Виды служебных документов, При подготовке договоров целесообразно использовать типовые и примерные тексты (формы) договоров. - Исходные понятия делопроизводства
Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями), а в отдельных случаях - также с их структурными подразделениями, должностными лицами.
Договор - это письменное соглашение двух или более лиц, предусматривающее изменение их гражданских прав и (или) обязанностей. Договорная деятельность представляет собой организационно-правовую основу для реализации предприятием своих целей посредством делового сотрудничества с другими предприятиями (организациями, учреждениями). Законодательство допускает заключение различных видов договоров, как между юридическими, так и между физическими лицами (гражданами).
Классификация отдельных видов договоров:
При подготовке договоров целесообразно использовать типовые и примерные тексты (формы) договоров.
Деловое письмо - это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.
В соответствии с предписаниями параграфа 4.4. Типовой инструкции по делопроизводству деловые письма могут готовиться предприятием:
- - как ответные - в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений; - как сопроводительные - в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов); - как ответы - в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан); - как инициативные.
Подготовку деловых писем целесообразно производить на бланках предприятия. Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте нескольких вопросов допускается, если эти вопросы тематически взаимосвязаны и (или) предполагается, что в дальнейшем письмо будет рассматриваться в одном структурном подразделении предприятия-получателя. Изложение делового письма производится от 3-го лица ед. ч. Либо от 1-го лица единственного или, несколько реже, множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма, а во второй части, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. В то же время отдельные виды писем - например, сопроводительные - могут состоять только из одной части.
Служебная записка - краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. В общем случае функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. При этом функциональное назначение служебных записок - в зависимости от вида документа - может быть достаточно обширным. Основные виды служебных записок:
Содержание служебной записки обычно состоит из двух частей - вводной и основной. Предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с темой документа (вопросом или групповой вопросов деятельности предприятия, которые и предполагается осветить в служебной записке) и пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения деловых писем
Приказы и распоряжения по основной деятельности
Письменный приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. Письменное распоряжение (приказание) - документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником), и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности. Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.1. Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с Инструкцией приказами оформляются решения нормативного характера, а распоряжениями - решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия. Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются: краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения), обоснование необходимости подписания документа, сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован. Учет приказов и распоряжений по кадрам (персоналу) ведется отдельно от приказов и распоряжений по основной деятельности - это обусловлено спецификой их функционального назначения.
Протокол - это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения (общий порядок и правила оформления определены параграфом 4.3. Типовой инструкции по делопроизводству). Протокол составляется на основании:
- - записей, произведенных во время совещания (заседания); - представленных тезисов докладов и выступлений; - справок; - проектов решений; - других документов и материалов протокольного мероприятия.
Акт - это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. Общий порядок и правила оформления актов определены параграфом 10.1 Т. и.по/д. В соответствии с указанной инструкцией акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела одного структурного подразделения предприятия (организации, учреждения). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения. Акты бывают: передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний, о приемке работ и т. п.
Доверенность - документ, устанавливающий факт временной передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного лица другому лицу. Доверенности могут выдаваться предприятиями (их должностными лицами) другим должностным лицам, а также частным лицам - другими частными лицами.
Согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ (1998) при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю в документе указываются: фамилия, имя и отчество доверенного лица, наименование должности доверенного лица, вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо, образец подписи доверенного лица, срок действия доверенности. При оформлении доверенного частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства), а также вид действий по доверенности.
Справка - это документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий) и т. п. Основные функции справок: информационно-справочная, отчетно-аналитическая, сопроводительная. В соответствии с Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ (1998) справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать: фамилию, имя, отчество лица о котором сообщаются сведения (в им. п.), должность указанного лица, указание о том, для каких целей выдана данная справка. Как правило, справки по персоналу формализованы и включают преимущественно трафаретный текст.
Похожие статьи
-
Трудовой договор - Исходные понятия делопроизводства
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Характеристика - Исходные понятия делопроизводства
Характеристика -- это официальный документ, который выдает администрация учреждения (организации, предприятия) своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В...
-
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу", "О переводе на другую работу",...
-
Состав кадровой документации Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства
Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости...
-
Систематизация и хранение документов в организации - Исходные понятия делопроизводства
Номенклатура дел: определение и функциональное назначение Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и...
-
Контрольные вопросы - Исходные понятия делопроизводства
1. Дайте понятие делопроизводства. 2. Понятие документа. Общие и специфические функции документа. 3. Унификация, стандартизация документов. Суть...
-
№ п/п Наименование темы Количество часов Лекции Практические 1. Исходные понятия делопроизводства. 2 2 2. Документирование. Документооборот. 6 4 3....
-
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство...
-
Сокращения слов, допускаемые в документах - Исходные понятия делопроизводства
В содержании управленческих документов применяются сокращения двух типов: лексические (так называемые аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
Деловое общение реализуется в следующих основных формах - Деловая этика
- Деловая беседа -- передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам или проблемам. По итогам деловых бесед принятие решений,...
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
Оформление дел - это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными процедурами. Оформление дел начинается с момента заведения их в...
-
Общее описание текстовых документов, используемых в управлении персоналом - Информативность текста
Документальное обеспечение управления - это важный процесс информационного обеспечения управленческих решений в государственных и негосударственных...
-
Конкурентоспособность стратегический менеджмент Сущность конкурентоспособности в стратегическом управлении предприятием Изучение конкурентоспособности...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность,...
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Оформление в документах знаков препинания и символов - Исходные понятия делопроизводства
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за...
-
Нумерация страниц в документах, Способы оформления дат - Исходные понятия делопроизводства
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой,...
-
Виды обращений граждан В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
В процессе осуществления антикризисной деятельности, а так же непосредственным управлением компанией независимо от ее формы собственности и сферы...
-
Введение - Делопроизводство и режим секретности
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки....
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Организационно-правовая форма предприятия - Деятельность ООО "Санкт-Петербург Си-Уай Отель Лизинг"
В Российской Федерации существуют следующие организационно-правовые формы предприятий, предусмотренные законом: полное товарищество, коммандитное...
-
Осуществляемые в стране экономические реформы существенно изменили статус предприятия как основного звена народного хозяйства. Появились предприятия,...
-
Понятия и основные элементы стратегического менеджмента На сегодняшний день существует много трактовок термина "Стратегический менеджмент", в которых...
-
Предупреждение забастовок - Забастовка как крайняя форма трудового конфликта
Забастовка как, с одной стороны, вид, а с другой - способ разрешения коллективного трудового конфликта крайне нежелательна не только для тех категорий...
-
Контрольное тестирование - Исходные понятия делопроизводства
1. Состав документации, используемый при увольнении работника: А) заявление секретаря об увольнении, приказ об увольнении, запись в тр. книжке, запись в...
-
Анализ численности работников и системы оплаты труда предприятия
Общая форма для должностной инструкции 1. Общие положения 1.1. ___________ подчиняется непосредственно _____________. 1.2. Основными задачами...
-
Информационное обеспечение в организации - Деятельность предприятия "Детский мир"
Организационно - распорядительные документы Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на...
-
Введение - Документационное обеспечение производства
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих...
Виды служебных документов, При подготовке договоров целесообразно использовать типовые и примерные тексты (формы) договоров. - Исходные понятия делопроизводства