Виды служебных документов, При подготовке договоров целесообразно использовать типовые и примерные тексты (формы) договоров. - Исходные понятия делопроизводства

Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями), а в отдельных случаях - также с их структурными подразделениями, должностными лицами.

Договор - это письменное соглашение двух или более лиц, предусматривающее изменение их гражданских прав и (или) обязанностей. Договорная деятельность представляет собой организационно-правовую основу для реализации предприятием своих целей посредством делового сотрудничества с другими предприятиями (организациями, учреждениями). Законодательство допускает заключение различных видов договоров, как между юридическими, так и между физическими лицами (гражданами).

Классификация отдельных видов договоров:

При подготовке договоров целесообразно использовать типовые и примерные тексты (формы) договоров.

Деловое письмо - это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.

В соответствии с предписаниями параграфа 4.4. Типовой инструкции по делопроизводству деловые письма могут готовиться предприятием:

    - как ответные - в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений; - как сопроводительные - в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов); - как ответы - в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан); - как инициативные.

Подготовку деловых писем целесообразно производить на бланках предприятия. Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте нескольких вопросов допускается, если эти вопросы тематически взаимосвязаны и (или) предполагается, что в дальнейшем письмо будет рассматриваться в одном структурном подразделении предприятия-получателя. Изложение делового письма производится от 3-го лица ед. ч. Либо от 1-го лица единственного или, несколько реже, множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма, а во второй части, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. В то же время отдельные виды писем - например, сопроводительные - могут состоять только из одной части.

Служебная записка - краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. В общем случае функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. При этом функциональное назначение служебных записок - в зависимости от вида документа - может быть достаточно обширным. Основные виды служебных записок:

Содержание служебной записки обычно состоит из двух частей - вводной и основной. Предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с темой документа (вопросом или групповой вопросов деятельности предприятия, которые и предполагается осветить в служебной записке) и пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения деловых писем

Приказы и распоряжения по основной деятельности

Письменный приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. Письменное распоряжение (приказание) - документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником), и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности. Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.1. Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с Инструкцией приказами оформляются решения нормативного характера, а распоряжениями - решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия. Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются: краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения), обоснование необходимости подписания документа, сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован. Учет приказов и распоряжений по кадрам (персоналу) ведется отдельно от приказов и распоряжений по основной деятельности - это обусловлено спецификой их функционального назначения.

Протокол - это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения (общий порядок и правила оформления определены параграфом 4.3. Типовой инструкции по делопроизводству). Протокол составляется на основании:

    - записей, произведенных во время совещания (заседания); - представленных тезисов докладов и выступлений; - справок; - проектов решений; - других документов и материалов протокольного мероприятия.

Акт - это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. Общий порядок и правила оформления актов определены параграфом 10.1 Т. и.по/д. В соответствии с указанной инструкцией акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела одного структурного подразделения предприятия (организации, учреждения). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения. Акты бывают: передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний, о приемке работ и т. п.

Доверенность - документ, устанавливающий факт временной передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного лица другому лицу. Доверенности могут выдаваться предприятиями (их должностными лицами) другим должностным лицам, а также частным лицам - другими частными лицами.

Согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ (1998) при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю в документе указываются: фамилия, имя и отчество доверенного лица, наименование должности доверенного лица, вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо, образец подписи доверенного лица, срок действия доверенности. При оформлении доверенного частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства), а также вид действий по доверенности.

Справка - это документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий) и т. п. Основные функции справок: информационно-справочная, отчетно-аналитическая, сопроводительная. В соответствии с Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ (1998) справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать: фамилию, имя, отчество лица о котором сообщаются сведения (в им. п.), должность указанного лица, указание о том, для каких целей выдана данная справка. Как правило, справки по персоналу формализованы и включают преимущественно трафаретный текст.

Похожие статьи




Виды служебных документов, При подготовке договоров целесообразно использовать типовые и примерные тексты (формы) договоров. - Исходные понятия делопроизводства

Предыдущая | Следующая