Классификатор документации, Стандартизация и технология обработки документов - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы
Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов является их классификация.
Разработке классификатора производственного подразделения предшествует основательная предварительная работа:
- ? изучение объема и специфики документально-информационного потока; ? оптимизация директивной, распорядительной и нормативной документации "нисходящего" (на подразделение) потока; ? оптимизация и рубрикация документов "восходящего" (от подразделения) потока; ? определение способов обработки и хранения документов (традиционные, т. е. "ручные", предмашинные и машинные способы); ? определение мест хранения первичных (оригинальных) и вторичных (копий, аннотаций, рефератов) документов.
Стандартизация и технология обработки документов
Под унификацией документной информации понимается установление и применение согласованных форматов и процедур с целью упорядочения управленческой деятельности. Цель унификации документов - достижение оптимальной экономии средств пни реализации необходимых функций.
В системах качества вполне оправдали себя стандарты предприятия, представляющие собой нормативно-технический (организационно-методический) документ, устанавливающий требования и правила, обеспечивающие разработку, производство и применение продукции или требования к другим объектам стандартизации в границах предприятия.
Решение задач по унификации и типизации документации регламентируется, как правило, специальными стандартами предприятия, имеющими следующую структуру:
- ? Общие положения. ? Технология обработки документной информации. ? Организация рабочего места, условия труда. ? Контроль исполнения документов. ? Ответственность и стимулирование. ? Взаимодействие.
Содержание стандарта должно обеспечить получение однозначной информации для реализации необходимых и достаточных операций по обработке документации, в сущности, он должен представлять собой своеобразный алгоритм технологии обработки документной информации.
Технология должна учитывать рост объема документооборота, сокращение числа обслуживаемых структурных подразделении, изменение условий работы, появление прогрессивных технических средств, повышение квалификации работников, введение новых нормативных и методических материалов и др.
Технология выполнения работ может документироваться путем описания технологических процессов и составления операционных карт. При разработке новых технологий могут применяться карты организации трудового процесса, разрабатываемые индивидуально для каждого конкретного сотрудника управления.
Технической базой реализации прогрессивных технологий в сфере документационного обеспечения управления служат средства механизации и автоматизации, повышающие эффективность управленческого труда на 10-20%., а комплексное оснащение служб документационного обеспечения управления современной микропроцессорной и копировальной техникой увеличивает производительность труда вдвое.
Внедрение современных средств оргтехники и компьютерных снегом имеет следующие цели:
Создание новых информационных целей;
Сокращение трудозатрат на создание, обработку, поиск и доставку документов;
Улучшение качества и повышение оперативности копировально-множительных работ;
Надежное хранение документов;
Повышенно производительности и улучшение условий труда управленческого персонала.
Наибольший эффект достигается при совместном применении организационной и электронной вычислительной техники. Основное требование к техническим средствам - их совместимость и возможность объединения в единую систему. Состав комплектов применяемых технических средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами.
Внедрение технологий с применением технических средств должно осуществляться на основе упорядоченной системы документирования, рационально организованного документооборота, усовершенствования централизованной службы документации. Разумеется, автоматизация процессов документационного обеспечения оправдана в крупных организациях с большим объемом документооборотов.
Выбор номенклатуры и количества технических средств рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:
- ? подбор и группировка задач, подлежащих выполнению; ? определение объемов работ за установленный период по видам выполняемых работ; ? примерный подбор технических средств по видам работ; ? расчет количества и уточнение номенклатуры технических средств.
При выборе технических средств следует руководствоваться экономической целесообразностью приобретения и внедрения, уровнем организации труда, наличием необходимых производственных площадей, возможностями оперативного ремонта.
Похожие статьи
-
Управление производственной и хозяйственной деятельностью государственных учреждений требует переработки больших объемов различной информации. Внешняя...
-
Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени,...
-
Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров,...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам...
-
Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и...
-
В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и...
-
Общеизвестно, что немало принципиально новых по характеру и организации деятельности применяющих новейшие информационные технологии негосударственных...
-
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Заключительным этапом обработки управленческих документов является их систематизация по определенным признакам и формирование дел. Состояние этой работы...
-
ОТЧЕТ О проделанной работе главного специалиста по кадрам и делопроизводству за2002 год. - зарегистрировано исходящей корреспонденции - 5983 документа -...
-
По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы...
-
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий....
-
Виды обработки документов - Документационное обеспечение производства
Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой...
-
В электронном документообороте используется электронная цифровая подпись. Согласно п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ электронная цифровая является...
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Документационное обеспечение управления персоналом
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Автоматизация управление менеджмент Информационные технологии (ИТ) - совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в...
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Общее описание текстовых документов, используемых в управлении персоналом - Информативность текста
Документальное обеспечение управления - это важный процесс информационного обеспечения управленческих решений в государственных и негосударственных...
-
Кадровый менеджмент охватывает настолько широкую сферу хозяйственной деятельности организации и управления ею, что рассмотреть все имеющиеся и...
-
Итак, подводя итоги результатов дипломного проекта нужно отметить, что информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного...
-
Понятие и классификация информационных технологий Термин "информационная технология" базируется на понятии "технология", которое является достаточно...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Состав реквизитов документов (ГОСТ Р 6. 30 - 2003) В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер...
-
Основными направлениями, способствующими совершенствованию управления персоналом "АПК" можно назвать следующие: 1) Повышение профессионализма в...
-
Анализ нормативно-методического обеспечения систем управления качеством ОАО "ОЗАА" является одним из ведущих организаций промышленности с высоким...
-
Анализ системы управления персоналом - Внедрение СМК на примере предприятия АО "Рахат"
Одной из самых основных и важных функций управления является функция планирования, которая предполагает решение о том, какими должны быть цели...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
Система управления персоналом - Анализ системы управления персоналом в ООО "Акбар"
Система управления персоналом организации - система, в которой реализуются функции управления персоналом. Она включает подсистему общего и линейного...
-
Вопрос определения целей управления персоналом кризисного предприятия в настоящее время разработан в недостаточной мере. Стоит отметить, что система...
-
Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа. 1) Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной...
-
Ведение - Использование современных IT технологий в управлении персоналом
Еще в конце двадцатого века, когда люди готовилось встретить новое тысячелетие, произошло не менее знаменательное событие, а именно смена...
-
Система антикризисного управления персоналом - Антикризисное управление персоналом
Управление персоналом -- это совокупность целенаправленных действий руководящего состава организации, а также руководителей и специалистов подразделений,...
-
Заключение - Анализ системы управления персоналом в ООО "Акбар"
В ходе работы можно сделаны следующие выводы: 1) Современная концепция менеджмента рассматривает управление как процесс, состоящий из нескольких...
Классификатор документации, Стандартизация и технология обработки документов - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы