Основные задачи и функции службы ДОУ - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением.
Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:
- - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, - совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
- - функции, связанные с документированием управленческой деятельности: - разработка бланков документов и обеспечение их изготовления, - обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов, - контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов; - функции, связанные с организацией работы с документами: - установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации), - обработка поступающих и отправляемых документов, - регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов, - разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам, - предварительное рассмотрение документов, - контроль за исполнением документов, - систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов, - подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива, - обеспечение зашиты документной информации, - организация работы с обращениями граждан; - функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами: - разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству, - проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов, - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях, - повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами, - разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства. Березина Н. М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007. - С. 224.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести:
- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
Ведение информационно-справочной работы по документам организации;
Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
Разработка и проектирование бланков документов;
Подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
Подготовка к докладу руководству поступающих документов;
Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
Регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
Организация хранения документов в структурных подразделениях;
Организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
Повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
Организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
Организация делопроизводства по обращениям граждан;
Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
Контроль за сроками исполнения документов;
Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
Проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. - М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. - С. 192.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
Контроль за исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
Похожие статьи
-
Введение - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
-
Общие положения о ПЭО: 1) ПЭО является самостоятельным структурным подразделением завода, которое непосредственно подчинено главному экономисту; 2)...
-
Понятие и назначение службы ДОУ - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления
Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования,...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов...
-
Отдел организации труда и заработной платы (далее ООТиЗ) является структурным подразделением ОАО "ОЗАА" и подчиняется главному экономисту в соответствии...
-
Общеизвестно, что немало принципиально новых по характеру и организации деятельности применяющих новейшие информационные технологии негосударственных...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов...
-
Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров,...
-
Задачи и функции кадровой службы - Кадровые службы и их место в управлении
Задачи, выполняемые кадровыми службами, можно условно разделить на две категории: динамические и статические Успенская, Е. А. Служба персонала / Е. А....
-
Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и...
-
Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам...
-
Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени,...
-
По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы...
-
Управление производственной и хозяйственной деятельностью государственных учреждений требует переработки больших объемов различной информации. Внешняя...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как...
-
Порядок обработки поступающих документов - Документальное обеспечение управления
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное...
-
Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм...
-
Функции и задачи ведущего специалиста Ведущий специалист работает в отделе реализации молодежной политики и, непосредственно, работает с...
-
2.2 Основные задачи кадровой службы государственного органа Кадровая служба государственного органа выполняет функции центра управления персоналом,...
-
Цели и задачи системы управления персоналом - Анализ системы управления персоналом в ресторане
Управление персоналом начинается со стратегических целей и задач организации, которые всегда должны опираться на общественное развитие, учитывать...
-
В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и...
-
Понятие закономерности и принципы управления персоналом Понятие "управление персоналом" возникло сравнительно недавно. Его появление связывают с именем...
-
ОТЧЕТ О проделанной работе главного специалиста по кадрам и делопроизводству за2002 год. - зарегистрировано исходящей корреспонденции - 5983 документа -...
-
Определение потребности в персонале. После выработки общей кадровой политики можно перейти к расчету численности персонала. Он проводится руководителем...
-
Заключительным этапом обработки управленческих документов является их систематизация по определенным признакам и формирование дел. Состояние этой работы...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Место кадровых служб в современных условиях управления - Кадровые службы и их место в управлении
Необходимость повышения роли кадровых служб в управлении продиктована несколькими объективными обстоятельствами, среди которых можно выделить: Ш...
-
Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа. 1) Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной...
-
КАДРОВАЯ СЛУЖБА И ЕЕ УСТРОЙСТВО - Кадровые службы и их место в управлении
1.1 Понятие и организация кадровой службы Каждое предприятие в процессе своего создания и дальнейшей работы сталкивается с решением различных кадровых...
-
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных...
-
Субъекты управления качеством продукции - это органы управления и отдельные лица, реализующие функции управления в соответствии с установленными...
-
Среду фирмы можно сравнить со вселенной, состоящей из различных элементов, что подразумевает не только их огромное количество, но и постоянное...
-
Основные функции, задачи и цели оценки персонала Организации существуют для достижения стоящих перед ними целей. Степень реализации этих целей...
-
Основные проблемы и задачи АСУП - Автоматизированные системы управления предприятием
Основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении информационных систем управления предприятием и рекомендации по их решению....
-
В электронном документообороте используется электронная цифровая подпись. Согласно п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ электронная цифровая является...
-
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство...
-
Система управления персоналом - Анализ системы управления персоналом в ООО "Акбар"
Система управления персоналом организации - система, в которой реализуются функции управления персоналом. Она включает подсистему общего и линейного...
Основные задачи и функции службы ДОУ - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления