Основные задачи и функции службы ДОУ - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением.

Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

    - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, - совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

    - функции, связанные с документированием управленческой деятельности: - разработка бланков документов и обеспечение их изготовления, - обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов, - контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов; - функции, связанные с организацией работы с документами: - установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации), - обработка поступающих и отправляемых документов, - регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов, - разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам, - предварительное рассмотрение документов, - контроль за исполнением документов, - систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов, - подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива, - обеспечение зашиты документной информации, - организация работы с обращениями граждан; - функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами: - разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству, - проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов, - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях, - повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами, - разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства. Березина Н. М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007. - С. 224.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

Ведение информационно-справочной работы по документам организации;

Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

Разработка и проектирование бланков документов;

Подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

Подготовка к докладу руководству поступающих документов;

Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

Регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

Организация хранения документов в структурных подразделениях;

Организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

Повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

Организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

Организация делопроизводства по обращениям граждан;

Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

Контроль за сроками исполнения документов;

Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

Проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. - М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. - С. 192.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Похожие статьи




Основные задачи и функции службы ДОУ - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления

Предыдущая | Следующая