ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров, делопроизводителей и др.), включает в себя широкий круг задач, функций и должностных обязанностей. Наряду с обработкой документов работникам служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, общих и организационных отделов, секретариатов) приходится много внимания уделять бездокументному обслуживанию работы управленческого аппарата: приему посетителей; организации переговоров, совещаний и собраний; подготовке служебных командировок руководителя; телефонным переговорам и т. п. Однако именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т. д.

Информация представляет собой совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания явлений, объектов, процессов. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческих решений, которые являются новой информацией управляющего органа, предназначенной как для внутреннего (сотрудниками организации), так и для внешнего (другими организациями) потребления.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового общения, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров. Рассматриваемых соответственно в арбитражных судах и судах общей юрисдикции. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т. е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности.

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших своего значения и в настоящее время:

Информационную - являются источником и носителем информации;

Управленческую - позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;

Правовую - служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и, удостоверяя показатели и сведения;

Коммуникативную - помогают организовать обмен информацией и общение;

Учетную - накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

Социальную - характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

Культурную - являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи;

Историческую - являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе, с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

перечень и взаимосвязь цели, задач и принципов управленческих документов

Рис.1. Перечень и взаимосвязь цели, задач и принципов управленческих документов.

Делопроизводство - деятельность, охватывающая документирование и

Организацию работы с документами (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").

Таким образом, делопроизводство - это совокупность всех действий при работе с документами, выполняя которые специалисты служб ДОУ решают три главных вопроса:

    ? как правильно документировать ту или иную управленческую ситуацию; ? как рациональнее и с наименьшими трудозатратами выполнить основные технологические операции при работе с документами; ? что делать с исполненными документами - хранить их (где, как и сколько лет) или уничтожить (когда и каким способом).

Похожие статьи




ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Предыдущая | Следующая