Систематизация и хранение документов в организации - Исходные понятия делопроизводства

Номенклатура дел: определение и функциональное назначение

Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов, с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения.

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В необходимых случаях, разработке номенклатуре дел предприятия (сводной номенклатуры дел) должна предшествовать разработка номенклатуры дел структурных подразделений, в деятельности которых образуются документы различного функционального назначения (например, бухгалтерские - в бухгалтерии, по личному составу (персоналу) - в кадровом органе, по делопроизводству - в службе ДОУ, по выпуску продукции - в производственных подразделениях и т. п.) в свою очередь функциональное назначение номенклатуры дел заключается:

    - в организации группировки исполненных документов в дела (посредством их распределения между соответствующими делами); - в обеспечении правильного и быстрого поиска дел и документов, хранящихся составе соответствующих дел; - в систематизации и учете дел, закреплении их индексов;

В определении сроков хранения дел, а также документов, хранящихся в составе соответствующих дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, а также для разработки информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия.

Функциональное назначение номенклатуры дел:

В номенклатуру дел включаются все документы предприятия, подлежащие помещению в дела. Электронные документы и база данных также включаются в номенклатуру дел предприятия, а организация их хранения осуществляется в соответствии с действующими на этот счет правилами.

Формирование дел

Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формирование дел должно отвечать следующим требованиям: оперативность поиска документов, надежность документационного обслуживания управления, сохранность документов.

Оперативное хранение документов

До передачи документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении у исполнителя в папках с надписью: "На подпись", "К докладу", "Срочно" и т. п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующее экспертные комиссии (ЭК). Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечными документов с указанием сроков их хранения. Результатом работы ЭК является распределение документов на 4 группы по различным срокам хранения:

    - постоянного хранения в государственных архивах; - временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); - временного хранения (до 10 лет); - подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Похожие статьи




Систематизация и хранение документов в организации - Исходные понятия делопроизводства

Предыдущая | Следующая