Сутність і класифікація комунікацій. моделі комунікацій, Визначення комунікаційного процесу у управлінні - Інформація та комунікації в управлінні

Визначення комунікаційного процесу у управлінні

Комунікації -- це обмін інформацією, з урахуванням якого керівник отримує інформацію, необхідну для прийняття ефективного розв'язання і доводить прийняті рішення до працівників організації. Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть опинятися помилковими, люди можуть не так розуміти, що ж хоче від них керівництво, чи, нарешті, від рівня цього можуть страждати міжособистісні стосунки. Ефективністю комунікацій часто визначають якість прийняття рішень та як насправді вони будуть реалізовані.

Інформація - це лише зовнішній прояв комунікації, її результат. Інформація грає центральну роль у комунікаційному існуванні людини й постає як засіб коммуникації[1].

Керівник майже постійно витрачає час на комунікації. Це видається неймовірним, але стає зрозуміло, з урахуванням, що керівник робить це, аби реалізовувати ролі в міжособистісніх стосунках, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, що вже казати про управлінських функціях планування, організації, мотивації і місцевого контролю. Саме оскільки обмін інформацією вмонтований в усі основні види управлінської діяльності, ми називаємо комунікації сполучним процесом. Для з успіху індивідів і закупівельних організацій необхідні ефективні комунікації.

Хоча загальновизнано, що комунікації мають величезне значення для успіху організацій, опитування показали, що 73% американських, 63% англійських і 85% японських керівників вважають комунікації головною перешкодою по дорозі досягнення ефективності їх організаціями. Відповідно до одному опитування приблизно 250 тис. працівників 2000 найрізноманітніших компаній, обмін інформацією представляють однією з найбільш складних негараздів у організаціях. Ці опитування свідчать, що неефективні комунікації -- одне з головних сфер виникнення проблем[2]. Глибоко осмислюючи комунікації лише на рівні особи і організації, ми маємо вчитися знижувати частоту випадків неефективних комунікацій і ставати найкращими, ефективнішими менеджерами. Ефективно працюючі керівники -- це ті, які ефективні в комунікаціях, вони представляють суть комунікаційного процесу, мають добре розвинене уміння усного та письмового спілкування, і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.

Основне завдання менеджменту - отримання прибутку, і добробут прямо залежить від уміння менеджера управляти справами. У вище написаному помітні зв'язок між комунікацією, інформацією й умінням менеджера працювати. Вище показано, наскільки обмін інформацією охоплює різні частини організації та як він співвідноситься з її ефективністю. Ви знаєте, звісно, що обмін інформацією в організаціях не так ефективний, як було. Насправді люди спілкуються між собою менш ефективно, чим це здається.

Це було проілюстровано Ренсисом Лайкертом щодо роботи майстрів та його підлеглих одному з підприємств комунального обслуговування.

Тоді як 85% майстрів вважали, що підлеглі почуваються вільно під час обговорення важливих ділових питань, тільки в 51% підлеглих насправді було присутнє це почуття свободи. У другому дослідженні начальник відділу зареєстрував інструкції чи передав підлеглим рішення зі 165 спеціальних приводів. Судячи із записів підлеглих, вони були поінформовані лише про 84 таких повідомленнях. Один з дослідників проаналізував роботу каліфорнійської компанії, у галузі охорони здоров'я і виявив істотні розбіжності між керівниками вищого, середнього та низового рівнів у цьому, як вони оцінюють ефективність комунікацій у тій організації.

У результаті обміну обидві сторони грають активну роль. Приміром, коли ви як управляючий описуєте одного з підлеглих, як треба змінити роботу, це лише початок обміну. Щоб обмін інформацією став ефективним, ваш підлеглий має повідомити вам, як він розуміє завдання й ваші очікування щодо результатів своєї діяльності. Обмін інформацією відбувається у разі, коли один бік "пропонує" інформацію, а інший сприймає її. Щоб відбувалось у такий спосіб, слід приділяти пильну увагу комунікаційному процесу.

Основна мета комунікаційного процесу -- забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто. повідомлень. Проте саме факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування[3]. Ви, звісно, самі зіштовхувалися з випадками малоефективного обміну з давніми друзями, сім'єю, співробітниками на роботі. Щоб краще розуміти процес обміну і його ефективності, слід уявити про стадіях процесу, у якому беруть участь двоє чи більше людей.

У процесі обміну можна назвати чотири базових елемента[4]:

    1. Відправник, обличчя, котре генерує ідеї, або те, що збирає інформацію і передає її. 2. Повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів. 3. Канал, засіб передачі. 4. Одержувач, обличчя, якому призначена інформація, і яке інтерпретує її.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їх завдання -- скласти повідомлення, використовувуючи канал щодо його передачі в такий спосіб, щоб обидві сторони зрозуміли і поділили вихідну ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно точкою, у якій сенс можливо спотворений чи цілком втрачено. Зазначені взаємозалежні етапи такі:

    1. Зародження ідеї. 2. Кодування і вибір каналу. 3. Передача. 4. Декодування.

