Информационные системы в управлении документооборотом - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени, которое тратиться непродуктивно в поисках нужной информации, а также на работу с устаревшими или ошибочными данными, невозможность оперативно проинформировать и получить утверждение или отказ руководителя соответствующего уровня иерархии на выполнение определенного действия в рамках делового процесса. Фактически, чем крупнее организация и чем больше количество подразделений она имеет, тем более насущным для нее является проблема обеспечения эффективных средств коммуникаций.

Информационные системы на уровне подразделений.

Практически любое подразделение в рамках организации имеет дело с огромным количеством информации. Своевременный и быстрый доступ к ней является критическим для повышения продуктивности работы сотрудников. Информационные системы создает для подразделений централизованное хранилище информации, обеспечивающее унифицированный доступ к ним всех сотрудников, дает средства для создания систем календарного планирования и автоматизации вертикальных деловых процессов на уровне отдела.

Например, канцелярия может использовать базы данных для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, контроля исполнения документов, ведения электронных архивов. Отдел кадров сможет использовать их для ведения электронной картотеки сотрудников, автоматизации процедур подбора кадров и приема на работу, оповещения сотрудников о внутрикорпоративных правилах и процедурах.

Инженерный и технический персонал сможет использовать данные в качестве средства для создания баз знаний, систем хранения корпоративных стандартов. Подразделения, работающие с клиентами и партнерами, могут использовать для информационного обеспечения и контроля процесса продаж и оказания услуг, отслеживание контактов, обработки запросов на продажу продукции или оказание услуг.

Информационные системы на корпоративном уровне.

Существующая традиционная система обмена информацией и документами между подразделениями организации не обеспечивает достаточной степени надежности и оперативности. Обмен деловой информацией между такими подразделениями, как канцелярия, секретариаты руководителей, отделы сбыта, транспортные и другие производственные отделы, бухгалтерия и дт., является узким местом деловых процессов. Ситуация усугубляется в случае территориальной разбросанности подразделений.

Корпоративная информационная система будет способна разрушить барьеры, существующие между подразделениями в силу их функциональной специализации или территориальной разбросанности.

Корпоративная электронная почта и распределенные общекорпоративные базы данных коллективного доступа, с помощью которых служащие могут получить доступ к нужным документам, а также создавать новые, обеспечит возможности свободного обмена информацией между сотрудниками, независимо от их должности, местоположения и служебной принадлежности. Такая среда позволит создавать мобильные неформальные группы сотрудников из разных подразделений, объединенных определенным деловым процессом.

Например, в процессе заключения контракта на поставку какой-либо продукции может потребоваться совместная работа сотрудников юридического отдела, отдела планирования, бухгалтерии, отделов сбыта и поставок и т. д. и при этом важно обеспечить оперативность обмена документами и информацией между сотрудниками этих разных отделов, вовлеченных в единый процесс.

Таким образом, на уровне организации в целом с помощью информационных систем возможно решать весь спектр задач автоматизации - обеспечение обмена информацией, корпоративные хранилища документов и знаний, автоматизация горизонтальных деловых процессов.

Информационные системы на уровне расширенной организации: связь с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками.

Обеспечение взаимодействия и обмена информацией со внешними организациями, как правило, является настолько же важным для успешного ведения дела, как и внутрикорпоративный средства коммуникаций.

Например, использование подобной технологии может обеспечить деловых партнеров оперативной информацией о продукции и услугах, ценах и т. д. Согласование какого-либо заказа, занимающее неделе, в действительности требует всего несколько часов на принятие реального решения.

Похожие статьи




Информационные системы в управлении документооборотом - Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Предыдущая | Следующая