исходные понятия делопроизводства
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой,...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
Печати и штампы Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с...
-
Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа аналогичен порядку отнесения сведений о государственной тайне. Общедоступные технологии...
-
Кризисы в наше время - явление обыденное, это и мировой экономический кризис, и кризис в управлении компаний, это может быть и финансовый кризис. И во...
-
Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация...
-
Человеческий ресурс, с одной стороны, один из самых сложных для управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет значительно...
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных...
-
Разработка бланков документов - Документирование управленческой деятельности
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Иерархия использования логистической информационной системы Любая структура организации (предприятия) в общем виде представляет по существу...
-
Понятие и классификация информационных технологий Термин "информационная технология" базируется на понятии "технология", которое является достаточно...
-
Одним из важнейших условий повышения эффективности производства и качества работы гражданской авиации является улучшение использования основных...
-
Сущность и роль трудовых ресурсов предприятия Анализ персонала организации - один из основных разделов анализа работы организации. Достаточная...
-
В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они...
-
Бланки документов - Документирование конфиденциальной информации
Бланки документов, тетрадей и блокнотов для записей служат одним из средств защиты конфиденциальных документов, в том числе от подделки, а также являются...
-
Виды обработки документов - Документационное обеспечение производства
Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой...
Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства