Использование современных информационных технологий в управлении информационно-документационными ресурсами - Анализ использования информационных технологий в документационном обеспечении деятельности предприятия

Управление организациями основано на следующих процессах:

? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ? выполнение решений; ? учет и контроль выполнения принятых решений.

Деятельность служб документационного обеспечения управления направлена на организационное и информационно-документационное обеспечение указанных процессов.

Документационное обеспечение управления - это отрасль информационного менеджмента, связанная с работой с информационными ресурсами учреждений, организаций и предприятий ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". 1998.

Функции документационного обеспечения управления формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и, как следствие, управления организацией.

Автоматизация документационного обеспечения управления преследует достижение следующих целей, представленных в таблице 1:

? в области работы с документами: ? обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами; ? упорядочение документооборота; ? создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; ? создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; ? исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним; ? в области контроля за исполнительской дисциплиной: ? обеспечение контроля исполнения; ? обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; ? обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; ? сокращение сроков прохождения и исполнения документов; ? в области организации доступа к информации: ? обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих документов (регистрационных карточек документов, приложений к ним, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу; ? обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Таблица 1. Цели, достигаемые при автоматизации документационного обеспечения управления

Область применения	Цели автоматизации
Работа с документами	? обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами; ? упорядочение документооборота; ? создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; ? создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; ? исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
Контроль за исполнительской дисциплиной	? обеспечение контроля исполнения; ? обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; ? обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение ин-формации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; ? сокращение сроков прохождения и исполнения документов.
Организация доступа к информации	? обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих документов (регистрационных карточек документов, приложений к ним, сопроводительных документов) с возможностью организации логиче-ского связывания документов, относящихся к од-ному вопросу; ? обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации.

При этом достигаются следующие цели:

? единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; ? создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации; ? использование общей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких, как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.

Существует два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

1. Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации "жить сегодняшним днем" и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления; 2. Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций Титоренко, Г. А. Информационные технологии управления: уч. пособие для вузов / под ред. Г. А. Титоренко. - 2- е изд., доп. - М.: Юнита - Дана, 2015..

Каждая организация проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий. стратегия информационный документационный управленческий

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации -- это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции Багриновский, К. А. Новые информационные технологии / К. А. Багриновский, Е. Ю. Хрусталев. - М.: ЭКО, 2014.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный пли индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация, решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются па основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом Кудряев, В. А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В. А. Кудряева. - М.: ИНФА - М, 2012..

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т. д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

- с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями; - с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.); - с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); - с юридической службой; - со службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросам, содержащимися в проекте документа ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 06.12.2016).

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

- с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; - с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; - с общественными организациями -- при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов.

Похожие статьи