Классификатор документации, Стандартизация и технология обработки документов - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов является их классификация.

Разработке классификатора производственного подразделения предшествует основательная предварительная работа:

    ? изучение объема и специфики документально-информационного потока; ? оптимизация директивной, распорядительной и нормативной документации "нисходящего" (на подразделение) потока; ? оптимизация и рубрикация документов "восходящего" (от подразделения) потока; ? определение способов обработки и хранения документов (традиционные, т. е. "ручные", предмашинные и машинные способы); ? определение мест хранения первичных (оригинальных) и вторичных (копий, аннотаций, рефератов) документов.
Стандартизация и технология обработки документов

Под унификацией документной информации понимается установление и применение согласованных форматов и процедур с целью упорядочения управленческой деятельности. Цель унификации документов - достижение оптимальной экономии средств пни реализации необходимых функций.

В системах качества вполне оправдали себя стандарты предприятия, представляющие собой нормативно-технический (организационно-методический) документ, устанавливающий требования и правила, обеспечивающие разработку, производство и применение продукции или требования к другим объектам стандартизации в границах предприятия.

Решение задач по унификации и типизации документации регламентируется, как правило, специальными стандартами предприятия, имеющими следующую структуру:

    ? Общие положения. ? Технология обработки документной информации. ? Организация рабочего места, условия труда. ? Контроль исполнения документов. ? Ответственность и стимулирование. ? Взаимодействие.

Содержание стандарта должно обеспечить получение однозначной информации для реализации необходимых и достаточных операций по обработке документации, в сущности, он должен представлять собой своеобразный алгоритм технологии обработки документной информации.

Технология должна учитывать рост объема документооборота, сокращение числа обслуживаемых структурных подразделении, изменение условий работы, появление прогрессивных технических средств, повышение квалификации работников, введение новых нормативных и методических материалов и др.

Технология выполнения работ может документироваться путем описания технологических процессов и составления операционных карт. При разработке новых технологий могут применяться карты организации трудового процесса, разрабатываемые индивидуально для каждого конкретного сотрудника управления.

Технической базой реализации прогрессивных технологий в сфере документационного обеспечения управления служат средства механизации и автоматизации, повышающие эффективность управленческого труда на 10-20%., а комплексное оснащение служб документационного обеспечения управления современной микропроцессорной и копировальной техникой увеличивает производительность труда вдвое.

Внедрение современных средств оргтехники и компьютерных снегом имеет следующие цели:

Создание новых информационных целей;

Сокращение трудозатрат на создание, обработку, поиск и доставку документов;

Улучшение качества и повышение оперативности копировально-множительных работ;

Надежное хранение документов;

Повышенно производительности и улучшение условий труда управленческого персонала.

Наибольший эффект достигается при совместном применении организационной и электронной вычислительной техники. Основное требование к техническим средствам - их совместимость и возможность объединения в единую систему. Состав комплектов применяемых технических средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами.

Внедрение технологий с применением технических средств должно осуществляться на основе упорядоченной системы документирования, рационально организованного документооборота, усовершенствования централизованной службы документации. Разумеется, автоматизация процессов документационного обеспечения оправдана в крупных организациях с большим объемом документооборотов.

Выбор номенклатуры и количества технических средств рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:

    ? подбор и группировка задач, подлежащих выполнению; ? определение объемов работ за установленный период по видам выполняемых работ; ? примерный подбор технических средств по видам работ; ? расчет количества и уточнение номенклатуры технических средств.

При выборе технических средств следует руководствоваться экономической целесообразностью приобретения и внедрения, уровнем организации труда, наличием необходимых производственных площадей, возможностями оперативного ремонта.

Похожие статьи




Классификатор документации, Стандартизация и технология обработки документов - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Предыдущая | Следующая