Информационные системы в управлении документооборотом - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы
Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени, которое тратиться непродуктивно в поисках нужной информации, а также на работу с устаревшими или ошибочными данными, невозможность оперативно проинформировать и получить утверждение или отказ руководителя соответствующего уровня иерархии на выполнение определенного действия в рамках делового процесса. Фактически, чем крупнее организация и чем больше количество подразделений она имеет, тем более насущным для нее является проблема обеспечения эффективных средств коммуникаций.
Информационные системы на уровне подразделений.
Практически любое подразделение в рамках организации имеет дело с огромным количеством информации. Своевременный и быстрый доступ к ней является критическим для повышения продуктивности работы сотрудников. Информационные системы создает для подразделений централизованное хранилище информации, обеспечивающее унифицированный доступ к ним всех сотрудников, дает средства для создания систем календарного планирования и автоматизации вертикальных деловых процессов на уровне отдела.
Например, канцелярия может использовать базы данных для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, контроля исполнения документов, ведения электронных архивов. Отдел кадров сможет использовать их для ведения электронной картотеки сотрудников, автоматизации процедур подбора кадров и приема на работу, оповещения сотрудников о внутрикорпоративных правилах и процедурах.
Инженерный и технический персонал сможет использовать данные в качестве средства для создания баз знаний, систем хранения корпоративных стандартов. Подразделения, работающие с клиентами и партнерами, могут использовать для информационного обеспечения и контроля процесса продаж и оказания услуг, отслеживание контактов, обработки запросов на продажу продукции или оказание услуг.
Информационные системы на корпоративном уровне.
Существующая традиционная система обмена информацией и документами между подразделениями организации не обеспечивает достаточной степени надежности и оперативности. Обмен деловой информацией между такими подразделениями, как канцелярия, секретариаты руководителей, отделы сбыта, транспортные и другие производственные отделы, бухгалтерия и дт., является узким местом деловых процессов. Ситуация усугубляется в случае территориальной разбросанности подразделений.
Корпоративная информационная система будет способна разрушить барьеры, существующие между подразделениями в силу их функциональной специализации или территориальной разбросанности.
Корпоративная электронная почта и распределенные общекорпоративные базы данных коллективного доступа, с помощью которых служащие могут получить доступ к нужным документам, а также создавать новые, обеспечит возможности свободного обмена информацией между сотрудниками, независимо от их должности, местоположения и служебной принадлежности. Такая среда позволит создавать мобильные неформальные группы сотрудников из разных подразделений, объединенных определенным деловым процессом.
Например, в процессе заключения контракта на поставку какой-либо продукции может потребоваться совместная работа сотрудников юридического отдела, отдела планирования, бухгалтерии, отделов сбыта и поставок и т. д. и при этом важно обеспечить оперативность обмена документами и информацией между сотрудниками этих разных отделов, вовлеченных в единый процесс.
Таким образом, на уровне организации в целом с помощью информационных систем возможно решать весь спектр задач автоматизации - обеспечение обмена информацией, корпоративные хранилища документов и знаний, автоматизация горизонтальных деловых процессов.
Информационные системы на уровне расширенной организации: связь с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками.
Обеспечение взаимодействия и обмена информацией со внешними организациями, как правило, является настолько же важным для успешного ведения дела, как и внутрикорпоративный средства коммуникаций.
Например, использование подобной технологии может обеспечить деловых партнеров оперативной информацией о продукции и услугах, ценах и т. д. Согласование какого-либо заказа, занимающее неделе, в действительности требует всего несколько часов на принятие реального решения.
Похожие статьи
-
Управление производственной и хозяйственной деятельностью государственных учреждений требует переработки больших объемов различной информации. Внешняя...
-
Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов...
-
Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров,...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Общеизвестно, что немало принципиально новых по характеру и организации деятельности применяющих новейшие информационные технологии негосударственных...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам...
-
Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм...
-
Автоматизированные информационные системы в управлении организацией
Дальневосточный государственный медицинский университет Автоматизированные информационные системы в управлении организацией О. П. Гнатюк Г. Хабаровск Для...
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и...
-
ОТЧЕТ О проделанной работе главного специалиста по кадрам и делопроизводству за2002 год. - зарегистрировано исходящей корреспонденции - 5983 документа -...
-
В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и...
-
По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Проблемы создания и развития корпоративных информационных систем Нередко корпорации надеются на то, что внедрение корпоративной информационной системы...
-
Анализ системы управления персоналом на предприятии Положение об отделе кадров ООО "Ухтанефтегазмонтаж" состоит из следующих разделов: 1) общие...
-
В электронном документообороте используется электронная цифровая подпись. Согласно п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ электронная цифровая является...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Информационная система управления персоналом - Информационные методы управления
Служба управления персоналом обеспечивает новыми работниками все функциональные сферы деятельности организации, обучает и тренирует их, хранит данные,...
-
Вся деятельность учреждения отражается в соответствующих документах. Основными видами документации, которое использует для работы Казенное учреждение,...
-
Системы информационного обеспечения - Информация в управлении
Внедрение информационных систем различной степени сложности на промышленных предприятиях давно уже стало темой исследования как с теоретической, так и с...
-
Насколько бы динамична ни была система управления персоналом компании в обычных условиях, в условиях кризиса гибкость и динамичность - главные требования...
-
Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа. 1) Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной...
-
Информационная система финансов - Информационные методы управления
Для того чтобы поддерживать производство, маркетинг и другие виды деятельности, на фирме должно быть достаточно денег. Отсюда вытекает задача контроля...
-
"Информационное обеспечение управления" - многогранное понятие. Под термином "информационное обеспечение" понимается, во-первых, органически...
-
Понятие и классификация информационных технологий Термин "информационная технология" базируется на понятии "технология", которое является достаточно...
-
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство...
-
Заключительным этапом обработки управленческих документов является их систематизация по определенным признакам и формирование дел. Состояние этой работы...
-
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов...
-
В последние годы в компьютерном бизнесе России отмечается устойчивый интерес к компьютерным интегрированным системам, способным обеспечить эффективное...
-
Информационно-справочные системы Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по управлению персоналом, но они активно...
-
Предпосылки внедрения информационных технологий в отрасль управления персоналом В последнее время информационные технологии проникли практически во все...
-
Цели и задачи системы управления адаптацией - Адаптация персонала
Адаптация работника на производстве, эффективное управление этим процессом требуют большой организационной работы. Поэтому на многих предприятиях страны...
-
Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах...
-
Система антикризисного управления персоналом - Антикризисное управление персоналом
Управление персоналом -- это совокупность целенаправленных действий руководящего состава организации, а также руководителей и специалистов подразделений,...
-
В условиях высококонкурентного рынка от компании требуется адаптивность, что означает возникновение повышенных требований к системе управления...
-
Организация управления персоналом на предприятии Менеджмент (англ. management - управление, заведование, организация) - это управление производством или...
-
Критерии проектирования информационных систем - Информация в управлении
Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений она является ограниченным и...
-
Американский опыт: характеристика, методы управления организацией и ее персоналом на примере "General Electric" История корпорации История корпорации...
Информационные системы в управлении документооборотом - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы