Методи підвищення якості комунікаційного процесу - Інформація та комунікації в управлінні

Менеджеру необхідно остаточно зрозуміти практичні потреби у комунікації. Але і важливо, щоб питання, що впливають на встановлення хорошої комунікації, були проаналізована. Ці питання містять у собі готовність встановити комунікацію, визначення перешкод, які впливають на неї, її принципи, вибір методу, перехресну комунікацію. Можна досягти помітного поліпшення ефективності, якщо ліквідувати перепони на шляху комунікації.

Погано сформульовані повідомлення.

Незалежно від того, як доставляються повідомлення, їх розпливчастість і туманність - занадто часті явища. Такі недоліки, як обрані й незначущі слова, недбалі недогляди, відсутність послідовності, поганий виклад думок, незграбність структури пропозицій, недолік лексичних коштів, банальності, разючі повторення, жаргон тощо є доволі поширеними. Відсутність ясності і точності призводить до дорогим помилок.

Помилковий переклад.

Менеджери перебувають у центрах комунікацій і функціонують як одержувачі і відправники повідомлень. Вони отримують різноманітні види повідомлень від вищих осіб, від своїх колег П. Лазаренка та від підлеглих й у свою чергу повинні перевести інформацію, призначену для підлеглих, своїх колег П. Лазаренка та керівництва, зрозумілою їм мову. Часто вмінь може не вистачити для передачі інформації слово в слово чи вона має бути виражена тими словами, зрозумілими для таких людей у сфері, у якій працює одержувач, чи має супроводжуватись роз'ясненнями, які зрозумілі одержувачу. Цей процес вимагає вмінь, які часто відсутні. Оскільки співробітники підприємства діють, зазвичай лише приблизно розуміючи одне одного, ефективність постійно від цього страждає, що зумовлює значних збитків.

Втрати у процесі передачі або збереження.

Послідовна передача одного й того ж повідомлення зменшує його точність. У усному повідомленні за будь-якої послідовної передачі втрачається близько тридцяти відсотків інформації. Отже, на великі підприємства взагалі неможливо покластися на усний зв'язок з іншим. Навіть письмові повідомлення, супроводжувані роз'ясненнями, втрачають при передачі частину свого сенсу. Однаково серйозними проблемами є утримання інформацією пам'яті. Чи є дивовижним те, що підприємства часто функціонують за умов невідання: дослідження свідчать, що працівники зберігають у пам'яті лише 50% переданої інформації, а керівники всього 60. Необхідність повторення повідомлення, отже, очевидна[8].

Неуважність.

Що ж до нездатності вислухати усне повідомлення, то психологи і працівники освіти помітили, що "слухові апарати" не слухачів часто відімкнено, що самі тим часом зайняті роздумами щодо гольфі, сімейних проблемах. На жаль, неуважне вислуховування інформації є хронічною людською слабкістю. Тому частенько можна почути суперечки з вже вирішеним питанням. Причини варіюються від небажання щось зробити до простої неповаги до точки зору іншу людину. У кожному разі спроби повідомити щось тому, хто слухає, зазнають невдачі.

Нероз'яснення припущення.

Часто недооціненими, але істотно важливими є не повідомлені припущення, які є у основі практично всіх повідомлень. Наприклад, делегування повноважень може бути конкретним, але, як повинні підлеглі тлумачити його, якщо вони знають, що слід прийняти зважене рішення, про які конкретно слова, але, як вони вважають, мається на увазі? Вони можуть припускати, що керівник мав на думці тільки те, було конкретно обумовлено, чи можуть припускати, що мається на увазі свобода прийняття непередбачених рішень на інтересах фірми. Прозора ясність початкового делегування їм повноваження викликає таку невпевненість за наявності незрозумілого припущення.

Відсутність передачі.

Невтаємниченим ця "перешкода" може видатися дивним і непрощенним, і тим щонайменшим фактом і те, що керівники просто більше не передають потрібних повідомлень. Причини виявляються від добре відомих людських схильностях до ліні, до припущенню, що "всім відомо", млявість, до навмисного бажанню збити із пантелику. Оскільки ви можете повідомити все, що і вибираєте, що передати. Деколи це призводить до повного замовчування інформації, у якій винні самі керівники.

Крім цих перепон існують перешкоди "організаційних комунікацій".

Спотворення повідомлень.

Коли інформація рухається всередині фірми угору й униз, сенс повідомлень дещо спотворюється. Повідомлення можуть спотворюватися ненавмисно з труднощів у міжособистісних комунікаціях. Свідоме спотворення інформації може відбутися, коли деякий управляючий незгодний із повідомленням. І тут управляючий модифікує повідомлення так, щоб така зміна смислу відбувалася за його інтересів. Проблеми обміну внаслідок спотворення повідомлення можуть бути також унаслідок фільтрації. У організації існує фільтрування повідомлення, про те, щоб із одного певного рівня в інший рівень організації, або відділу скеровувалися тільки ті повідомлення, що його стосуються, оскільки саме управляючі визначають, які повідомлення спрямовувати, а різноманітні перепони в міжособистісних контактах можуть підштовхувати їх до відсіювання одним і акцентуванню інших повідомлень.

Інформаційні перевантаження.

Перепони шляхам обміну інформацією можуть бути наслідком перевантаження каналу комунікацій. Керівник організації, цілком зайнятий переробкою інформації та необхідністю підтримувати інформаційний обмін і, мабуть, неспроможний ефективно реагувати на всю інформацію. Він мусить відсівати менш важливу інформації і залишати лише ту, що здається максимально важливою, те ж стосується і до обміну інформацією. Одним із звичайних способів вирішення проблеми інформаційного перевантаження є розвиток виробництва і підтримка різних спеціалізованих каналів передачі. Підприємства постійно це здійснюють через організаційну структуру, децентралізацію повноважень, угруповання діяльності з її видами й організацією інформаційних систем, спроектованих на обслуговування окремих напрямів діяльності, як-от збут, фінанси, закупівлю та суспільні відносини. На жаль розуміння керівником важливості інформації може відрізнятиметься від розуміння такою іншими працівниками організації.

Незадовільна структура організації.

Структура організації - це логічний взаємозв'язок рівнів управління і функціональних сегментів, що забезпечує ефективне досягнення цілей. Якщо структура організації продумана погано, можливості керівника планувати і домагатися реалізації поставленої мети звужуються. У організації з численними рівнями управління зростає ймовірність інформаційних спотворень, оскільки з наступного рівень управління повідомлення можуть коригуватися й відфільтровуватися. До інших аспектам, які можуть викликати проблеми у комунікаціях, можна віднести незадовільний склад парламенту й використання комітетів, робочих груп, кадрів взагалі, і навіть спосіб організації роботи влади і розподіл завдань. Зрозуміло, що погано розроблена інформаційна система може знижувати ефективність обміну та прийняття рішень.

Похожие статьи




Методи підвищення якості комунікаційного процесу - Інформація та комунікації в управлінні

Предыдущая | Следующая