Хоча весь процес комунікацій часто завершується протягом кількох секунд, що перешкоджає виділення його етапів, проаналізуємо ці етапи, щоб показати, які проблеми можуть бути у різних точках. Цей аналіз подібний до уважного роздивляння кожного кадру короткого епізоду на кіноплівці[5].

Зародження ідеї

Обмін інформацією починається з формулювання ідеї, або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею чи повідомлення потрібно зробити предметом обміну. На жаль, багато спроби обміну інформацією обриваються у цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обмірковування ідеї. Кіт Девіс підкреслює важливість цього етапу: "Невдале повідомлення стане краще на глянсовому папері чи то із збільшення потужностей гучномовця. Гасло етапу -- "не починайте, не почавши думати".

Важливо пам'ятати - ідея ще трансформована на слова або придбала інший форми, де вона послужить обміну інформації. Відправник вирішив, яку саме концепцію хоче зробити предметом обміну. Щоб провернути обмін ефективно, він має прийняти у розрахунок багато чинників. Приміром, керівник, бажаючий обмінятися інформацією оцінки результатів роботи, має чітко розуміти, що ідея у тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їхні сильні і слабкі сторонни, та про те, як поліпшити результати їх роботи. Ідея неспроможна полягати у туманних загальних похвалах чи критикуючи поведінки подчиненних.[6]

Цей приклад показує також зв'язок між сприйняттям і комунікацією. У керівника, який вважає підлеглих здатними до розвитку й удосконаленню, отже, які потребують інформації з оцінкою результатів його роботи, швидше за все, знайдуться ділові позитивні ідеї щодо обміну інформацією на сутнісно зазначену тему. Керуючий, який сприймає підлеглих як дітей, які чекають, щоб їх виправляли і направляли, швидше за все, закладе до своєї ідеї критицизм негативного характеру, властивий такому способу мислення.

Ще один приклад потенційних проблем на етапі зародження ідеї дає начальник цеху, який тільки що прийняв повідомлення від вищого керівництва у тому, що компанії потрібно на 6% збільшити виробництво зерна без збільшення понаднормових виплат. Якщо начальник цеху зможе зметикувати, яким шляхом найкраще обмінятися цієї інформацією з підлеглими і направить це повідомлення точності таким, яким було отримано, можливі непорозуміння, оскільки робочі зрозуміють лише сам собою факт те, що зміни необхідні. Якщо ж керівник справді продумає ідеї, які прагнуть передачі, може дійти наступним заключенням[7]:

    1. Робітники повинні зрозуміти, що - приріст обсягу виробництва на 6% без додаткових понаднормових. 2. Робітники повинні заважати зрозуміти, чому потрібні ці зміни, інакше: вони можуть зробити висновок, що ця компанія намагається вижимати з них, а платити буде менше, і тоді вони збунтуються. 3. Робітники мусять усвідомити, як слід здійснити зміни -- якість продукції не мають змінитися внаслідок приросту обсягу виробництва, інакше ефективність може знизитися, а чи не зрости, як цього потребує у своїй повідомленні найвище керівництво.

Кодування і вибір каналу

Перш ніж передати ідею, відправник має за допомогою символів закодувати її, використавши при цьому слова, інтонації і жести (мову тіла). Таке кодування перетворює навчання у повідомлення.

Відправник повинен також вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких із загальновідомих каналів ставляться передача мови і письмових матеріалів, і навіть електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронної пошти, відеострічки і відеоконференції. Якщо канал непридатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Подібною тому, можливо нездійсненна одночасна розмова з усіма працівниками відразу. Можна розіслати пам'ятні записки, що інформують про збори невеликих груп, задля забезпечення розуміння повідомлення й прилучення до проблемі.

Передача

На цьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї, або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичну передачу повідомлення, яку багато людей помилково і сприймають як процес комунікацій. У той самий час, як ми бачили, передача є лише одне з найважливіших етапів, якими необхідно подолати, щоб донести ідею до іншої особи.

Зворотний зв'язок

За наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач змінюються комунікативними ролями. Початковий одержувач стає відправником, а початковий відправник тепер вже виконує функцію одержувача. Зворотний зв'язок може призвести до значного підвищення ефективності обміну управлінської інформацією. Відповідно до низки досліджень двосторонній обмін інформацією (за наявності можливостей для зворотний зв'язок) проти одностороннього (зворотний відсутній хоч і протікає повільніше, але ефективніше і знімає напруги, є точнішим і підвищує упевненість у правильності інтерпретації повідомлень.

Похожие статьи




Сутність і класифікація комунікацій. моделі комунікацій, Визначення комунікаційного процесу у управлінні - Інформація та комунікації в управлінні

Предыдущая | Следующая