Информационно - документальные потоки в организации - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Управление производственной и хозяйственной деятельностью государственных учреждений требует переработки больших объемов различной информации.

Внешняя информация состоит из директивных указаний, плановых заданий, данных о новой технике и т. д.

Внутренняя информация освещает всю производственную и экономическую деятельность предприятия, его подразделений. При этом различают условно-постоянную и переменную информацию. К первой, как правило, относят справочно-нормативную (нормы, расценки, цены и т. д.). Переменная информация оперативно показывает состояние производства, загруженность оборудования, наличие материальных запасов.

Производственная информация, включая данные бухгалтерской отчетности, требует оперативного сбора и высоких темпов переработки.

Вся информация, циркулирующая на предприятии и необходимая для управления, представляет собой информационную систему.

Эффективность работы с управленческими документами находится в прямой зависимости от рациональной системы документационного обеспечения управления.

В условиях рыночной экономики целесообразно создание централизованной службы документационного обеспечения управления.

Служба документационного обеспечения управления должна обеспечивать:

    ? создание и оформление документов в соответствии с требованиями Единой государственной системы и ГОСТ: ? учет и анализ документооборота, исключение неоправданного дублирования в обработке документов; ? регистрацию, экспедиционную обработку, выпуск и рассылку документов; ? работа с письмами (запросами), обращениями граждан; ? контроль за сроками исполнения документов; ? машинописное изготовление, копирование и размножение документов; ? оперативное и архивное хранение документов, передачу их на государственное хранение; ? организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях; ? определение принципов работы с документами на базе технических средств, состава и формы представления документной информации, состава пользователей документами, средств вычислительной техники; ? разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документирования и работы с документами; ? повышение квалификации работников предприятия по вопросам документационного обеспечения.

Служба документационного обеспечения управления действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного руководителю предприятия. В качестве такого рода службы может выступать обычная канцелярия или специально выделенный работник.

Работа службы документационного обеспечения управления регламентируется соответствующим положением и осуществляется в соответствии с инструкцией. Численность работников определяется на основании межотраслевых и отраслевых нормативов, а также из практических соображений. Нормирование труда - в соответствии с Укрупненными нормативами времени на машинописные и делопроизводственные работы.

В составе должностной инструкции должны быть следующие разделы: общие положения, квалификационные требования и необходимый уровень знаний, обязанности и права, ответственность, взаимоотношения.

Похожие статьи




Информационно - документальные потоки в организации - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Предыдущая | Следующая