Регистрация документов, Контроль за исполнением документов - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы обработки информации позволяют быстро находить сведения о документе в режиме автоматизированного поиска, но зачастую возникает необходимость использования оригинала документа на бумажном носителе. Наиболее типичные ошибки при регистрации документов:

Сплошная регистрация документов на протяжении нескольких лет вместо регистрации их в пределах календарного года;

Использование одинаковой индексации для документов разных типов (например, для приказов по основной деятельности и по личному составу);

Отсутствие регистрационных индексов на некоторых документах, подлежащих обязательной регистрации (в актах, трудовых договорах и др.);

Простановка регистрационных индексов на документах без занесения сведений о документе в учетную форму.

Контроль за исполнением документов

Наиболее консервативным по используемой технологии остается ведение контроля за исполнением документов. Сложившийся в прошлые времена традиционный формальный контроль, сводившийся в основном к напоминаниям исполнителям о приближении сроков исполнения, почти в неизменном виде применяется в современных организациях. Даже обязательный анализ состояния исполнительской дисциплины сводится, как правило, к простому обобщению фактов несвоевременного исполнения документов, выполнения документа без серьезной работы по выявлению реальных причин срыва и определения путей их устранения.

Одной из актуальных задач деятельности службы документационного обеспечения управления является построение и развитие системы предупредительного контроля, связанного с прямым участием специалистов в области делопроизводства в процессе исполнения поставленного на контроль документа. Формой этого участия должно стать своевременное выявление причин возможного срыва исполнения документа и поиск путей их устранения, т. е. реальная, практическая помощь исполнителю, а не "слежка" за ним с целью дальнейшего наказания за плохую работу с документами.

Похожие статьи




Регистрация документов, Контроль за исполнением документов - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Предыдущая | Следующая