Понятие и назначение службы ДОУ - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления
Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Термин "делопроизводство" возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и означал процесс решения (производства) дела: "дело производить" - решать вопрос.
В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.
В настоящее время значения обоих этих терминов - "делопроизводство" и "дело" - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.
Современное делопроизводство включает:
- * обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); * организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе.
В настоящее время термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин "делопроизводство" чаще звучит как "документационное обеспечение управления" (ДОУ).
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Похожие статьи
-
Общеизвестно, что немало принципиально новых по характеру и организации деятельности применяющих новейшие информационные технологии негосударственных...
-
Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров,...
-
Введение - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и...
-
Задачи и функции кадровой службы - Кадровые службы и их место в управлении
Задачи, выполняемые кадровыми службами, можно условно разделить на две категории: динамические и статические Успенская, Е. А. Служба персонала / Е. А....
-
ОТЧЕТ О проделанной работе главного специалиста по кадрам и делопроизводству за2002 год. - зарегистрировано исходящей корреспонденции - 5983 документа -...
-
Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как...
-
Управление производственной и хозяйственной деятельностью государственных учреждений требует переработки больших объемов различной информации. Внешняя...
-
Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени,...
-
Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов...
-
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов...
-
2.2 Основные задачи кадровой службы государственного органа Кадровая служба государственного органа выполняет функции центра управления персоналом,...
-
Антикризисное управление является системой управленческих мер, направленных на диагностику, предупреждение, преодоление и нейтрализацию кризисных...
-
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство...
-
В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и...
-
Заключительным этапом обработки управленческих документов является их систематизация по определенным признакам и формирование дел. Состояние этой работы...
-
Функции и задачи ведущего специалиста Ведущий специалист работает в отделе реализации молодежной политики и, непосредственно, работает с...
-
Цели и функции управления организацией - Изучение методов и организации управления предприятием
Одной из важнейших проблем организации менеджмента является определение целенаправленности его системы, т. е. установление главной (общей) цели...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Кадровые службы и их место в управлении
Итак, роль кадровой службы в настоящее время довольно высока, тем более для организаций, осуществляющих свою деятельность в условиях сегодняшней...
-
Понятие управления. Процесс управления - Информация и информационные процессы в управлении
Во всех сферах жизни управление играет огромную роль. Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Под управлением понимается...
-
В этом разделе анализируется внешняя среда МИФНС России № 15. Внешняя среда -- это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических,...
-
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных...
-
Понятие и сущность тайм-менеджмента Время - один из тех редких ресурсов, управление которыми способно дать конкурентные преимущества в условиях...
-
КАДРОВАЯ СЛУЖБА И ЕЕ УСТРОЙСТВО - Кадровые службы и их место в управлении
1.1 Понятие и организация кадровой службы Каждое предприятие в процессе своего создания и дальнейшей работы сталкивается с решением различных кадровых...
-
По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы...
-
Отдел организации труда и заработной платы (далее ООТиЗ) является структурным подразделением ОАО "ОЗАА" и подчиняется главному экономисту в соответствии...
-
Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 (название ГОСТа). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и...
-
Понятие закономерности и принципы управления персоналом Понятие "управление персоналом" возникло сравнительно недавно. Его появление связывают с именем...
-
Сущность и основные понятия Термин "стратегическое управление" был введен в обиход на стыке 60-70-х гг. ХХ века для того, чтобы отражать отличие...
-
Тема работы - Документирование управленческой деятельности Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в...
-
Анализ нормативно-правовой базы и использования кадровых технологий на муниципальной службе Муниципальная служба в Управлении образования администрации...
-
Кризисы в наше время - явление обыденное, это и мировой экономический кризис, и кризис в управлении компаний, это может быть и финансовый кризис. И во...
-
Можно выделить множество специфических функций, которые должна выполнять логистическая информационная система: - функция обслуживания (информационного...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Управление проектами отличается от менеджмента в классическом понимании этого слова. Обычно менеджмент понимается как координация действий,...
Понятие и назначение службы ДОУ - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления